2.3. Облік розрахунків з підзвітними особами

Черговою складовою розрахунків підприємства є ведення обліку розрахунків з різними дебіторами та кредиторами. До складу таких операцій також від­носяться документи пов'язані з обліком розрахунків з підзвітними особами.

У конфігурації «1С:Бухгалтерія 8.2» ведеться облік розрахунків з підзвітними особами. У системі можна відобразити такі операції:

• отримання грошових коштів із каси або через рахунок банку підзвітною особою;

• відображення використання грошових коштів за авансовими звітами: на за­купівлю товарів, оплату послуг та на потреби по відрядженню (з відображенням на витратних рахунках 23, 91, 92, 93, 94).

Для коректного відображення операцій, пов'язаних з виплатою відряджень, у Ре­гістрі відомостей «Параметри податкового обліку» на закладці «Витрати на відрядження» установлюються суми добових (по Україні та за кордон) згідно з чинним законодавством .

Облік розрахунків з підзвітними особами ведеться на субрахунках рахунка 372 «Розрахунки з підзвітними особами». Аналітика на цьому субрахунку ведеться в роз­різі працівників організації (задіяно довідник «Співробітники організації»).

При обліку розрахунків з підзвітними особами задіяно такі довідники:

— «Фізичні особи» — призначено для зберігання інформації про всіх фізичних осіб, які є працівниками організації.

- «Статті руху грошових коштів» — призначено для ведення обліку руху грошових коштів за напрямками їх використання

- «Статті витрат» - призначено для зберігання переліку статтей витрат.

Отримання підзвітною особою грошових коштів з каси організації оформляється до­кументом «ВКО» з видом операції «Видача грошових коштів підзвітній особі». Аванси можуть оформлятися як у національній, так і в іноземній валюті (видача грошових коштів з каси з рахунка 301 — гривня, з рахунка 302 — іноземна валюта).

Заповнюючи документ, необхідно в шапці документа вказати суму, що видається під звіт. На закладці «Реквізити платежу» зазначаємо дані працівника, якому ви­даємо гроші (поле «Підзвітна особа»), статтю руху грошових коштів та призначення грошових коштів. Після проведення документ формує бухгалтерські проводки.

Наступна операція — закупівля в контрагента товару підзвітною особою та звіту- вання про використання грошових коштів — оформляється документом «Авансовий звіт».

Витрати підзвітних осіб відображаються з використанням документа Авансовий звіт (див. рис.), що містить інформацію про підзвітну особу, період понесення витрат, види та суми понесених підзвітною особою витрат з зазначенням відповідних кореспондуючих рахунків.

Документ заповнюють у валюті видаткового ордера, яку визначено для працівника при видачі йому грошових коштів.

На закладці «Аванси» відображаються видані підзвітній особі аванси.

Перелік та вартість придбаних товарів зазначаються на закладці «Товари». Обов’язково потрібно вказати контрагента і договір, а також діяльність щодо обкладення ПДВ, в якій передбачається використовувати придбані ТМЦ.

Документ формує проведення по рахунках обліку розрахунків з підзвітними особами та по рахунках обліку ТМЦ, витрат, дебіторської та кредиторської заборгованості. Документ має друковану форму Звіту при використання коштів, виданих на відрядження або під звіт.

На підставі авансового звіту можна ввести вхідний податковий документ.