3.2 Характеристика загальних функцій управління

Функція планування. Планування — це один із складових елементів управління, центральна його функція, яка полягає в розробці та практичному здійснені планів, що визначають майбутній стан економічної системи, шляхів, способів та засобів його досягнення. Крім того, виділяється планування окремих видів ресурсів, наприклад, фінансове планування, соціальне планування і т.п. В економіці ринкового типу планування здійснюється переважно на рівні компаній, фірм та реалізується у формі бізнес планів; на загальнонаціональному рівні воно носить індекативний, орієнтувальний характер.

В практичній діяльності функція планування складається із стратегічного планування та планування маркетингу.

Стратегічне планування являє собою набір рішень та дій, призначених для допомоги організації в досягненні поставлених цілей. Стратегічне планування є основою для розробки специфічних стратегій. Стратегія представляє детальний, всебічний комплексний план, призначений для забезпечення місії господарюючого суб’єкта та досягнення його цілей. Стратегічні плани повинні розроблятися, виходячи із загальнофірмових позицій, а не з індивідуальних міркувань. Існує тісний зв’язок, позитивна кореляція між формальним плануванням та успіхом господарюючого суб’єкта.

Ключовим компонентом стратегічного планування є цілі, вказівки щодо прийняття рішень та основні етапи процесу планування. Першим і найголовнішим є вибір цілей організації — її місія та конкретні цілі, що забезпечують її виконання. Місія повинна бути офіційно сформульована і має визначати зміст існування організації. Місія виступає орієнтиром за яким керівництво обгрунтовує та приймає управлінські рішення. Цілі повинні бути конкретними, кількісно визначеними, чітко зорієнтованими в часі, довгостроковими або короткостроковими, реальними, абсолютно зрозумілими. Важливе значення має зв’язок між цінностями, які підтримує керівництво, і загальнофірмовими цілями, причому цінності повинні проявлятися в цілях підприємства.

Для планування доцільно проводити аналіз зовнішнього середовища, тенденції можливих змін, небезпек, які можуть загрожувати або ускладнювати використання поставлених цілей. Керівництво повинно визначити внутрішні сильні та слабкі сторони підприємства для ефективного здійснення планування.

Будь-який господарюючий суб’єкт (підприємство) має чотири стратегічні альтернативи: обмежене зростання, зростання, скорочення та комбінування цих варіантів.

Після вибору центральної стратегії її необхідно реалізувати, поєднавши з іншими функціями управління. Важливим механізмом ув’язки стратегії є розробка планів і орієнтирів: тактики, політики, процедур і правил. Тактика являє собою конкретні короткострокові стратегії. Політика представляє загальні орієнтири для дій та прийняття рішень. Процедури визначають дії, які повинні бути прийнятими в конкретній ситуації. Правила точно визначають, що треба робити в кожній конкретній ситуації.

Процес планування формує відповідний бюджет. Бюджети як механізм розподілу ресурсів при плануванні також забезпечує еталон, з яким можна об’єктивно порівняти результати їх фактичного використання, допомагаючи об’єднати планування і контроль.

Реалізуючи будь-яку стратегію, органи управління повинні враховувати її взаємозв’язки з структурою і поєднувати формування структури та планування. Структура формується на стратегії і повинна забезпечувати її ефективність на стільки, на скільки це можливо з точки зору загальної економічної ситуації.

Функція організації. Виконання накреслених планів, які конкретизуються в завданні і в цілому реалізують стратегію підприємства, необхідно належним чином організувати. Тому, коли мова йде про “організацію”, то слід розуміти організаційну діяльність (функцію), яка повинна забезпечити виконання розробленого стратегічного плану (програми), або створити умови для його прийняття.

Мета функції організації — сформувати керуючі та керовані системи, суб’єкта та об’єкта управління для забезпечення ефективного зв’язку і розвитку належних відносин між ними. Організація поєднує в просторі та в часі всі елементи виробництва для отримання максимально можливих результатів при заздалегідь заданих витратах. Організація як процес є переходом від неорганізованої або слабо організованої системи до системи організованої, ефективної.

