5.2 Умови оптимальності управлінських рішень

Управлінська діяльність реалізується в організації, що являє собою складну систему, охоплює не менш складні структурні підрозділи, знаходиться під впливом ще складнішої зовнішньої системи. Отже, на її діяльність впливають численні внутрішні та зовнішні фактори, які повинні враховуватись при прийнятті рішень. Безумовно, умови оптимальності повинні охоплювати фактори, котрі найбільше сприяють ефективності рішень. Ці умови розповсюджуються на всі стадії розробки, прийняття та реалізації рішень.

Однією з таких умов є компетентність суб’єктів, які приймають та реалізують рішення. Поняття компетентності суб’єктів відображає не тільки закріплення за ними певної компетентності, що передбачає сферу їх діяльності та правомочність, але й кваліфікованість, підготовленість кадрів, які виконують функції управління. Оптимальність управлінських рішень залежить від співвідношення компетенції, функцій та рішень керуючих суб’єктів.

В теорії управління наголошується на такій закономірності, як пряма залежність між рівнем керуючого суб’єкта, обсягом та характером його прав, а також питомою вагою рішень, що ним приймаються.

Особливе значення має самостійність і відповідальність керуючого суб’єкта за прийняті рішення з питань, що стосуються його компетентності.

Утворюється, таким чином своєрідний трикутник: функції — рішення — відповідальність.

У формуванні оптимального рішення важливу роль відіграють особисті оцінки менеджера, який приймає рішення. Всі управлінські рішення будуються на підставі певної системи цінностей: добро, зло, порядність, етика, соціальна відповідальність та інші. Кожна людина має свою власну систему цінностей, яка визначає її дії та впливає на прийняття рішень. Ціннісні орієнтації впливають і на спосіб прийняття рішення. Одні менеджери надають певну перевагу економіці, науці, інші, навпаки, вирішенню соціальних проблем, виділяючи в першу чергу кошти на будівництво, наприклад, медичних закладів для обслуговування працівників підприємства, а не на фінансування наукових досліджень. В розвинутих країнах широко використовуються декларації, якими керуються фірми. Це робиться для того, щоб дії всіх працюючих в організації відображали єдину загальну систему цінностей.

На визначення оптимальних рішень впливає і середовище, в якому вони приймаються, тобто рівень визначеності, з якою менеджер прогнозує кінцевий результат в різних обставинах. Ці обставини в теорії управління прийнято класифікувати як умови визначеності, ризику та невизначеності.

Визначеність — це чітке бачення менеджером результату кожного альтернативного варіанту, наприклад, витрати на виготовлення продукції при відомих елементах витрат відповідно до класифікації. Рішення, які приймаються в умовах визначеності, називають детерміністськими. Але слід зазначити, що на практиці дуже мало організаційних рішень приймаються в умовах визначеності.

Рішення, що приймаються в умовах ризику — це такі рішення, результати яких не визначені, але ймовірність кожного результату відома, вона визначається як ступінь можливості звершення конкретної події, і це повинен передбачити кваліфікований менеджер.

В умовах визначеності може мати місце тільки одна альтернатива. Ймовірність же буде об’єктивною, якщо її можна визначити математичними методами або шляхом аналізу накопиченого досвіду.

Прийняття управлінських рішень зводиться до отримання позитивного результату в одному та збитків в чомусь іншому. Так, наприклад, автоматизація виробництва пов’язана з вивільненням робітників, підвищенням якості продукції (робіт), але потребує додаткових витрат. Отже, приймаючи управлінські рішення, менеджерській службі слід враховувати можливі негативні наслідки, детально аналізувати їх та, розраховуючи, співставляти всі плюси і мінуси з метою отримання максимального позитивного результату. Слід, однак, зазначити, що деякі негативні наслідки не можна допускати, зокрема, коли це стосується порушення закону чи певних етичних норм. Їх прийнято трактувати як обмеження при обгрунтуванні критеріїв вибору альтернативного варіанту рішень.

