2. Ведення обліку фінансово-розрахункових операцій з використанням програми «1с:Бухгалтерія 8.2»

Постійно, під час роботи з комп'ютерною обліковою системою слід здійснювати контроль за правильністю встановлення ставок податків та інших платежів станом на певну дату та контролювати відповідність методики розрахунку їх сум вимогам чинного в даний момент законодавства.

В програмі «1С:Бухгалтерія 8.2» дана інформація знаходиться в таких довідниках та регістрах як: «Податки», «Валюти», «Ставки ПДФО», «Шкала ставок податків» та ін.

Відображення типових операцій на рахунках бухгалтерського обліку здійснюється з використанням типових документів відповідно до видів господарських операцій з обліку розрахунків підприємства.

Основним джерелом інформації по обліку фінансово-розрахункових операцій є документи, пов'язані з обліком надходження та вибуття активів підприємства.

Другою складовою фінансово-розрахункових операцій є облік операцій одержання та використання грошових коштів по касах підприємства та його рахунках в банку.

2.1. Готівкові розрахунки

Головний документ, що регламентує проведення та документальне оформлення готівкових розрахунків, — Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. № 637,зі змінами та доповненнями (далі — Положення № 637). Воно є обов'язковим для всіх юридичних та фізичних осіб — підприємців, які здійснюють операції з готівкою в національній валюті.

В «1С:Бухгалтерії 8 для України» для відображення руху грошових коштів у касі підриємства призначено документи «Видатковий касовий ордер» (ВКО) та «Прибутковий касовий ордер» (ПКО) (головне меню «Каса»). Прибутковий та видатковий касові ордери є документами, а касова книга — спеціальним звітом.

Прибутковий касовий ордер. Усі прибуткові касові ордери зберігаються в однойменному журналі, потрапити до якого можна з меню «Каса - Прибутковий касовий ордер». Щоб створити новий документ, потрібно скористатися кнопкою «Додати» або ж натиснути на клавішу Insert на клавіатурі. Операції, які можна оформити ПКО:

• «Оплата від покупця» — надходження в касу оплати (авансу) від покупця за реалізовані товари, надані роботи, послуги. Для даної операції можливим є автоматичний розподіл суми платежу на оплату та аванс — для цього необхідно вказати рахунок обліку авансу;

• «Прийом роздрібної виручки» — оприбуткування роздрібної виручки в касу підприємства з роздрібної мережі (автоматизованої та неавтоматизованої торговельної точки);

• «Повернення грошових засобів підзвітною особою» — зарахування в касу невико­ристаних грошових коштів від працівника підприємства;

• «Повернення грошових засобів постачальником» — повернення постачальником надміру сплачених коштів, повернення за повернений товар або повернення авансу;

• «Повернення грошових засобів працівником» — використовується для оприбуткування в касу раніше надміру виплачених коштів працівнику. У документі можна вибрати кореспондуючий субрахунок 661 або 663;

• «Отримання готівкових грошових коштів в банку» — надходження в касу грошей з розрахункового рахунка підприємства;

• «Розрахунки по кредитах з контрагентами» — надходження грошей від контрагентів з видом договору «Інше»;

• «Інше надходження грошових засобів» — для введення будь-яких інших операцій, не передбачених вище. Наприклад, це може бути одержання кредиту в банку, над­ходження грошей як процентів за акціями тощо.

У касових ордерах, як і в багатьох інших документах, зовнішній вигляд форми документа та його реквізити можуть змінюватися залежно від того, який вид операції обрано. Незмінними реквізитами є номер, дата та організація, від імені якої створюється документ, і рахунок обліку, — усі ці значення підставляються автоматично. Залежне від того, який буде вибрано рахунок у реквізиті «Рахунок обліку», визначається валюта операції. Отже, якщо вибрано субрахунок 302, операція стане валютною, і у формі документа з'явиться ще один реквізит «Валюта», у якому потрібно вибрати валюту операції.

У документа «ПКО» є два реквізити з номером (див. рис.) Перший реквізит «Номер» поряд з датою є номером документа цього виду, зареєстро­ваним в ІБ з початку року. Він призначається автоматично. Другий реквізит — «Номер ордера» — це номер «паперового» прибуткового касового ордера.

У реквізиті «Призначення ГК» з довідника «Призначення готівкових грошових коштів» вибирається використання грошових коштів. Надалі цю інформацію буде використано для формування звіту «Журнал реєстрації ордерів» про напрями руху грошових коштів.

Довідник «Призначення готівкових грошових коштів» (рис.) призначено для формування спеціальної звітності за напрямами використання готівкових грошових коштів. За його допомогою в подальшому будується звіт «Касова книга». На початковому етапі в довіднику задано деякі основні елементи. Ви можете додати новий елемент у довідник, та слід пам'ятати, що первісно для кожного значення вже була перевизначена своя графа у звіті «Касова книга». Елементи цього довідника також використовуються для заповнення відповідних полів у касових ордерах. Решта реквізитів ПКО заповнюються залежно від виду операції.

