Идентификатор электронной копии документа

Реквизит оформляется при изготовлении документа как нижний колонтитул, представляет собой адрес электронной копии документа в компьютерной базе данных, например:

С:\Приказы\125

3. Оформление отдельных видов документов

3.1. Распорядительные документы (на примере приказа)

В организациях, действующих на основе единоличного принятия решений, когда вся полнота исполнительной власти принадлежит руководителю организации (генеральному директору, директору, исполнительному директору, председателю правления, начальнику управления и др.), управленческие решения оформляются в виде приказов.

Приказ - распорядительный документ, с помощью которого реализуется управленческая функция регулирования деятельности организации.

В деятельности организаций издаются приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. Для подготовки приказов по личному составу применяются унифицированные формы документов, утвержденные постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.

Приказы по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации руководителями подразделений с привлечением специалистов, в отдельных случаях, когда речь идет о решении сложных, комплексных вопросов, для подготовки приказа руководителем организации может создаваться комиссия из представителей нескольких подразделений.

Приказы оформляются на специальном бланке приказа.

Обязательными реквизитами этого документа являются:

наименование организации,

• наименование вида документа (ПРИКАЗ),

• дата издания,

• регистрационный номер,

• место издания,

• заголовок к тексту,

• текст,

• подпись,

• визы.

На бланке приказа также может изображаться герб (Государственный герб Российской Федерации, субъекта Российской Федерации или муниципального образования), или эмблема организации, или товарный знак (знак обслуживания), если в соответствии с действующим законодательством организация имеет на это право.

Реквизиты приказа оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Бланки приказов могут печататься типографским способом или изготавливаться средствами компьютерной техники. В последнем случае достаточно иметь электронный шаблон бланка приказа, и использовать его при подготовке документа.

Приказы по основной деятельности могут издаваться совместно руководителями нескольких организаций. В этом случае на бланке должны присутствовать реквизиты обеих организаций.

Подготовка приказа основывается на детальном и всестороннем изучении вопроса, поскольку содержащиеся в приказах поручения должны быть конкретными и реальными, они должны быть обеспечены достаточными материально-техническими и финансовыми средствами, чтобы исключить в дальнейшем необходимость корректировать или отменять принятые решения в связи с их неполнотой или недоработкой.

Заголовок к приказу должен формулироваться четко и по возможности кратко, выражая основное содержание документа, например:

Об утверждении Инструкции по делопроизводству О создании комиссии по проверке деятельности филиала в г. Иванове О финансировании рекламной кампании

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной, отделяемых друг от друга словом "приказываю". В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий. Обоснованием действий в приказе может быть:

• ссылка на законодательный или иной нормативный правовой акт вышестоящего органа (организации) или ранее изданные документы данной организации с указанием: названия вида документа, органа его издавшего или утвердившего, даты, номера, заголовка к тексту;

• формулировка целей и задач, стоящих перед организацией, описание фактов или событий, послуживших причиной издания приказа.

Если приказ издается в целях реализации решений вышестоящих органов или ранее принятых собственных решений, констатирующая часть оформляется следующим образом:

В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 22 июля 2008 г. № 370 "Об утверждении Положения о Министерстве природных ресурсов Российской Федерации" …

В соответствии с Положением о порядке рассмотрения жалоб, утвержденном приказом директора Федеральной авиационной службы России 29 августа 2007 г. № 125 ...

В соответствии с решением Совета директоров (протокол заседания от 27 мая 2010 г. № 8) об изменении организационной структуры компании …

Если приказ по основной деятельности издается в целях осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности (необходимость финансирования каких-либо работ, решения задач материально-технического обеспечения, организационных задач и др.), констатирующая часть может формулироваться следующим образом:

В связи с необходимостью ликвидации последствий аварии, происшедшей 22.05.2010 на теплотрассе в районе "Сабурово", в результате которой произошел выброс горячей воды на проезжую часть ул. Конюхова, размыв почвы и частичное обрушение коллектора …

В целях организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, их отбору на архивное хранение и к уничтожению …

В целях разработки проекта соглашения о научно-техническом сотрудничестве с корпорацией "Мир" …

Констатирующая часть может отсутствовать, если действия распорядительной части не нуждаются в обосновании.

