Питання для самоперевірки

1. Дайте визначення поняття «інформація».

2. Дайте визначення поняття «економічна інформація».

3. Як класифікується економічна інформація?

4. Назвіть основні методи класифікації.

Тема 3. Організація позамашинної інформаційної бази

План

1. Уніфікована система первинної документації, поняття, склад та вимоги.

2. Вихідні документи.

Література: 11, ст. 53-64.

МЕТОДИЧНІ РЕКОМЕНДАЦІЇ

Питання 1. Уніфікована система первинної документації, поняття, склад та вимоги

В умовах функціонування 1С первинні документи залишаються основними носіями вхідних (первинних) даних і засобом оформлення виконуваних підприємствами або установами господарських операцій. Незважаючи на сучасні тенденції до використання «безпаперової» інформаційної технології, документ досі є найпоширенішим носієм інформації.

За будовою форми первинні документи є анкетні, лінійні, табличні (табельні), комбіновані.

10

Крім вищенаведеної ознаки, первинні документи класифікуються ще і за іншими ознаками:

- характером відтворюваних господарських операцій – матеріальні, грошові, товарні тощо;

- призначенням – розпорядчі, організаційні, технічні тощо;

- способом охоплення господарських операцій – одноразові, одиничні, накопичувальні, зведені тощо;

- характером заповнення – однорядкові і багаторядкові, однобічні і двобічні;

- кількістю виписуваних примірників – однопримірникові, двопримірникові тощо;

- типізацією – типові і індивідуальні;

- місцем формування – зовнішні та внутрішні.

Документи, які відтворюють процеси функціонування структурних підрозділів об’єктів управління, різні за своїм призначенням і поділяються на кошторисні, конструкторсько-технологічні, планові, нормативні, облікові, оперативні тощо.

Незважаючи на велику кількість різноманітних уніфікованих форм первинних документів, для конкретних інформаційних систем обробки даних розробляються унікальні (власні) форми внутрішньої документації, які задовольняють певні специфічні умови користувачів. Такі форми проектуються згідно з вимогами стандартів.

Кожен документ поділяється на шість зон. Перші чотири зони становлять заголовкову частину документа. У першій зоні вказується назва підприємства, структурного підрозділу або назва організації та її адреса; зона 2 – індекс форми документа і гриф її затвердження; зона 3 – назва і значення реквізитів-ознак, постійних на документ; зона 4 – назва документа і його номер; п’ята зона – змістовна – містить назви рядків, стовпців і значення реквізитів. Шоста зона – юридична – підписи відповідальних осіб, печатка.

Форми первинних документів повинні бути максимально пристосовані для машинної обробки інформації і зручні для сприйняття людиною.

Важливою вимогою є також мінімізації реквізитів документа за рахунок виключення з нього нормативних, розцінкових, довідкових, а також похідних даних, що суттєво спрощує форми документів, значно полегшує їх заповнення і подальшу обробку, підвищує достовірність інформації, знижає затрати часу на підготовку масивів і їх контроль.

Реквізити, які переносяться на машинний носій, повинні бути по можливості сконцентровані в одній частині документа і обведені потовщеною лінією.

Проектування первинних документів доцільно виконувати в такій послідовності:

- визначити зміст первинного документа, тобто склад реквізитів, які включені в документ;

- розмістити реквізити в певній послідовності і взаємозв’язку;

11

- розробити ескіз форми первинного документа (ескіз розробляється в натуральну величину);

- уніфікувати форми первинних документів;

- узгодити форму первинного документа із змістом машинного носія інформації;

- уточнити форму первинного документа;

- виготовити зразок документа для замовлення в друкарню.