Рішення, що приймаються в повсякденному житті організації, тісно пов’язані між собою. Для прийняття альтернативного рішення та його реалізації необхідно прийняти і реалізувати багато інших. При цьому складні рішення переважно мають вплив не на окремі структурні підрозділи, а на організацію загалом. Тому в управлінській діяльності важливо мати здібності бачити, як формуються і взаємодіють рішення. Це особливо важливо для менеджерів, які займають вищі посади в організації.

Суттєвою умовою в процесі підготовки і реалізації рішень є ступінь технічної озброєності менеджерської служби. Значне місце тут належить комп’ютеризації. Комп’ютер може значно прискорити процедуру прийняття рішення і цим самим примножити можливість людини. Слід, однак, зазначити, що комп’ютер як логічна машина діє відповідно до програми і не може виконувати операції, які не під силу людському розуму. Людина живе відчуттями, їй властиво проникати в суть речей, запам’ятовувати їх, будувати чітку, струнку картину подій навіть в умовах обмеженості інформації. Отже комп’ютер, який діє за програмою, що розроблена і закладена в нього людиною, дає можливість визначити менеджера, який володіє великими потенційними можливостями.

На процес прийняття рішень суттєвий вплив мають особистість менеджера та численні психологічні фактори. Особистість менеджерів щодо різного сприйняття ними суті проблеми, їх складності, обмежень, альтернатив призводить до виникнення конфліктних ситуацій при прийнятті рішень, що негативно впливає на їх якість. Трапляються ситуації, коли керівники дають різне тлумачення проблеми, коли особисті відносини впливають на визначення напрямку дій, коли приховується інформація про наявність проблеми або можливості її виникнення. Отже, в колективі дуже важливим є не тільки обмін інформацією між керівництвом і виконавцями, але й психологічний клімат та високий рівень відповідальності.

Важливим кроком підвищення ефективності управлінської праці є раціональні витрати часу менеджера, усунення непродуктивних їх витрат, необхідність уважно дослідити, на що витрачається час в процесі реалізації діяльності менеджера, що значно впливає на рівень і якість виконуваної роботи, на досягнення поставлених цілей.

Ефективно діючий менеджер повинен сконцентрувати увагу на особистому внеску в діяльність організації, постійно аналізувати свою роль, підвищувати вимоги до себе, співставляючи особисті цілі з цілями організації, розуміти суть цінностей, якими він керується, вміти брати на себе відповідальність в повсякденній діяльності, з повагою відноситись і до себе, і до всіх інших. Отже, менеджер повинен вміти поєднати індивідуальні цілі з потребами організації, індивідуальні здібності з результатами роботи організації, індивідуальні досягнення з можливостями організації, разом з тим він повинен мати належні знання та вміння, щоб якісно виконувати свою роботу та приймати ефективні рішення.

Оптимальність управлінських рішень значною мірою залежить від повноти та достовірності інформації, що стосується конкретної проблеми. Таку інформацію називають релевантною. Інформація є основою управління, вона являє собою сукупність символів, що відображають певні властивості тих чи інших об’єктів. Через інформацію реалізуються зв’язки між об’єктами, зв’язки між керованою та керуючою системами. В процесі управління інформація може змінюватися щодо її носіїв, змісту та інформаційної мови. Якість інформації суттєво впливає на якість всього процесу управління, в тому числі і на якість управлінських рішень. Інформація, що використовується для управління виробництвом, надзвичайно різноманітна і класифікується за багатьма ознаками: за стабільністю - постійна і змінна; за послідовністю обробки — первісна і похідна; за вимогою до фіксації — нефіксована та фіксована; за структурою — якісна та неякісна; за місцем в процесі управління — планова, розпорядча, звітна та контрольна; за джерелом виникнення — внутрішня та зовнішня; за напрямом руху — вхідна та вихідна; за формою подання даних — графічна, текстова та знакова; за функціональним напрямком діяльності — економічна, науково-технічна, організаційна та соціальна; за якісною характеристикою — повна, корисна, цінна та достовірна.

Інформація необхідна не тільки для розробки і прийняття рішень, але й для насичення керуючої системи такими вихідними даними, які дають можливість формувати та здійснити керуючу дію, команду. Вона притаманна кожному етапу управлінського процесу — це вихідний матеріал для підготовки та прийняття рішення, бо кожне рішення базується не тільки на простому зборі фактів, а й потребує певного аналізу ситуації, можливого моделювання майбутнього стану. В процесі такого дослідження застосовуються оцінки, що визначають, які дані мають найбільші переваги.

