4.2. Прием и первичная обработка документов поступающих документов

Прием и первичная обработка документов осуществляются экспедицией учреждения или секретарем. Независимо от того, каким образом поступили документы (из почтового отделения, доставлены курьерами, сотрудниками, по факсу, телеграфу или иным путем) они должны быть переданы на первичную обработку в экспедицию или секретарю.

Цель первичной обработки - зафиксировать факт поступления документов в организацию и обеспечить их передачу по назначению. Первичная обработка поступающих документов должна проводиться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении корреспонденции в выходные и праздничные дни.

При приеме документов проверяется правильность доставки, целостность упаковки, наличие приложений к документам. Ошибочно доставленная корреспонденция без задержки должна быть возвращена в почтовое отделение или отправлена адресату.

При поврежденной упаковке проверяется целостность и сохранность документов, наличие всех необходимых приложений. В случае серьезных повреждений документов или отсутствия приложений составляется акт и вместе с поступившей корреспонденцией передается руководству службы делопроизводства для принятия решения.

Конверты документов вскрываются, за исключением конвертов, имеющих пометку "Лично" или "Конфиденциально", а также адресованных профсоюзной организации. Эти документы непосредственно в конвертах передаются по назначению. Не вскрывается упаковка документов на машинных носителях (магнитные диски, компакт-диски), они непосредственно передаются в подразделение.

После вскрытия конверты уничтожаются, за исключением:

• - отсутствия на конверте обратного адреса и фамилии отправителя;

• - отсутствия даты на документе;

• - обращений граждан;

• - при получении корреспонденции с доплатой почтовых расходов;

• - если полученный документ по смыслу носит личный характер, а на конверте пометки "лично" не было.

При отсутствии приложений к документам отправитель ставится в известность, а на самом документе делается соответствующая отметка.

На поступивших документах проставляется регистрационный штамп (реквизит "Отметка о поступлении документа", см. раздел "Реквизиты, используемые при работе с документами"), в котором отмечается дата поступления документа и, при необходимости, количество листов документа и приложений. При отсутствии регистрационного штампа эти сведения вписываются от руки.

Первичная обработка документов завершается их сортировкой: сначала на регистрируемые, нерегистрируемые, после чего нерегистрируемые документы передаются в соответствующие подразделения.

К нерегистрируемым документам относятся: письма-приглашения, извещения, поздравительные, рекламные, каталоги, буклеты, прайс-листы, сообщения о встречах, переговорах, документы с отметкой "лично", программы конференций, совещаний, нормы, расценки, бухгалтерские документы (учитываются в бухгалтерии), чистые бланки документов и унифицированные формы и др. В организации должен быть перечень нерегистрируемых документов, обычно его помещают в качестве приложения в Инструкцию по делопроизводству.

Регистрируемые документы сортируются на документы:

• адресованные руководству и поступившие в адрес организации,

• документы, адресованные в подразделения,

• обращения граждан,

• с пометой "Конфиденциально",

• в адрес профсоюзной организации.

Документы, адресованные в подразделения, передаются по назначению, обращения граждан – в подразделение (группа, бюро) по работе с обращениями граждан или работнику канцелярии, ведущему работу с этой категорией документов, конфиденциальные документы передаются в конвертах в подразделение или лицу, отвечающему за работу с конфиденциальной информацией, и адресованные в профорганизацию – председателю или секретарю профкома. Все эти документы регистрируются в тех подразделениях, куда они поступают после первичной обработки в экспедиции.

Для сортировки документов по подразделениям в организации используются специальные сортировочные шкафы, имеющие ячейки с названиями подразделений, куда и раскладываются документы. При отсутствии такого шкафа могут использоваться папки-регистраторы, разделы которых соответствуют структурным подразделениям. Непосредственно передачу документов в структурные подразделения осуществляют секретари подразделений или работник канцелярии, если на него возложена эта обязанность.

Документы, адресованные руководству и в организацию, передаются в канцелярию или секретарю на регистрацию и дальнейшую обработку. Эти документы первоначально проходят предварительное рассмотрение, цель которого - разгрузить, по возможности, руководителя от рассмотрения всех поступающих на его имя документов, передав часть документов непосредственно в подразделения. Предварительное рассмотрение документов проводит квалифицированный работник канцелярии, секретарь-референт или помощник руководителя, хорошо знающий деятельность организации, распределение функций между подразделениями и руководителями, их компетенцию. При предварительном рассмотрении документов учитывается важность содержания, сложность вопросов, авторство, срочность исполнения документа, вид документа. Исходя из этого и учитывая компетенцию подразделений, секретарь-референт принимается решение о том, куда направить документ – руководителю организации на резолюцию или сразу в подразделение на исполнение.

Руководитель организации никогда не должен стремиться рассматривать все поступающие на его имя документы. Как правило, руководителю передаются документы вышестоящих организаций и иных государственных органов, а также документы по принципиальным вопросам деятельности. В крупных организациях на рассмотрение руководителя может поступать до 30% поступающих документов, в небольших и средних организациях приблизительно от 10 до 20%. Чем меньше организация, тем меньше документов поступает на рассмотрение руководителя.

Документы, предназначенные для передачи в подразделения, также раскладываются в ячейки сортировочного шкафа, документы, предназначенные для рассмотрения руководством и вынесения резолюции, регистрируются в канцелярии, а затем передаются на резолюцию руководителю.

В небольших организациях может действовать централизованная система регистрации документов, при которой все документы, поступившие и в адрес руководства, и в подразделения, регистрируются в одном месте - в канцелярии учреждения или секретарем.