Організаційні форми не є чимось застиглим, незмінним і, особливо, в динамічних ринкових умовах повинні пристосовуватись, адаптуватись до цих постійно змінних умов. Життєздатна система безперервно змінюється, вдосконалюється, шукає нові форми діяльності. Перехід старої форми в нову є обов’язковим наслідком розвитку виробничих систем.

Особливість організаційної функції стосовно інших самостійних функцій управління полягає в тому, що це єдина функція, яка забезпечує взаємозв’язок та ефективність інших функцій. Об’єктивність організації як функції управління зумовлена тим, що поєднання людей та матеріальних компонентів не є випадковим, а підпорядковується виконанню певної мети, сукупності завдань і законам управління. Організаційну роботу можна порівняти з проектуванням системи управління виробництвом, коли створюється структурно-організаційна побудова майбутньої системи управління.

Організаційна діяльність базується на отриманні та використанні спеціальної релевантної інформації, яка повинна відповідати тій галузі діяльності, в якій необхідна. З розвитком виробництва виникла необхідність у створенні інформаційно-керуючих систем організаційної інформації на базі комп’ютерної техніки. Функція організації створює такий порядок взаємозв’язку елементів, коли обмін інформацією між ними не є самоціллю, а виступає засобом прийняття якісних і ефективних рішень і доведення їх до виконавців.

До складу функції організації входять наступні види управлінських робіт: утворення виробничих підрозділів; визначення організаційної структури органів управління; забезпечення взаємодії структурних елементів в підсистемі управління виробництвом; вирішення проблеми зв’язку та взаємовідносин управлінських підрозділів шляхом нормування діяльності органів управління тощо. Як бачимо, поряд з вирішенням загальних організаційних завдань управління системою виробництва відбувається тактичний розподіл загальної функції організації на відносно самостійні, але взаємопов’язані підфункції: організації власне виробництва (виробничих процесів); організації системи управління; організації зв’язків та відносин між об’єктом і суб’єктом управління.

Вплив функції організації на сферу виробництва (об’єкта управління) призводить до утворення відповідних підрозділів, які формують структуру виробництва; встановлення взаємозв’язку між виробничими підрозділами з врахуванням їх спеціалізації; підбору та розстановки кадрів за операційними ознаками виробництва відповідно до їх кваліфікації та професійної підготовки; сприяння конкуренції тощо.

Результатом реалізації функції організації є створення органів управління на базі об’єктивних функцій управління; побудова структури апарату управління; формування управлінських підрозділів; розробка положень про органи управління; встановлення зв’язку між управлінськими підрозділами; розміщення управлінських кадрів за функціональними ознаками; розробка посадових інструкцій; визначення норм керованості (фронту управління); нормування управління (розробка методик, нормативів, технологічних карт управління, оргасхем управління), використання прогресивних засобів управлінської праці тощо.

Налагодження взаємозв’язку між суб’єктом та об’єктом управління є результатом виконання функції організації. Ця взаємодія спостерігається у вигляді системи взаємозв’язків та пропорційності відносин між суб’єктом та об’єктом управління, їх елементами, безперервного розвитку та розширення виробництва, інформаційного обміну по каналах прямого та зворотного зв’язку, норм керованості між частинами об’єкта та суб’єкта управління.

Функція організації — це вид діяльності, результатом якої є оформлення та затвердження нормативних документів типу положень про управлінські підрозділи, посадових інструкцій, схем і структур управління, розробки різноманітних нормативів.

Система вважається організованою, якщо:

а) визначені межі системи, тобто встановлено, скільки і які підсистеми, вона охоплює (при цьому інші елементи того ж класу із наявних з множин віднесені до інших систем);

б) визначені змінні (характеристики) всіх елементів і встановлені, шляхом накладання обмежень на значення кожної змінної допустимі співвідношення можливих значень змінних;

в) визначено характер дій кожного елемента та загальна схема їх взаємодії.