Констатирующая часть приказа отделяется от распорядительной словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое может печататься прописными буквами без разрядки с новой строки с абзацем или строчными буквами в разрядку с новой строки без абзаца (п р и к а з ы в а ю), как это установлено в федеральных органах исполнительной власти. Распорядительная часть содержит поручения, каждое из которых выделяется в самостоятельный пункт. Пункты распорядительной части приказа могут носить организационный характер, в этом случае формулируется только управленческое действие и, реже, его исполнители, например:

… ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Утвердить Положение об Экспертной комиссии по формированию сезонных коллекций обуви (приложение 1).

… п р и к а з ы в а ю: 1. Утвердить и ввести в действие Инструкцию по документационному обеспечению Министерства природных ресурсов Российской Федерации (приложение).

Если в распорядительной части приказа содержатся конкретные задания, необходимо указывать:

• наименование исполнителя или исполнителей (должность, инициалы, фамилия или наименование организации или подразделения);

• поручение;

• срок выполнения поручения.

Срок исполнения в пунктах и подпунктах распорядительной части приказа не указывается, если действия носят регулярный или нормативный характер и их выполнение предписывается на весь период действия данного приказа.

Исполнителем в приказе может быть одно или несколько подразделений организации, подведомственных организаций, должностных лиц. Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается. Исполнитель, названный первым, является ответственным исполнителем поручения. Фамилия руководителя указывается в скобках в именительном падеже после наименования организации или не указывается вообще, например:

ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Муниципальному унитарному предприятию «Автодор» (Белянин П.И.) разработать и представить на обсуждение коллегии предложения по совершенствованию работы городского пассажирского транспорта в срок до 10.10.2010.

Если исполнителем является должностное лицо, в поручении указывается: должность исполнителя и его фамилия в дательном падеже, поручение и срок его выполнения.

ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Главному инженеру центра Кузьмину Ю.Р. подготовить и представить на рассмотрение дирекции план развития материально-технической базы компании до 10.04.2011.

При наличии промежуточных сроков выполнения или при разбивке поручения на задания, каждое из них оформляется отдельным подпунктом. Пункт или подпункт приказа должен содержать только одно задание с одним сроком исполнения, поскольку контроль исполнения приказов ведется по каждому поручению отдельно.

Если поручения носят регулярный или нормативный характер и их выполнение предписывается на неограниченный период, срок исполнения не указывается.

Если приказ отменяет полностью или частично ранее изданные документы по тому же вопросу, об этом должно быть сказано в предпоследнем пункте приказа, например:

... 4. Признать утратившими силу приказы генерального директора от 05.08.2007 № 75 «Об утверждении Инструкции о порядке работы с обращениями граждан» и от 01.03.2008 № 37 «Об утверждении Положения о секретариате».

Последний пункт приказа – пункт о контроле, в нем указывается наименование должности лица, ответственного за исполнение документа, его инициалы и фамилия:

… 9. Контроль за исполнением приказа возлагается на зам. генерального директора по работе с персоналом Кочеткова И.И.

Пункт о контроле может формулироваться следующим образом:

... 9. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Пункты и подпункты распорядительной части приказа нумеруются арабскими цифрами.

При составлении приказа необходимо:

• увязывать содержащиеся в нем предложения с ранее изданными по данному вопросу документами во избежание повторений или противоречий;

• излагать текст кратко, последовательно, четко, не допуская возможности его двоякого толкования;

• намечать конкретных исполнителей и реальные сроки исполнения поручений;

• обеспечивать юридически правильное (однозначное) написание упоминаемых в нем наименований органов власти и управления, предприятий, организаций, учреждений, должностей;

• указывать должностных лиц, на которых возлагается контроль исполнения приказа;

• соблюдать сроки подготовки проектов приказов, установленные руководством организации;

• указывать акты, подлежащие отмене или утратившие силу.

В тексте приказа следует избегать сложных придаточных предложений, причастных и деепричастных оборотов. Специальные (технические) термины нужно употреблять в пределах необходимости и только общепринятые. Недопустимо применение разных, хотя и равнозначных, терминов для обозначения одного и того же понятия. В тексте приказа нельзя употреблять произвольные сокращения и сокращенные наименования организаций, структурных подразделений, должностей. Неуместно употреблять в приказе пожелания и выражения типа: "поднять уровень", "обратить внимание", "усилить контроль", "поручить" и т.п.

При большом объеме текста в самом приказе излагают лишь основные вопросы, а остальной текст выносится в приложения к приказу. В виде приложений могут оформляться графики, схемы, таблицы, списки, организационно-правовые документы – положения, инструкции, правила, регламенты, утверждаемые приказом и др. В тексте приказа в соответствующих пунктах распорядительной части необходимо давать ссылки на приложения:

• …(приложение) – если приложение одно;

• ... (приложение 1),

• ... (приложение 2) – если приложений несколько.

