Оттиск печати

Так же, как и подпись, печать относится к реквизитам, придающим документу юридическую силу. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми, материальными средствами и др. Проставление печати на документах регламентируется нормативными актами. Инструкция по делопроизводству, как правило, включает в качестве приложения перечень документов, заверяемых печатью организации.

Оттиск печати на документе следует проставлять таким образом, чтобы он не захватывал подпись должностного лица.

Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.

Отметка о заверении копии

Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. Для придания юридической силы копии она должна быть соответствующим образом заверена. Заверения требуют также выписки из документов.

Копии документов заверяются специально уполномоченным для этого работником. Отметка проставляется на свободном месте в нижней части документа и включает: надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, печать, например:

Верно

Инспектор общего отдела Подпись М.В.Завалишина

04.04.2010 Печать

Отметка об исполнителе

Этот реквизит включает инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа служебного письма ближе к нижнему полю документа слева, от границы левого поля, например:

О.А. Никонова

924-45-67

В некоторых организациях отметка об исполнителе дополняться кодом машинистки или оператора, количеством отпечатанных экземпляров и датой изготовления документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором подготовлен документ, например:

Письмо-предложение от 01.04.2010 № 131/06-17

В дело № 06-17 за 2010 г.

Подпись 01.04.2010

или:

Издан приказ от 15.05.2010 № 42 "О создании экспертной комиссии"

В дело № 01-01 за 2010 г.

Подпись 16.05. 2010

Отметка о поступлении документа в организацию

Реквизит проставляется на нижнем поле лицевой стороны первого листа документа справа или его обороте документа. Элементами данного реквизита являются: дата поступления документа в организацию, его порядковый номер. При необходимости указывается точное время поступления в часах и минутах.

Отметка о поступлении документа может проставляться в виде штампа, например:

КАНЦЕЛЯРИЯ ГУУ

11.05.2010 № 398/01-18

_______