Кожний тип рішень залежно від суб’єктно-об’єктних відносин змісту, форми, часу дій має свою інформативну базу. Наприклад, для суб’єктів вищого рівня необхідні по можливості всі види інформації, тоді як для спеціалізованих суб’єктів нижчого рівня допустимі більш однорідні види інформації.

Важливе значення має також своєчасність збору та обробки інформації. Відповідність інформації та рішень може бути досягнута тільки завдяки пошуку та встановлення обгрунтованої міри інформації. При цьому необхідно поєднувати види та обсяг інформації за окремими функціями керуючих органів всіх рівнів, оскільки функції управління є нерозривними і носять наскрізний характер. В умовах діяльності організації повинна діяти струнка система інформації, яка забезпечувала б нею кожну ланку управління, сприяла б зближенню функціональних потоків інформації з можливістю прийняття на їх основі відповідних управлінських рішень.

Проблема інформаційного забезпечення всього механізму управління включає такі основні аспекти:

— наявність чіткої системи збору, зберігання і використання інформації в кожній ланці відповідно з її функціями та завданнями;

— наявність наскрізної інформації, що необхідна для прийняття рішень на різних рівнях управління;

— використання ЕОМ з метою вдосконалення роботи з інформацією.

При використанні інформації управлінська служба повинна вміти визначити той мінімум інформації, без якого неможливо підготовити необхідне рішення даного підрозділу. Ціннісність зібраної інформації визначається не тільки її кількістю, а й ступенем її складності, відповідності суті проблеми та сумою витрат на її придбання. В умовах обмеженості інформації щодо обсягу, часу та витрат необхідно використовувати накопичений досвід керівництва, інтуїцію, щоб прогнозувати ймовірність подій. Отже, важливим фактором якісного рішення є наявність релевантної інформації, але її отримання потребує чимало зусиль, часу та коштів. Тому менеджерська служба повинна вміти визначати, чи буде суттєвою вигода від додаткової інформації та наскільки важливе саме по собі рішення, чи потребує воно значних чи незначних ресурсів організації, якою буде віддача від реалізації рішень. Тобто, необхідно в кожному конкретному випадку встановлювати залежність між вартістю додаткової інформації та вигодою від її придбання, пам’ятаючи, що збільшення інформації — це не завжди і не обов’язково краще.

В процесі управління відбувається безперервне пізнання об’єктивних явищ, тенденцій, розробка управлінських команд, систематичний та цілеспрямований вплив на керовані об’єкти. Вміння відчути потребу певних дій, якісний аналіз ситуацій, що виникають, облік впливу багатьох факторів, процесів, тенденцій економічного та соціального розвитку і є процесом формування проблеми. І лише після появи впевненості в тому, що проблема знайдена і визначена вірно, починається оцінка варіантів її рішення, визначається мета рішення та ступінь її складності, вибираються засоби досягнення поставленої мети.

Більшість проблем менеджерської служби носять типовий характер, але їх вирішення залежить від реалізації багатьох питань на протязі певного часу. Спеціаліст, який відповідає за якість продукції на дільниці, не може визначити та вирішити проблему якості продукції. Ця загальна проблема підприємства може бути чітко визначена тільки шляхом аналізу певної кількості виробничих питань, які досліджуються і вирішуються групою спеціалістів протягом певного часу. Є проблеми, котрі, будучи специфічними по відношенню до окремих організацій, мають загальний характер. Існують і унікальні проблеми, але вони виникають досить рідко і в зв’язку з цим, приступаючи до вирішення такої проблеми, необхідно впевнитись, що це дійсно виняток, а не прояв якогось нового явища.

Всі події, за винятком унікальних, потребують принципових рішень із застосуванням існуючих правил. Унікальні проблеми вимагають індивідуального підходу.