На документе, являющемся приложением, в правом верхнем углу первого листа печатается слово "Приложение" с указанием, к какому приказу или пункту приказа оно относится:

Приложение 2 к приказу ОАО "Корунд" от 05.08.2010 № 78

Если приложением к приказу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: ... (приложение), а на приложении в верхнем правом углу размещается гриф утверждения документа, например:

В тексте:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству ОАО "Корунд" (приложение).

На приложении:

УТВЕРЖДЕНА приказом ОАО "Корунд" от 10.02.2010 № 15

Отметку о приложении можно оформлять центрованным способом или выравнивать строки по левому краю.

Приложения к приказу должны иметь соответствующие названия (список, перечень, план, график и т.п.). Каждое приложение визируется на последнем листе руководителем подразделения, в котором оно подготовлено, или его вышестоящим руководителем.

До представления на подпись приказ визируется всеми заинтересованными должностными лицами, юристом и заместителями руководителя организации. Если у работника, визирующего приказ, имеются возражения, дополнения, они излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту документа, а виза дополняется фразой «Имеются замечания» или «Замечания прилагаются». Замечания редакционного характера можно вносить непосредственно в представленный проект документа.

Если при согласовании были высказаны существенные замечания и дополнения, приказ дорабатывается исполнителем и проводится его повторное согласование. Если при согласовании вносятся редакционные уточнения, не изменяющие сути документа, повторное согласование не требуется.

После окончательного оформления приказа до его представления на подпись руководителю приказ должен быть завизирован всеми заинтересованными лицами. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа приказа или на отдельном листе согласования, который прикладывается к приказу, составляя его неотъемлемую часть. Виза включает: должность работника, его подпись, инициалы, фамилию и дату.

Под визами проставляется отметка об исполнителе, состоящая из фамилии исполнителя (составителя проекта) и номера его служебного телефона. На оборотной стороне приказа, в нижней части листа может оформляться отметка о рассылке приказа с указанием структурных подразделений или их руководителей. Сведения о рассылке приказа могут оформляться на отдельном листе – списке (указателе, листе) рассылки.

Если визы оформлялись на отдельном листе согласования, то лист согласования в дальнейшем подшивается вместе с приказом в дело, составляя единый комплекс документов.

Подписываются приказы руководителем организации. Подпись в приказе оформляется так же, как в любом другом документе, оформляемом на бланке. Подписывается только один экземпляр приказа (за исключением совместных приказов). Подпись руководителя на приказе печатью не заверяется.

Первый экземпляр приказа после регистрации подшивается в дело с приказами по основной деятельности организации. Регистрироваться приказы должны в день их подписания, в противном случае у исполнителей могут возникнуть проблемы с исполнением приказа, особенно, если срок исполнения небольшой.

После подписания и регистрации с приказа снимаются копии и рассылаются всем исполнителям. Для рассылки приказов может использоваться электронная почта. Если копии приказа выдаются для представления в другие организации, они заверяются с помощью реквизита «Отметка о заверении копии»:

Верно Зав. канцелярией Подпись А.Д. Смыслова 15.08.2010 Печать

Копии приказов при рассылке их в подведомственные организации и внутри организации могут заверяться просто печатью службы делопроизводства (канцелярии, управления делами и др.).

Образцы приказов

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ

“ИНФОРМАЦИОННО-ПРАВОВЫЕ СИСТЕМЫ”

П Р И К А З

__08.10.2010____ № __65_

Москва

О создании постоянно действующей

экспертной комиссии

В целях улучшения организации делопроизводства и архивного хранения документов, образующихся в деятельности фирмы, соблюдения требований Федерального архивного агентства (Росархив) по организации работы с документами, их хранению и последующему использованию

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать постоянно действующую экспертную комиссию в составе:

председатель – зам. генерального директора Гнедичев О.П.

члены: начальник отдела делопроизводства Горбатова Н.А., секретарь-референт генерального директора Ланькова О.Р., зав. архивом Романова Л.Н., ответственные за ведение делопроизводство в структурных подразделениях Павлова Н.Ю., Смирнова Н.О., Борисова Р.Н., Мишина Т.Р., Кристалева А.Е., Табакова В.Д.

2. Утвердить Положение о постоянно действующей экспертной комиссии (приложение).

Генеральный директор Подпись М.Л. Строгов

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО