4.3. Регистрация документов

Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления документа в учреждение путем проставления на нем регистрационного номера с последующей записью сведений о документе в журнал, регистрационную карточку или автоматизированную систему регистрации, учета и контроля документов.

Документы в учреждении регистрируются: входящие - в день поступления, создаваемые в организации - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

Регистрация документов проводится в канцелярии учреждения и в структурных подразделениях или только в канцелярии при централизованной системе делопроизводства. В канцелярии регистрируются поступающие документы, рассматриваемые руководством учреждения, и отправляемые документы, если подписаны руководителем или его заместителями. Внутренние документы регистрируются в зависимости от вида документа: в канцелярии - распорядительные документы по основной деятельности, протоколы общих собраний, заседаний коллегиальных органов и др., докладные записки, справки, сводки, направляемые руководству организации, акты и др. Приказы по кадрам регистрируются в отделе кадров, бухгалтерская документация - в бухгалтерии и т.д.

Журнальная система регистрации, при которой сведения о документе по определенной форме записываются в журнал, удобна тогда, когда на первое место выступает учетная функция, например, при выдаче справок с места работы или учебы, документов об образовании, трудовых книжек, командировочных удостоверений, пропусков, бланков документов и т.д. В этом случае регистрационным номером документа является порядковый номер записи документа в журнале.

Журнальная форма используется для регистрации документов ограниченного доступа (секретных, конфиденциальных), а также для регистрации входящих и исходящих документов в небольших организациях с маленьким объемом документооборота.

Формы журналов, как правило, разрабатывается в организациях с учетом конкретных задач регистрации и учета документов, за исключением журналов, установленных нормативными документами. При регистрации входящих документов используются следующие формы журналов:

Дата поступления	Регистрационный номер	Корреспондент (автор документа)	Дата и номер документа	Вид документа	Краткое содержание документа	Резолюция	Исполнитель	Срок исполнения
1	2	3	4	5	6	7	8	9

При регистрации исходящих документов может использоваться журнал следующей формы:

Дата документа	Регистрационный номер документа	Ссылка на дату и № поступившего документа	Адресат	Вид документа	Краткое содержание документа	Исполнитель
1	2	3	4	5	6	7

Карточная система регистрации дает возможность осуществлять быстрый и надежный поиск документов по запросу и вести контроль исполнения документов. Эта возможность обеспечивается тем, что из регистрационно-контрольных карточек (РКК) формируются справочные, контрольные картотеки, карточки в которых могут систематизироваться по любым признакам, что позволяет удовлетворять самые разные запросы работников аппарата управления. Поскольку карточки можно изготавливать в любом количестве экземпляров, можно одновременно вести несколько картотек, если в этом есть необходимость.

Не существует единой нормативно закрепленной формы РКК, но как минимум в состав РКК должны включаться следующие сведения о документе:

Название вида документа	Заполняется в соответствии с названием вида регистрируемого документа. При регистрации писем графа не заполняется
Автор (корреспондент)	При регистрации поступающего документа записывается название организации (лица) - автора документа. При регистрации отправляемых документов записывается название организации (лица) - корреспондента. Допускается применение сокращенного названия организации.
Дата документа	Дата, присвоенная документу организацией-автором, переносится на РКК. Записывается арабскими цифрами.
Регистрационный номер документа	Регистрационный номер, присвоенный документу организацией-автором, номер документа, переносится на РКК с поступившего документа или отправляемого документа.
Дата поступления	Дата поступления документа в организацию переносится на РКК с регистрационного штампа. После исполнения документа дополняется номером дела по номенклатуре дел или др. индексами
Регистрационный номер поступления	Регистрационный номер, присвоенный документу организацией-получателем, переносится при регистрации поступления на РКК из регистрационного штампа. После исполнения документа дополняется номером дела по номенклатуре дел или другими индексами
Заголовок документа или краткое содержание	Переносится заголовок, сформулированный на документе. При отсутствии заголовка на документе, он формулируется в соответствии с положениями ГСДОУ
Резолюция	Переносится на РКК с документа основное содержание поручения, автор и дата резолюции, исполнитель.
Срок исполнения	Проставляется число, месяц, год арабскими цифрами (год указывается полностью). При регистрации инициативного документа записывается дата предполагаемого ответа.
Отметка об исполнении	Краткая запись решения вопроса по существу или дата и регистрационный номер ответного документа. Индекс дела в соответствии с номенклатурой дел