Значна частина рішень приймається в умовах невизначеності. Це рішення, в яких неможливо оцінити потенційні результати, оскільки фактори, які повинні бути враховані, досить складні, невідомі раніше, щодо них відсутня релевантна інформація. Для таких рішень характерна швидка зміна обстановки. Підвищення ефективності таких рішень досягається за рахунок доповнюючої достовірної інформації та повторного дослідження проблеми, що деякою мірою зменшує її складність та новизну.

В процесі прийняття рішень велике практичне значення має правильна класифікація проблем. Будь-які неточності в такій класифікації призводять до прийняття неправильних рішень. Найбільш типовими помилками при класифікації проблем є відношення до нової події, як до прояву старої проблеми, або відношення до типової ситуації, як до унікальної, що призводить до зростання кількості рішень. При цьому ефективно працюючий менеджер не буде прагнути до прийняття великої кількості рішень. Його завдання — визначити типові ситуації в процесі класифікації проблеми за вже розробленими правилами. Багато рішень завжди приймає менеджер низької кваліфікації.

Важливим в процесі прийняття рішення є чітке визначення того, що ми хочемо досягти реалізацією рішення, тобто, в чому мета конкретного рішення, яким умовам повинно відповідати рішення, що приймається. Ефективне рішення повинно відповідати певним умовам та визначеним цілям. Їх формування повинно бути чітким і стислим, бо будь-які неточності в їх визначенні перетворюють рішення в неефективне. Разом з тим дуже часто непросто визначити граничні умови та цілі, тому що серед спеціалістів, що беруть в цьому участь, виникають розбіжності, часто досить істотні, стосовно їх визначення. Чітке визначення граничних умов необхідне для того, щоб виявити найбільш шкідливі із можливих рішень, або знати, коли можна відмовитись від рішення, яке не приведе до кінцевої мети, оскільки рішення, що не відповідають граничним умовам та цілям, неефективні і недоцільні.

В процесі прийняття рішення дуже важливим є також ретельне осмислення того, що таке правильне рішення, тобто рішення, яке повинно задовольнити кінцеві величини ще до процесу коригування, розглядання компромісних варіантів в процесі формування кінцевого варіанту, та в чому суть такого рішення. Це необхідно тому, що на кінцевій стадії кожної дії виникає необхідність компромісу. І якщо відсутнє чітке уявлення умов, котрі необхідно задовольнити, то досить складно відрізнити, правильний компроміс від неправильного, що якраз може призвести до вибору неправильного компромісу та неефективного рішення.

Найскладнішим етапом в процесі прийняття рішення — є перетворення його в ефективну дію, тобто активізація рішення, що потребує значних витрат часу. Ні одне рішення не може бути ефективним, якщо в ньому не закладена з самого початку можливість реалізації. До того часу, поки рішення не перетвориться в конкретне завдання, поки на виконавця не буде покладена відповідальність, рішення залишається тільки добрим побажанням. Отже, в процесі активізації рішення необхідно чітко визначити коло осіб, які повинні знати про це рішення, які дії необхідно реалізувати, хто буде виконувати ці дії, якими вони повинні бути, щоб ті, хто відповідає за рішення, могли його реалізувати. При цьому важливо, щоб дії щодо реалізації рішення відповідали можливостям виконавців. Все це стає ще необхіднішим та актуальнішим в умовах, коли потрібно змінити поведінку людей, їх звички та їх підходи, щоб активізувати рішення проблем. В цій ситуації необхідно бути впевненим не тільки в тому, що є виконавці, відповідальні за дії щодо реалізації рішення, а й в тому, що вони в змозі справитись зі своїм завданням. Необхідно також бути впевненим, що показники роботи цих людей, їх результати та мотивація дій можуть змінюватись певним чином, особливо під впливом стимулювання дій, які необхідні для вирішення нових завдань.

Реалізація будь-якого управлінського рішення неможлива без зворотного зв’язку, за допомогою якого перевіряється відповідність теорії і практики, актуальність і ефективність рішення в реальних умовах. Для забезпечення зворотного зв’язку необхідна систематизована та організована інформація, тобто перевірка результатів. Звіти та цифри необхідні, але такою ж мірою необхідні контроль і перевірка результатів. Якщо зворотний зв’язок не базується на тісних і постійних контактах з реальною дійсністю, про ефективність управлінських рішень говорити не варто.

