5.4 Динаміка управлінських рішень

Будь-яке рішення стосується реальних учасників дій, зв’язків та відносин, на які розраховане рішення. Інформація щодо прийняття рішень відображається в системі заходів, спрямованих на доведення суті рішення до виконавців та тих, кого дане рішення стосується. Кожна організація повинна мати чітку систему взаємного інформування про прийняті рішення. В інформаційній роботі необхідно дотримуватись розумних пропозицій, не робити зайвого там, де це непотрібне, і навпаки, не обмежувати інформацію, коли в цьому є потреба. Намагання обійтись без інформації про прийняття рішення або зробити це формально лише шкодить справі. Негативні наслідки має штучне розтягування процесу інформації на тривалий час або невиправдана затримка з інформацією. Проблема інформації про прийняті рішення не зводиться до сукупності роз’єднаних дій навколо одного рішення по ланках управління. Система управління виробництвом передбачає гласність та повну інформованість.

Види та канали інформації про прийняті рішення формують керуючі суб’єкти, які приймали рішення і несуть відповідальність за доведення їх до виконавців та за реалізацію. З іншого боку, проблема полягає в розбіжностях сприйняття та оцінки рішень в тих ланках, куди вони поступають, бо інформація про рішення є для цих ланок початковим етапом їх реалізації. Від повноти інформації, своєчасного поступлення рішень, якісної їх обробки, оцінки та соціально-психологічної установки виконавців залежить дієвість та ефективність виконання управлінських рішень. Отже необхідно, щоб кожне рішення було доведене до виконавців в межах структурних ланок, до осіб, відповідальних за здійснення контролю, до працівників, яких це рішення стосується по суті проблеми, та об’єктів управління. Велике значення при цьому має організація роботи щодо ознайомлення з рішенням керуючих органів, роз’яснення їх суті, формування правильного відношення до них.

Аналіз проблем інформації потрібний для з’ясування суті, особливостей та динаміки рішень. Мова йде як про організаційно-технічну сторону цих проблем, так і про значимість інформованості як важливого елемента управлінської діяльності.

Важливою стадією управлінської діяльності є реалізація рішення, тобто приведення сформованого рішення в дію. На цій стадії вирішується складна проблема вибору дійових засобів здійснення рішення. Цей вибір залежить від критеріїв, які дають змогу найбільш грунтовно відобразити суть рішення та умови навколишнього середовища, що постійно змінюються. Кожний тип рішення залежно від характеру керуючого суб’єкта вимагає власних, притаманних йому засобів, наприклад, організаційних, технічних, економічних, матеріальних чи інших дій. Відповідно до суті рішення формується потрібний набір засобів для комплексних або однорідних актів, для рішень тривалої або одноразової дії, організуючого або перспективного значення. Керуючий суб’єкт переважно самостійно визначає засоби здійснення рішень. Його самостійність проявляється в тому, що вже в самому рішенні він прагне визначити найважливіші засоби досягнення цілі, тобто спосіб його реалізації, можливості заміни та використання нових і доповнюючих засобів. Інколи комплекс засобів в самому рішенні не передбачається і вишукується вже в процесі його реалізації.

Досить суттєвий вплив на вибір засобів має суб’єктивний фактор, сила звички. У більшості випадків досвід, інтуїція, знання підказують працівникам сфери управління, як треба діяти в даній конкретній ситуації. Це призводить до розбіжностей в практичній діяльності та недостатньої її ефективності.

Важливе значення надається матеріально-технічному забезпеченню виконання управлінських рішень, тобто фінансуванню накреслених заходів, виділенню необхідних матеріальних, трудових та інших ресурсів. Обгрунтування та своєчасне планування, забезпечення фінансування, розподіл - це умова практичної реалізації рішень. Система організаційно-технічних обслуговуючих дій включає складання графіків, проведення розрахунків, аналіз виробничо-технологічної документації тощо. Плани організаційної роботи являють собою розгорнутий комплекс засобів управлінської діяльності, в тому числі і щодо виконання рішень. Реальність планів перевіряється тим, наскільки повно і точно відповідають вони наступній фактичній діяльності.

Слід зазначити, що деякі керівники при виборі обгрунтувань прийняття рішення не враховують можливості низових ланок щодо їх здійснення. Потік рішень, направлених вниз, створює для кожної низової ланки додаткові труднощі, бо реальна обробка рішень перебуває в прямій залежності від рівня управління, на якому вони реалізуються. Трапляється і явна недооцінка прийнятих рішень відповідними ланками управління. Інколи вважається достатнім прийняти рішення і в такий спосіб “відреагувати” на подію, а фактично реалізації рішення не наступає. Буває і так, що керуючий орган і сам не проявляє належної уваги до власних рішень, організуючи наступну поточну діяльність повз них, або приймаючи нові рішення, що поглинають перші. Не завжди працівники, що не виконують рішення, несуть за це належну відповідальність. Замість цього використовується метод “нагадувань”, “повторних вказівок” тощо. Часто виникає значна кількість дублюючих рішень, перевантаження їх інформаційним матеріалом, який просто не використовується. Все це негативно впливає на ефективність та результативність рішень.