Процес управління на практиці організується за допомогою різних методів управління (див.гл.4).

Функція регулювання. Регулювання — це функція управління, що забезпечує функціонування керованих процесів в межах параметрів, що задані планом, програмою, регламентом. За допомогою регулювання досягається необхідний стан впорядкованості системи та її стійкості у при різних відхиленнях від заданих параметрів. Основою об’єктивної функції управління, якою є регулювання, є інформація (переважно про відхилення), що поступає від керованого об’єкта і використовується з метою виправлення, усунення відхилень, компенсації збурюючих впливів. За допомогою регулювання здійснюється також попередження можливих відхилень.

Регулювання полягає в досягненні такої діяльності системи, при якій вирівнюються всі відхилення стану виходу системи від заданого значення цього стану, тобто норми, стандарту. Поняття “норма” - це правило, зразок, мірило, що визначає залежність між елементами системи.

Підтримка органами управління узгодженості у розвитку виробництва не обов’язково призводить до забезпечення абсолютної рівномірності. В практиці управління нерідко виникають ситуації, коли потрібна концентрація зусиль виробництва на вирішенні життєво важливих проблем, виходячи з ринкової кон’юнктури, а це може вносити нерівномірності в русі виробничого організму. Умови конкурентної боротьби, розв’язання складних протиріч вимагають від працівників сфери управління використання ефективних засобів регулювання, завдяки яким нерівномірності зменшуються, а інтенсивність рівномірності збільшується. Стратегічне планування розвитку виробництва передбачає розробку регулюючих засобів в планах виробництва. Тому функція планування реалізується ефективно саме завдяки постійному регулюванню, при якому досягається рівномірність, узгодженість в процесі виробництва.

Одним із шляхів процесу регулювання є диспетчеризація. Диспетчеризація — це процес оперативного управління рухом виробничо-господарської системи, що необхідний для координації, та ув’язки дій усіх учасників процесу створення продукту праці (продукції, робіт, послуг).

Регулювання на виробництві — це складний механізм управління, центральною ланкою якого є диспетчерська служба. Зазвичай вона здійснюється відповідно до календарних графіків запуску та випуску продукції. Велике значення в цій діяльності відіграють засоби зв’язку основного виробництва, складського господарства, транспортних засобів тощо. Саме завдяки диспетчерській службі підтримується належний режим, заданий ритм, раціональні потоки ресурсів і вантажопотоки, технологічні норми.

Регулювання забезпечує стійкі взаємовідносини між підрозділами трудового колективу, сприяє тому, що всі процеси відбуваються в строго цільовому напрямку та розвиваються відповідно до програми накреслених дій.

Необхідність оперативного регулювання зумовлена виключно великою рухомістю та динамічністю сучасного виробництва, наявністю впливу внутрішнього та зовнішнього середовищ. Це особливо характерно для геологорозвідувальних та бурових підприємств, підприємств трубопровідного транспорту та ін. Головним завданням керівництва є врахування цих негативних факторів і мінімізація відхилень від нормального рівня виробничого процесу та забезпечення постійної адаптації до змін ринкового середовища.

Регулювання проявляється в різних формах: вирівнюванні відхилень фактично отриманого результату від заданої норми; вирівнюванні у вигляді компенсацій; нівелюванні негативних впливів зовнішнього середовища.

У функції регулювання чітко відображається антиентропійна природа управління, в результаті чого усуваються будь-які невизначеності в системі. Регулювання можливе та ефективне тільки тоді, коли органи управління отримують своєчасно відповідну релевантну інформацію (правову, економічну, ринкову тощо). Властивість виробничої системи самостійно зберігати “рівновагу” по відношенню до збуджуючих впливів якраз і є результатом виконання функції регулювання. Тому інформація, яка несе повідомлення про суттєві, життєво важливі збуджуючі впливи, повинна особливо швидко та якісно асимілюватися для прийняття високоефективних рішень в процесі управління.