Наукові практичні дослідження показують, що в реальному житті прийняття та реалізація рішення проходять не в такій чіткій послідовності, як це було зазначено. Часто мають місце зриви строків виконання послідовних дій, перескакування, повернення до попередніх кроків, зворотні зв’язки, паралельні рухи, дії тощо. Обмежує раціональність рішення недостатній обсяг одержаної та переробленої інформації. Чим більше якісної інформації є в розпорядженні менеджера, тим більше є у нього можливостей прийняти правильне рішення. Забезпечення менеджерської служби своєчасною та достовірною інформацією є функцією системи забезпечення рішень. На жаль рішення, що базуються на ризику, взагалі характеризуються певною зневагою до наявності релевантної інформації та формування і визначення суті проблеми. Вони найчастіше вибираються інтуїтивно.

Часто виникають перешкоди терміновим і точним рішенням, що не були визначені в процесі формування проблеми. Їх нейтралізація також вимагає додаткових витрат. Не завжди в альтернативний варіант вносяться доповнення і уточнення, що використовувалися в ході реалізації рішення. Нехтування ними призводить до збільшення витрат на реалізацію проблеми та відтягування строків звершення цілей. Організаційні умови та неузгодженість дій виконавців також призводять до змін в послідовності кроків реалізації обгрунтованої проблеми.

Важливою ознакою оптимальності рішення є своєчасність та циклічність. Поява кожного рішення має свої причини, з’ясування яких дає можливість виявити загальні зв’язки явищ, подій і рішень, що їх регулюють. Вони приймаються у відповідності з запитами часу, відображають поточні потреби, загальні зв’язки та закономірності через конкретні цілі, що формують взаємозалежність рішень між собою. Отже, рішення характеризуються чіткою системною залежністю та цілеспрямованістю дій для досягнення цілей. Це вимагає від менеджерської служби уміння вірно орієнтуватись в обстановці, добре розуміти процеси, що відбуваються та правильно вибрати момент для прийняття рішення. Таким чином, вимога своєчасності рішень дуже важлива, вона відображає здатність суб’єкта управління забезпечувати своєчасний та оптимальний управлінський вплив. Разом з тим рішення повинно прийматись до настання реальних умов, які забезпечать його корисність та виконання. Такою ж мірою не можна запізнюватись з прийняттям рішення, бо в цій ситуації втрачається зміст програми дій.

Добитися своєчасності рішення можна лише тоді, коли дослідження стану відбуваються не епізодично, а постійно, коли управлінські працівники вміють вибрати засіб, котрий в даний момент є провідним, від якого залежить доля рішення і який впливає на всю послідовність вирішення проблеми. Своєчасність рішень оцінюється не тільки визначенням моменту його прийняття, але й передбаченням строків дії. Вимога своєчасності включає також своєчасну скасованість застарілих рішень та рішень, що втратили силу.

Поняття “циклічність рішень” відображає складність та тривалість процесу розробки і прийняття рішень, процесу, що розвивається циклічно. В цьому циклі повинні бути передбачені близькі і кінцеві цілі управління, накреслені орієнтовні межі їх постановки та прийняття. Кожне конкретне рішення розглядається як таке, що виникає в рамках певної фази всього циклу та базується на попередніх рішеннях, вирішує загальну ціль і є базою для прийняття наступних рішень. В таких умовах замість реагування на окремі “сигнали” керуючої системи, замість багатьох поточних актів, серед яких можуть бути і непотрібні, або навпаки, відсутні необхідні, з’являється можливість забезпечити планомірний поступовий процес прийняття рішення. Цикл рішень відображає динаміку пізнання, змінності цілей та послідовність в їх досягненні. Циклічність передбачає стан, в якому кожний керуючий суб’єкт повинен визначити взаємопов’язані рішення в межах загальної цілі, що створює умови для прогнозування потреби в прийнятті найсуттєвіших з них, зв’язків між ними, а також між рішеннями та іншими видами управлінських дій, повніше та глибше оцінювати наслідки рішень.