
- •Документационное обеспечение управления
- •Документационное обеспечение управления
- •Объяснительная записка
- •Содержание
- •Информация, информационные технологии
- •Работа с конфиденциальной информацией
- •Стандартизация, классификация, кодирование информации
- •Государственные стандарты, правила по стандартизации
- •Унифицированные системы документации
- •Документирование информации; правила, положения, инструкции по делопроизводству
- •Язык делопроизводства, написание отдельных наименований
- •Символика, бланки документов
- •Обращения граждан
- •Квалификационные требования, должностные инструкции, аттестация работников
- •Нормы времени, охрана труда
- •Хранение документов
- •2. Составление и оформление документов
- •2.1. Бланк документа
- •2.2. Реквизиты документа
- •Государственный герб Российской Федерации
- •Герб субъекта Российской Федерации (герб муниципального образования)
- •Эмблема, товарный знак (знак обслуживания)
- •Образец бланка с товарным знаком
- •Наименование организации
- •Справочные данные об организации
- •Наименование вида документа
- •Дата документа
- •Регистрационный номер документа
- •Ссылка на регистрационный номер и дату документа
- •Место составления или издания документа
- •Адресат
- •Гриф утверждения документа
- •Резолюция
- •Заголовок к тексту
- •Отметка о контроле
- •Отметка о наличии приложения
- •Подпись
- •Гриф согласования документа
- •Визы согласования документа
- •Оттиск печати
- •Отметка о заверении копии
- •Отметка об исполнителе
- •Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
- •Отметка о поступлении документа в организацию
- •Идентификатор электронной копии документа
- •3. Оформление отдельных видов документов
- •3.1. Распорядительные документы (на примере приказа)
- •«Агрегатные системы»
- •Оформление листа согласования (визирования) приказа
- •3.2. Протокол заседания
- •Образец протокола заседания
- •Образец краткого протокола
- •Протокол
- •Образец выписки из протокола
- •3.3. Докладная записка, служебная записка, справка
- •Образец докладной записки
- •Образец служебной записки
- •Образец акта
- •3.5. Переписка
- •Образец письма
- •Образец письма
- •4. Организация документооборота
- •4.1. Принципы рациональной организации документооборота
- •4.2. Прием и первичная обработка документов поступающих документов
- •4.3. Регистрация документов
- •4.4. Структура регистрационного номера документа
- •4.5. Контроль за исполнением документов
- •4.6. Сроки исполнения документов
- •4.7. Технология контроля исполнения документов
- •Постановка документов на контроль
- •Предварительная проверка и регулирование хода исполнения
- •Снятие документа с контроля
- •Направление исполненного документа в дело
- •Учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов
- •4.8. Отправка документов
- •5. Текущее хранение документов
- •5.1. Номенклатура дел
- •Классификационная схема номенклатуры дел
- •Форма номенклатуры дел
- •Форма номенклатуры дел подразделения
- •Форма номенклатуры дел структурного подразделения организации
- •Форма сводной номенклатуры дел организации
- •Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации
- •Расположение заголовков дел в номенклатуре дел
- •Индексация дел в номенклатуре дел
- •Сроки хранения документов
- •Оформление и ведение номенклатуры дел
- •Корректировка номенклатуры дел
- •5.2. Формирование дел
- •Группировка в дела отдельных категорий документов
- •Оформление обложки дела
- •5.3. Хранение дел в делопроизводстве
- •5.4. Обработка дел для архивного хранения Экспертиза ценности документов
- •Оформление дел
- •Наименование организации
- •Обложка дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
- •Составление описей дел
- •Уничтожение документов с истекшими сроками хранения
- •Опись № _______
- •Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
- •Примерный перечень документов, на которых ставится печать организации
- •Перечень типовых сроков исполнения документов
- •Примерная номенклатура дел службы доу
Отметка о наличии приложения
Этот реквизит используется в сопроводительных письмах. Отметка о наличии приложения размещается непосредственно под текстом от границы левого поля, без абзаца. Если документ, являющийся приложением, назван в тексте, отметку о приложении оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте письма, то в отметке о приложении указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.
2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 17 л. в 2 экз.
Если документ-приложение также имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется следующим образом:
Приложение: Договор от 31.08.2010 № 7/13 и приложения к нему, всего на 25 л.
Если приложения к документу сброшюрованы, то указывается только количество экземпляров (одним из двух способов, в зависимости от того, имеется ссылка на приложение в тексте или нет):
Приложение: в 3 экз.
или:
Приложение: Инструкция администратора АИС "Электронная канцелярия" в 2 экз.
Если документ направляют в несколько адресов, а приложение только в один адрес, отметка о приложении имеет вид:
Приложение: на 2 л. в 1 экз. в первый адрес.
На приложениях к распорядительным документам на первом листе приложения в правом верхнем углу проставляется отметка о приложении в следующей форме:
ПРИЛОЖЕНИЕ
к приказу генерального
директора от 23.03.2010 № 106
Аналогичным образом оформляется отметка о приложении на приложениях к договорам:
ПРИЛОЖЕНИЕ
к договору аренды
от 15.02.2010 № 15/48
При наличии нескольких приложений они нумеруются: Приложение № 1, Приложение № 2 и т.д. В тексте основного документа (приказа, договора и др.) в соответствующих пунктах делается ссылка на приложение.
Подпись
Реквизит, придающий документу юридическую силу. Если документ оформлен на бланке, в состав реквизита входят: обобщенное наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и расшифровка подписи (инициалы, фамилия):
Генеральный директор П.Д. Воробьев
Зам. Генерального директора Подпись
О.П. Смуров
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, отражающей иерархию должностей, причем первой указывается должность вышестоящего работника, например:
Генеральный директор Подпись М.А. Медведев
Главный бухгалтер Подпись Н.И. Логинова
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:
Заместитель министра Заместитель министра
юстиции Российской Федерации финансов Российской Федерации
Подпись В.М. Степанов ПодписьА.П.Миронов
Документы коллегиальных органов (коллегий, советов, правлений) подписываются председателем этого органа (или председательствующим на заседании) и секретарем.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии, например:
Председатель комиссии Подпись Н.В.Куликов
Члены комиссии Подпись К.М.Артемьева
Подпись С.П. Матвеев
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии или указанием, что он исполняет обязанности временно отсутствующего должностного лица:
Зам. генерального директора Подпись Н.Г. Котляр
или:
И.о. генерального директора Подпись И.О. Тарасов
Не допускается ставить предлог "За" или косую черту перед наименованием должности руководителя, если письмо подписывает другое должностное лицо.