Особливо слід підкреслити значення усних рішень як одного із засобів реалізації рішень в документальній формі. Така направленість усних рішень дає можливість використати їх динамічний характер, простоту форми та швидкість передачі виконавцям. При цьому досягається економія праці і часу та необхідна узгодженість в роботі різних ланок управління.

Вдосконалення управління, в тому числі і таких його елементів як рішення, направлене на досягнення відповідних цілей. Ускладнення та інтенсифікація управління, підвищення ефективності суспільного виробництва спонукають численних теоретиків та практиків вишукувати способи вимірювання ефективності управлінської діяльності, оптимальності всього управлінського механізму. Узагальнюючий висновок з цих досліджень зводиться до того, що ефективність управління виробництвом при певних витратах живої та уречевленої праці характеризується кількістю та якістю використаної інформації про виробничий процес, швидкість її отримання та обробки, ступенем логічного аналізу поступаючої інформації, обгрунтовності та правильністю прийнятих рішень, повнотою і швидкістю їх реалізації. Цей підхід передбачає також співвідношення визначених витрат на управління та отриманих при цьому результатів. Поняття ефективності управління загалом та управлінських рішень, зокрема, повинно сприяти оцінці того, якою мірою рішення перетворилося в дійсність і відобразило закладені в ньому цілі.

Рішення даної проблеми передбачає з’ясування таких її складових, як типи рішень, способи аналізу, критерії оцінки результативності рішень та фактори, що впливають на кінцевий результат дії. При вирішенні конкретних виробничих завдань можуть пропонуватись різні рішення і тому слід чітко визначати розбіжності щодо їх змісту. Дуже важливим є аналіз результативності рішень з використанням різних способів збору, обробки та оцінки результатів. Це може бути статистична та тематична інформація, матеріали перевірок, звіти керуючих суб’єктів про виконання рішень тощо. Отримана та відпрацьована інформація, її аналіз і є основою для практичної оцінки результативності рішень. Така оцінка проводиться за різними критеріями. Ними можуть бути будь-які кількісні показники, що характеризують виробничо-економічні зміни в діяльності об’єктів, досягнення організаційного, соціально-психологічного ефекту.

Визначення результативності управлінських рішень має велике практичне значення, бо воно відбувається на рівні і якості всіх етапів процесу розробки, прийняття та здійснення рішення. Результативність — це міра точності управління, що характеризується досягненням очікуваного стану об’єкта управління, цілі управління або ступенем наближення до цілі. Результативність управління визначається значеннями вихідних показників об’єкта управління, що характеризують його стан отже, досягнутий кінцевий результат функціонування системи.

Направленість рішень, ступінь їх реалізації перевіряються критерієм практики. Контроль і перевірка виконання відображають характерні властивості творчого управління. Об’єктом контролю є процеси, що відбуваються в керованому об’єкті. Отже контроль - це аналітична функція, що включає спостереження за протіканням процесів в об’єкті управління, порівняння величини контрольованого параметра з заданою програмою, виявлення відхилень від програми, їх місця, часу, причини та характеру, що створює умови для визначення напрямку коригування розвитку об’єкта управління, способів впливу на суб’єкт з метою подолання відхилень та перешкод оптимального функціонування системи. За своєю суттю контроль виступає засобом зворотного зв’язку.

В практиці існують дві основні форми контролю - активний і пасивний. Пасивний контроль здійснюється по закінченню будь-якого процесу. При активному контролі на керований об’єкт здійснюється вплив через функцію регулювання під час всього процесу. Це дає можливість ліквідувати відхилення в функціонуванні об’єкта з мінімальними втратами. За кількістю контрольованих величин розрізняють одномірний та багатомірний контроль. Одномірний пов’язаний з однією величиною, багатомірний — одночасно з багатьма величинами. Контроль може бути однофункціональний та багатофункціональний, що визначається обсягами операцій, які виконуються в процесі контролю. Розрізняють періодичний та безперервний контроль. При безперервному контролі інформація поступає лише за відхиленням і її легко можна передати електронно-обчислювальній техніці. З точки зору стадій реалізації контролю виділяють: попередній контроль, який протидіє виникненню проблеми або небажаної ситуації; поточний контроль, який здійснюється в процесі виробничої діяльності для підтримання звичайного стану об’єкта, та постконтроль, який здійснюється після завершення процесу. Постконтроль, фіксуючи тільки кінцеві результати, не дає можливості оперативно впливати на хід процесу і тому є найменш вдалим, однак у практиці він досить розповсюджений. ’