На закладці «Друк» уводиться інформація, необхідна для коректного друку касового ордера.

Решта реквізитів залежить від виду операції, що оформляється документом.

Видатковий касовий ордер.

Документ ВКО призначено для обліку виплати готівкових грошових коштів. Зовні форма цього документа схожа на форму ПКО. Документом оформляється частина операцій, зворотних операціям, переліченим вище, наприклад, «Оплата постачальнику», «Повернення грошових коштів покупцю» тощо. Але існує декілька специфічних операцій, про які варто згадати окремо. Це «Інкасація грошових засобів» та «Виплата зарплати».

При оформленні ВКО з видом операції «Інкасація грошових засобів» для реквізиту «Рахунок» з Плану рахунків допустимі тільки субра­хунок 333 «Грошові засоби в дорозі в національній валюті» або 334 «Грошові засоби в дорозі в іноземній валюті» залежно від валюти операції.

Оформляючи ВКО з видом операції «Виплата зарплати», необхідно зазначити посилання на попередньо внесену до бази платіжну відомість. Сформувати ордер з таким видом операції можна і через спеціальну обробку «Виплата зарплати видатковими ордерами».

У документ також уводиться необхідна інформація для правильного формування друкованої форми документа, а саме: інформація про того, кому видано готівкові грошові кошти (поле «Видати» у друкованій формі документа), а також підстава та додаток по документу.

Згідно з п. 2.3 Положення № 637 сума готівкового розрахунку одного підприємства (підприємця) з іншим підприємством (підприємцем) через їх каси, каси банків, інших фінансових установ, що надають послуги з переказу грошей, і підприємств поштового зв'язку не повинна перевищувати десяти тисяч гривень протягом одного дня за одним або кількома платіжними документами. Платежі понад установлену граничну сум здійснюються виключно в безготівковому порядку.

Кількість підприємств (підприємців), з якими провадяться розрахунки, протягом дня не обмежується. При оформленні видаткових касових ордерів не забувайте про це обмеження!

Клацнувши по кнопці «Друк», можна отримати друковану форму видаткового касового ордера за ф. № КО-2 з усіма заповненими реквізитами.

Облік грошових коштів у касах відокремлених підрозділів

Якщо в підприємства декілька відокремлених підрозділів, вони згідно з п. 4.2 Порядку № 637 можуть вести окремі касові книги. Нумерація прибуткових і видаткових документів має бути своєю для кожної каси. Реєструють рухи за всіма касами одним і тим самим документом «ПКО». Отже, використовувати його автоматичний нумератор для отримання номера «паперового» прибуткового ордера не можна. Нумерація документів ведеться окремо для кожної касової книги та банківського рахунка.

Журнал касових документів

У журналі «Касові документи» зберігається список усіх створених видаткових і прибуткових ордерів для всіх організацій, за якими ведеться облік в інформаційній базі. Крім того, створювати нові касові документи зручно саме з журналу касових документів, для цього достатньо просто натиснути кнопку «Додати» і в діалоговому вікні, що відкрилося, вибрати, який саме документ створюватиметься (рис.).

Кнопки «Дт/Кт» на панелі інструментів відображають проводки, сформовані до­кументом у бухгалтерському або податковому обліку. Безпосередньо з журналу мо­жна перейти до касової книги — для цього потрібно натиснути на кнопку «Касова книга» на панелі інструментів.

Касова книга

Звіт «Касова книга» (рис.) можна викликати через головне меню про­грами — «Каса». Дані цього звіту можна використовувати для заповнення різних регламентованих форм: касова книга, журнал реєстрації прибуткових касових ордерів, журнал реєстрації видаткових касових ордерів, Книга обліку прийнятих і виданих грошей. Усі звіти формуються автоматично, потрібно тільки задати період, за який бажаємо сформувати звіт, організацію та валюту.

Форми останнього аркуша в місяці та останнього аркуша в році дещо розрізняються: у нижній їх частині виводиться кількість аркушів за місяць/рік. Сформувати аркуші з таким написом дозволяє перемикач у верхній частині вікна.

Якщо каса формується не за день, а за період, звіт буде багатосторінковим. Звіт роздруковують у двох примірниках. Один примірник використовують для формування касової книги, інший — як звіт касира. Згідно з п. 4.4 Положення № 637 після роздрукування «Вкладного аркуша касової книги» та «Звіту касира» касир зобов'язанні перевірити правильність складання цих документів, підписати їх та передати «Звіт касира» разом з прибутковими та видатковими касовими документами під розпис у «Вкладному аркуші касової книги».