- •Документационное обеспечение управления
- •Документационное обеспечение управления
- •Объяснительная записка
- •Содержание
- •Информация, информационные технологии
- •Работа с конфиденциальной информацией
- •Стандартизация, классификация, кодирование информации
- •Государственные стандарты, правила по стандартизации
- •Унифицированные системы документации
- •Документирование информации; правила, положения, инструкции по делопроизводству
- •Язык делопроизводства, написание отдельных наименований
- •Символика, бланки документов
- •Обращения граждан
- •Квалификационные требования, должностные инструкции, аттестация работников
- •Нормы времени, охрана труда
- •Хранение документов
- •2. Составление и оформление документов
- •2.1. Бланк документа
- •2.2. Реквизиты документа
- •Государственный герб Российской Федерации
- •Герб субъекта Российской Федерации (герб муниципального образования)
- •Эмблема, товарный знак (знак обслуживания)
- •Образец бланка с товарным знаком
- •Наименование организации
- •Справочные данные об организации
- •Наименование вида документа
- •Дата документа
- •Регистрационный номер документа
- •Ссылка на регистрационный номер и дату документа
- •Место составления или издания документа
- •Адресат
- •Гриф утверждения документа
- •Резолюция
- •Заголовок к тексту
- •Отметка о контроле
- •Отметка о наличии приложения
- •Подпись
- •Гриф согласования документа
- •Визы согласования документа
- •Оттиск печати
- •Отметка о заверении копии
- •Отметка об исполнителе
- •Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
- •Отметка о поступлении документа в организацию
- •Идентификатор электронной копии документа
- •3. Оформление отдельных видов документов
- •3.1. Распорядительные документы (на примере приказа)
- •«Агрегатные системы»
- •Оформление листа согласования (визирования) приказа
- •3.2. Протокол заседания
- •Образец протокола заседания
- •Образец краткого протокола
- •Протокол
- •Образец выписки из протокола
- •3.3. Докладная записка, служебная записка, справка
- •Образец докладной записки
- •Образец служебной записки
- •Образец акта
- •3.5. Переписка
- •Образец письма
- •Образец письма
- •4. Организация документооборота
- •4.1. Принципы рациональной организации документооборота
- •4.2. Прием и первичная обработка документов поступающих документов
- •4.3. Регистрация документов
- •4.4. Структура регистрационного номера документа
- •4.5. Контроль за исполнением документов
- •4.6. Сроки исполнения документов
- •4.7. Технология контроля исполнения документов
- •Постановка документов на контроль
- •Предварительная проверка и регулирование хода исполнения
- •Снятие документа с контроля
- •Направление исполненного документа в дело
- •Учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов
- •4.8. Отправка документов
- •5. Текущее хранение документов
- •5.1. Номенклатура дел
- •Классификационная схема номенклатуры дел
- •Форма номенклатуры дел
- •Форма номенклатуры дел подразделения
- •Форма номенклатуры дел структурного подразделения организации
- •Форма сводной номенклатуры дел организации
- •Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации
- •Расположение заголовков дел в номенклатуре дел
- •Индексация дел в номенклатуре дел
- •Сроки хранения документов
- •Оформление и ведение номенклатуры дел
- •Корректировка номенклатуры дел
- •5.2. Формирование дел
- •Группировка в дела отдельных категорий документов
- •Оформление обложки дела
- •5.3. Хранение дел в делопроизводстве
- •5.4. Обработка дел для архивного хранения Экспертиза ценности документов
- •Оформление дел
- •Наименование организации
- •Обложка дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
- •Составление описей дел
- •Уничтожение документов с истекшими сроками хранения
- •Опись № _______
- •Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
- •Примерный перечень документов, на которых ставится печать организации
- •Перечень типовых сроков исполнения документов
- •Примерная номенклатура дел службы доу
4.8. Отправка документов
После того как документ подписан или утвержден, он передается на регистрацию и отправку. Как правило, подписывается один экземпляр документа (подлинник). В двух или более экземплярах подписываются договоры, протоколы (подписывается столько экземпляров, сколько сторон участвует в сделке или соглашении), совместные распорядительные документы (приказы, постановления), а также любые другие документы, если этого требует законодательство. Деловые письма, как правило, подписываются в одном экземпляре.
Документы, отправляемые из организации, передаются в канцелярию в двух экземплярах – подлиннике и копии. Подлинник отправляется корреспонденту, копия – в дело на хранение.
Получив документы на отправку, секретарь до их регистрации проверяет правильность оформления документов, наличие приложений, наличие и правильность адреса.
По номенклатуре дел исполнитель или руководитель подразделения определяет номер дела, в которое должен быть направлен документ, и проставляет отметку о направлении в дело на втором экземпляре документа. Если документ является ответом, то документ-запрос направляется в дело вместе с ответным документом.
На копии, остающейся в деле, секретарь делает отметку, что подлинник подписан - п/п, документу присваивается регистрационный номер. Копия документа помещается в дело, а подлинник передается на отправку.
На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список на рассылку, определяет необходимое количество экземпляров документа и после регистрации документа организует его тиражирование.
Отправка документа включает в себя сортировку, складывание и вложение в конверты, заклеивание, оформление почтового адреса, маркировку, составление списка на заказную корреспонденцию и сдачу в отделение связи, курьерам спецсвязи или отправку по факсу.
Отправка документов должна проводится в день их подписания или утверждения или в первой половине следующего рабочего дня. Срочные документы и телеграммы отправляют немедленно. Для ускорения обработки документов рекомендуется использовать конверты с прозрачными окнами, а для отправки постоянным корреспондентам и вышестоящим организациям могут использоваться конверты с заранее напечатанными адресами. Для печатания адреса на конверте может использоваться адресовальная машина. Для обработки отправляемой корреспонденции используется также маркировальная (франкировальная) машина, которая печатает на конверте наименование организации-отправителя, ее адрес, стоимость оплаты почтового отправления, порядковый номер отправителя и дату отправления.
Отправка документов на машинных носителях, посылок и бандеролей производится в упаковке, соответствующей техническим требованиям и сохранности носителей и записанной на них информации. Ответственность за упаковку документов должен нести составитель документа совместно со службой делопроизводства. Обязательная сопроводительная документация к документам на машинных носителях, посылкам и бандеролям проходит экспедиционную обработку на общих основаниях.