Питання 2. Вихідні документи

Вивчаючи питання про вихідні документи, необхідно звернути увагу що при визначенні змісту та форми кожного вихідного документа враховується його цільове призначення, сфера та особливості використання, періодичність отримання тощо. Дуже важливо встановити взаємозв’язки різних результатних показників, з’ясувавши, чи можна об’єднати їх в одну форму або параллельно складати дві або кілька однорідних форм. При цьому треба врахувати не лише технічні можливості засобів виводу інформації, а й особливості передбачених програмних засобів підготовки та виводу даних.

В умовах обробки ЕІ на ЕОМ усі вихідні документи формуються спочатку на машинних носіях, а потім відображаються у формі машино- або відеограм. У вихідних документах результатна інформація відбивається у двох режимах: регламентному і запитовому. При регламентному режимі машинограми видаються за планом згідно з раніше встановленими термінами. Наприклад, розрахунково-платіжна відомість щодо заробітної плати складається щомісячно і видається користувачеві з додержанням чітко встановлених дат.

Запитовий режим забезпечує видачу результатної інформації в будь-який час, коли постає в ній потреба. Наприклад, запит про кількість працівників підприємства в розрізі категорій персоналу станом на поточну дату тощо.

Питання для самоперевірки

1. Як класифікуються первинні документи?

2. Розкрийте поняття уніфікована система первинної документації.

3. Який склад первинної документації?

4. Які вимоги до первинної документації?

5. Охарактеризуйте вихідні документи.

Тема 4. Організація машинної інформаційної бази

План

1. Структурний елемент АБД обліку: база даних.

2. Структурний елемент АБД обліку: система управління базами даних.

Література: 7, ст. 66-74; 11, ст. 65-109.

12

МЕТОДИЧНІ РЕКОМЕНДАЦІЇ

Питання 1. Структурний елемент АБД обліку: база даних

Вивчаючи питання про структурний елемент АБД обліку: базу даних, необхідно звернути увагу на те, що внутрішньомашинна інформаційна база - це частина інформа­ційної бази інформаційної системи, що являє собою сукупність інформаційних файлів, які зберігаються в пам'яті ЕОМ та на маг­нітних носіях.

Внутрішньомашинна інформаційна база складається з інфо­рмаційних файлів, які можуть бути організовані у вигляді окремих незалежних локальних інформаційних файлів чи у вигляді бази даних, тобто інтегрованої сукупності пов'язаних між собою файлів, якими керує система управління базами даних (СУБД).

Файл - це ідентифікована сукупність логічно пов'язаних між собою даних, які містяться поза програмою у зовнішній пам'яті і доступні програмі за допомогою спеціальних операцій.

Є декілька підходів до організації внутрішньомашинного ін­формаційного забезпечення:

- пакетні системи обробки інформації (файлові);

- автоматизовані банки даних.

У пакетних системах обробки інформації дані організовуються у вигляді не пов'язаних між собою локальних інформаційних файлів, які мають лінійну структуру і проектуються окремо для кожної задачі. Вони відрізняються простотою організації, але мають ряд недоліків:

- надлишковість даних;

- неузгодженість даних;

- залежність структур даних і прикладних програм.

Автоматизований банк даних - це система інформаційних, математичних, програмних, мовних, організаційних і технічних засобів, які необхідні для інтегрованого нагромадження, збері­гання, ведення, актуалізації, пошуку і видачі даних.

Автоматизований банк даних складається із бази даних і сис­теми управління базою даних. Система управління базою даних - це інтерфейс між користувачами і базою даних.

Усі дані, які зберігаються в базі даних, поділяються на фонд даних і архів даних.

Фонд даних - це активні дані, з якими постійно працюють прикладні програми, які зберігаються на жорсткому диску і пере­бувають безпосередньо під управлінням системи управління ба­зою даних.

Архіви - це копії файлів бази, даних, які зберігаються на маг­нітних стрічках, компакт-дисках, гнучких магнітних дисках. В архівах зберігаються неактивні дані, що вже відпрацювали, але які необхідно зберігати згідно із законодавчими та нормативними актами досить тривалий час. В архівах також можуть зберігатись страхові копії файлів БД, які використовуються для відновлення БД на випадок її зруйнування через різні збої.

13

База даних складається з даних та їх опису (метаданих). Метадані дають змогу реалізувати незалежність даних від прикладних програм. Метадані зберігаються у словнику даних (депозитарії) - базі даних про дані як особливий вид ресурсу.

Питання 2. Структурний елемент АБД обліку: система управління базами даних

Вивчаючи питання про структурний елемент АБД обліку: систему управління базами даних, необхідно звернути увагу на те, що система управління базою даних – це комплекс програмних і мовних засобів загального та спеціального призначення, необхід­них для створення бази даних, підтримки її в актуальному стані, маніпулювання даними і організації доступу до них різних корис­тувачів чи прикладних програм в умовах чинної технології обробки даних.

Крім бази даних і системи управління базою даних, до складу автоматизованого банку даних входять мовні, технічні та організаційні засоби.