Функція координування. Однією з маловивчених, але надзвичайно важливих є функція координації. За допомогою цієї функції вирішуються питання, пов’язані з розподілом управлінської праці, а також забезпечується узгодженість роботи всіх ланок системи управління та окремих спеціалістів і функціональних виконавців. Завдяки координуванню забезпечується єдність відносин керованої та керуючої підсистем, структура виробництва та апарату управління, оскільки координування виступає у формі цілеспрямованої стратегічної організації їх дій. Основна мета координування - зробити роботу всього виробничого колективу злагодженою. Якщо порівняти образно місце цієї функції в процесі управління, то це роль диригента в оркестрі.

В управлінському циклі функція координування займає проміжне місце між плануванням і регулюванням. Як управлінська функція вона ближча до планування, бо включає розробку координаційних планів (прикладом можуть бути плани науково-дослідницьких робіт). Але якщо планування спрямоване на вирішення стратегічних завдань управління, то координування відноситься до тактики управління. В той же час як управлінська діяльність вона наближається до регулювання, бо пов’язана з оперативним розподілом ресурсів, щоб не допустити можливих диспропорцій. Але регулювання спрямоване на всі підсистеми, а координування може спрямовуватись на ті ланки, котрі є вирішальними при розв’язанні певної тактичного завдання.

Поняття “координування” тісно пов’язане з поняттям “взаємодія”. Відрізняються вони за двома ознаками: а) безпосередньою метою або спрямованістю процесу та б) відмінністю управління. Головне, заради чого здійснюється координування, полягає в економії зусиль шляхом уникнення паралелізму та дублювання, тоді як взаємодія організується насамперед для збільшення зусиль на основі розподілу обов’язків і узгодженості дій. За другою ознакою координування може розглядатися як розпоряджувальна діяльність, за допомогою якої встановлюються співвідношення, пропорційність у розвитку системи (наприклад, шляхом розподілу ресурсів між об’єктами управління та забезпечення погодження їх функціонування). Взаємодія являє собою виконавчу діяльність керованих об’єктів щодо реалізації координуючих впливів та визначає порядок прикладання їх спільних зусиль на забезпечення узгодженості дій (наприклад, координаційні наради, спільні рішення важливих питань). Враховуючи ієрархічність процесу управління, координаційна діяльність забезпечує взаємодію підсистем, рівнів, підрозділів, компонентів тощо.

Координування забезпечує ефективність управління шляхом концентрації зусиль на вирішенні головних, стратегічних проблем.

Функція контролю. Контроль — це процес, який забезпечує досягнення цілей організації, це аналітична функція, що включає спостереження за розвитком процесів в об’єкті управління, порівняння величини контрольованих параметрів з заданою програмою та виявлення відхилень від неї, а також причини, характер, час та місця їх виникнення. Об’єктом контролю є процеси, що відбуваються в керованому об’єкті.

Існують дві форми контролю: пасивна та активна. Пасивний контроль здійснюється дискретно, після завершення будь-якого процесу. При активному контролі вплив на керований об’єкт здійснюється через функції регулювання, що дає змогу усунути відхилення та компенсувати збуджуючі фактори з мінімумом витрат на функціонування об’єкта. За кількістю контрольованих параметрів виділяють одиничний (одномірний) та множинний (багатомірний) контроль. Перший пов’язаний з однією величиною, другий — з багатьма параметрами. Контроль може бути однофункціональний і багатофункціональний. Віднесення контролю до того чи іншого виду визначається обсягом операцій, що виконуються в процесі контролю.