Контроль — це одна з функцій управління і займає в управлінському процесі своє, особливе місце. Найістотнішим є зв’язок контролю з функціями управління щодо обробки і використання інформації та прийняття рішення. В контролі перевірка фактичного виконання рішення займає основне місце, але не вичерпує всіх сторін контролю, який має універсальний характер. Основи розробки, прийняття та реалізації рішення розповсюджуються на ту стадію управління, яка пов’язана з контролем. Власне на цій стадії наступає етап оцінки результативності рішень, співставлення її з цілями рішень, з реальним станом відповідальності посадових осіб за прийняття чи неприйняття рішень та їх виконання. Контроль повинен бути супутником кожного рішення. Отже, враховуючи багаточисельність рішень та динамічність управлінської діяльності, його організація повинна бути грунтовною.

Контроль має чимало специфічних особливостей стосовно різних управлінських рішень. Тому в теорії управління виділяють декілька основних аспектів функціонування контролю за виконанням рішень: способи контролю, включаючи методи збору та оцінки аналітичної інформації, пов’язаної з виконанням рішень, суб’єкт контрольної діяльності, об’єкти, предмети контролю, тобто типи рішень, що підлягають контролю, методи їх контролю, а також організацію контрольної служби та умови ефективності контролю.

В арсеналі засобів управлінської діяльності є достатня кількість прийомів та засобів контролю. Важливо лише вміло користуватись кожним з них та бачити обгрунтоване співвідношення між ними з врахуванням специфіки рішень, рівня керуючої ланки, конкретних обставин. До спеціальних засобів контролю відносять звіти, доповіді, інформації про виконання рішень. Загальні засоби контролю — це вивчення положення на місцях, соціологічні методи, такі як анкетування, вивчення первинної документації, статистичної звітності, оперативної інформації, проведення зібрань, нарад тощо. Проблема керуючих суб’єктів не зводиться до контролю кожного з них лише за своїми рішеннями, багатьом з них доводиться контролювати виконання своїх рішень в межах відповідної системи управління.

Встановлення контролю за всіма рішеннями це досить складний процес. Тому найчастіше застосовується вибірковий метод, який розповсюджується переважно на типові рішення, що повторюються. Але й унікальні рішення потребують уваги.

В практичній діяльності застосовуються різні прийоми оцінки управлінських рішень залежно від рівня управління, конкретних обставин поточної управлінської, господарської, соціально-культурної діяльності, які впливають на реальність виконання тих чи інших рішень в зв’язку з появою нових завдань та явищ. Правильний вибір цих прийомів та їх обгрунтоване поєднання забезпечують максимальну ефективність контролюючої діяльності. Виділяють такі основні підходи до вибору та оцінки рішень як об’єктів і предметів контролю:

— береться до уваги час дії рішення, і контролю підлягає або хід виконання рішень, або кінцеві результати їх здійснення;

— оцінюються різні варіанти вибору об’єктів рішень, що контролюються, як поодиноких, так і групи взаємопов’язаних рішень;

- враховується ступінь виділення рішення як об’єкта контрольної діяльності, що означає або вибір певного рішення предметом спеціального аналізу та перевірки, або оцінку стану виконання рішень, що стосуються загальних проблем управління.

Якісний вибір об’єкта контрольної діяльності, тобто найдієвішої форми перевірки управлінських рішень, залежить від дотримання відповідних умов. Насамперед контроль повинен бути систематичним, постійним та динамічним. Епізодичність контролю недопустима, він повинен діяти систематично, з моменту прийняття рішення і до моменту повної його реалізації.

Важливою умовою є загальність контролю за рішеннями, його поширення на всі підрозділи та ланки організації. Однобокість, зосередження контрольної діяльності не на всіх ділянках управлінського процесу, а лише там, де виявлені недоліки, негативно впливає на діяльність організації.

Раціональна організація контролю — умова його ефективності. До нього повинні бути залучені всі основні категорії управлінських працівників, і насамперед керівників. Власне на керівників, на осіб, що приймають рішення, і припадає головний обов’язок щодо перевірки їх виконання. Всі посадові характеристики та інструкції повинні передбачати контроль за виконанням рішень.

Організація контролю за наявності загальних рис має в межах кожної групи керуючих суб’єктів свої особливості, про які йдеться в спеціальних правових актах або інструкціях з діловодства.

Суттєвим є вжиття дієвих заходів в процесі контрольної діяльності, що пов’язано з коригуванням попередньо прийнятих рішень, з виправленням окремих положень, зміною цілей рішень або засобів їх досягнення, кола виконавців та з розробкою нових або доповнюючих рішень.

Ефективність контролю є умовою оптимальності управлінських рішень, яка дає можливість оцінити їх реальну результативність та наслідки застосування. Без контролю, тобто без зворотного зв’язку, який замикає систему управління в кільце, неможливе її функціонування. В умовах ринкової економіки контроль відіграє ключову роль.