6.6 Основи раціональної побудови апарату управління

Формування структури управління, її функціонування значною мірою залежить від чисельності працівників, які зайняті управлінням. Чисельність виявляється часто вирішальним фактором при розгляді питання про злиття двох споріднених підрозділів. Точне встановлення чисельності працівників апарату управління необхідне також і для того, щоб цей апарат був достатнім для виконання роботи, не був зайвим, занадто дорогим та громіздким. Але треба зазначити, що визначення чисельності працівників, зайнятих в сфері управління, є справою надзвичайно складною і тому на практиці визначають структуру і штати апарату управління переважно за типовими схемами. Завдання зводиться до того, щоб правильно визначити кількість структурних підрозділів, котрі доцільно підпорядковувати керівникові. Вона не повинна бути дуже великою, щоб не ускладнювати сприйняття інформації, її переробку та прийняття рішення.

Характеризуючи загальну побудову схеми управління підприємством, слід зазначити, що вона повинна відповідати певним вимогам.

1. Побудова апарату управління не повинна мати по вертикалі багато ланок. Зазвичай між керівником та робітником не повинно бути більше, ніж два ступеня: керівник - начальник цеху — майстер — робітник.

2. Схема управління повинна бути економічною, тобто не повинна мати занадто багато структурних підрозділів та відповідних керівних постів. Слід створювати розумний “фронт керівництва”. Як зазначалось у 6.4, в кожного керівника незалежно від рангу кількість підлеглих органів або осіб не повинна перевищувати 4-8, але вона не повинна бути і дуже малою. Вважається ненормальним, коли керівник має в підпорядкуванні 1-2 відділи, бюро і т.п. Цей параметр можна визначити за формулою, що запропонована Семеновим В.Я.⁵

, ( 6.2)

де — кількість підрозділів, окремих функціонерів, що безпосередньо підпорядковані одному керівнику;

— чисельність промислово-виробничого персоналу підприємства.

3 . Керівник повинен займатись розподілом завдань серед підлеглих. Якщо у керівника один підлеглий, то він не може вважатись керівником, а є тільки передавальною ланкою, яку слід ліквідувати. Наприклад, якщо Б є єдиним підлеглим А, або А є єдиним керівником Б, то незалежно від того, чи є у Б підлеглі функції, Б та А повинні бути об’єднані

4. Кожний підлеглий повинен мати тільки одного керівника. Наявність у працівника двох чи більше керівників слід розцінювати як ознаку групового працівника і такий контур управління необхідно “стиснути”, тобто функції двох керівників трансформуються в укрупнену функцію одного керівника. Наприклад, у Б є два керівники А та В, причому В — керівник першого рангу, А — керівник другого рангу. В особливо часто віддає розпорядження Б. В цьому випадку вершини А та В слід об’єднати тому, що А та В можуть віддавати розпорядження Б. Отже, вершина АБ віддає розпорядження Б

Якщо у вузла АВ один підлеглий Б, то подальше перетворення здійснюється відповідно до правила 2, тобто вершини Б та АВ повинні бути суміщені в одну АБВ.

Р озвиток правила 4. У Б два керівники: А — керівник першого рангу, В — керівник другого рангу. А частіше, ніж В віддає розпорядження Б, крім того, А віддає розпорядження В. Тоді В об’єднується з Б, і вузол А віддає розпорядження вузлу ВБ

Якщо в А немає інших підлеглих, крім ВБ, то відповідно до правила 3 А об’єднується з Б, як і в попередньому випадку.

5. Правило мінімального об’єднання. Якщо є дві можливості об’єднання функцій (вершин управління) в один укрупнений вузол (групового працівника), то вибирається той варіант, при якому об’єднується найменша кількості вершин. Наприклад, в наведених вище випадках допускалось, що в В немає підлеглих, крім Б. У випадку, якщо В має ще декілька підлеглих, крім Б, котрі не підлягають А, то В об’єднується з А незалежно від рангів, оскільки об’єднання В та Б призвело б до випадку, що розглядався в правилі 4. В результаті такого “стискування” з’являється укрупнений вуз ол, в котрому об’єднуються три вершини, а це протирічить правилу мінімального об’єднання.

6 . Якщо два та більше підлеглих В одночасно підлягають і А, то А об’єднується з В за правилом мінімального об’єднання

Інше, можливе “стиснення контурів АГВ та ГВБ об’єднує вершини ГВБД в один вузол, що протирічить правилу мінімального об’єднання.

7. Якщо А не має підлеглих, крім Б та В, котрі не є підлеглими В, а В має підлеглих, що не є підлеглими А, то контур АБВ “стискається” або за правилом 3 — у випадку, коли В — керівник першого рангу для Б, або за правилом 4, — якщо В — керівник другого рангу для Б:

Розглянута методика є досить надійною для організаційного аналізу, так необхідного в практиці управління⁶.