В практичній діяльності з питань управління виробництвом найчастіше виділяють три типи контролю: попередній, поточний та пост-контроль. Попередній контроль реалізується в формі визначення політики, процедур та правил. Насамперед він використовується стосовно ресурсів — трудових, матеріальних, фінансових. До попереднього контролю відноситься і ознайомлення персоналу з відповідною документацією, що дає можливість заздалегідь виявити різні недоліки та вжити заходів щодо їх усунення. Поточний контроль проводиться в процесі виконання роботи і це, як правило, стосується відносин керівника та підлеглого, відносин керуючої та керованої систем. Остаточний контроль (пост-контроль) здійснюється після того, коли робота повністю завершена або закінчився час на її виконання. Поточний та остаточний контролі базуються на зворотних зв’язках, на відповідній інформації.

Оскільки керованою системою на підприємстві є виробничі фонди, що перебувають у постійному русі, безперервність та ритмічність якого визначаються об’єктивними умовами — особливостями технологічного процесу та організації управління цим процесом, то об’єктом контролю повинні бути всі складові цього процесу, цієї системи. Це і технічна система, що складає матеріально-технічну базу підприємства, і технологічна система, що являє собою набір певних правил, вимог, і система організації виробництва, що передбачає раціональне використання засобів праці, предметів праці і самої праці, це і економічна система, що виражає єдність економічних процесів та зв’язків всіх сторін виробництва. Від якості функціонування кожної із п’яти перерахованих систем залежить загальна результативність діяльності підприємства. Цим і визначається роль, яка належить функції контролю в загальній системі управління та сфері її використання.

Початковий етап контролю пов’язаний із встановленням стандартів, тобто тих цілей, які піддаються вимірюванню і мають точні часові межі. Для управління необхідні стандарти у формі показників результативності об’єкта управління для всіх його складових. Ці стандарти визначаються плануванням. Це перший етап проведення контролю.

На другому етапі проводиться порівняння фактичних результатів функціонування системи з заданими стандартами та визначається масштаб допустимих відхилень. У відповідності з прийнятими винятками тільки фактичні відхилення від заданих стандартів повинні викликати спрацювання системи контролю, інакше вона стане неефективною та нестійкою.

Наступний етап — вимірювання результатів. Цей етап є найдорожчим та найтрудомісткішим, але саме після нього можна визначити сукупність дій, які слід здійснити для виправлення ситуації: зміна внутрішніх змінних, перегляд стандартів, вдосконалення роботи системи тощо.

Контроль — це функція, яка сильно впливає на поведінку системи, тому невдало спроектовані системи можуть зробити поведінку системи незорієнтованою на вимоги контролю. Подібна ситуація відбувається при видачі та використанні невірної інформації.

Проблеми, що виникають внаслідок впливу системи контролю, можна усунути, визначаючи осмислені, розумні стандарти контролю, встановлюючи ефективний зворотний зв’язок, задаючи певну напругу, стимулюючи досягнення встановлених стандартів, уникаючи при цьому зайвого контролю.

Ефективним контролем можна вважати такий, який має стратегічний характер, націлений на досягнення конкретних результатів, своєчасний, гнучкий, простий та економічний. Коли контроль здійснюється на оптимальному рівні, він практично непомітний, тому що він більше подібний на термостат, ніж на наглядача за рабами.

Перераховані загальні функції управління, їх значимість залежать від рівня управління, від тих повноважень, якими вони наділені. На рис. 3.1 показано масштаби використання та значимість тої чи іншої функції залежно від ієрархічного рівня управління.

Рівні управління	Функції управління
	планування	організація	регулювання	координації	стимулювання	контроль
Міністерства та відомства
Виробничі об’єднання
Підприємства
Цехи
Бригади

Рисунок 3.1 — Розподіл обсягів основних функцій управління на різних рівнях

Як видно із наведеної схеми, значення функцій планування, організації та контролю зростає в міру переходу від нижчих рівнів управління до вищих. Значення функцій регулювання та координації має зворотний зв’язок. Певною специфікою характеризується функція стимулювання.