Глава 2

ОБЕСПЕЧИВАЮЩИЕ ПОДСИСТЕМЫ СЛУЖБЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ

Техническое обеспечение сотрудников службы управления персона­лом не отличается принципиально от технического обеспечения работни­ков умственного труда. Оно, прежде всего, включает рационально устро­енное рабочее место, оборудованное: рабочей мебелью; телефоном, обла­дающим набором дополнительных функций (автоответчик, автодозвон, индикация и запоминание номера и др.); калькулятором; компьютером, обычно включенным в локальную компьютерную сеть, имеющим средства связи (электронная почта), печати, сканирования и увеличенный объем памяти (для создания баз данных); канцелярскими принадлежностями. Дополнительно в комплект оборудования рабочего местаоможет входить мобильный телефон или пейджер, аппаратура для звукозаписи, обычно диктофон, пишущая машинка, ксерокс и факс [111, 156, 177, 193].

Рабочая мебель сотрудника — письменный стол, шкафы, полки для книг и различных материалов, рабочее кресло — должна удовлетворять ряду требований. Набор мебели долже'н быть достаточно полным, а ее

Таблица 3.3

Оптимальная высота рабочей поверхности стола в зависимости от видов деятельности и роста человека

Виды деятельности	Высота поверхности стола при росте человека, см
	до 160	от 161 до 170	от 171 до 180	свыше 180
Чтение, письмо	70	72	75	78
Работа на ПЭВМ	65	66	68	70

размеры соответствовать характеру выполняемой работы. Поверхность стола должна быть достаточно большой, а емкостей шкафов, полок, ка­таложных блоков достаточной.

Большое значение имеет соответствие размеров мебели антропомет­рическим данным работника. Выпускаемая мебель рассчитана на людей среднего роста, поэтому лучше использовать регулируемую по высоте мебель для обеспечения правильной рабочей позы. Во внимание должны быть приняты: высота стола и высота сиденья, соотношение между ними, расстояние от глаз до рабочей поверхности и угол, под которым она рас­положена, высота шкафов и полок. Все эти размеры должны соответство­вать антропометрическим данным человека, чтобы работа не была уто­мительной, а производительность труда сохранялась высокой (табл. 3.3).

Рабочая поверхность письменного стола должна быть как можно

больше. Это всегда дает ощутимые удобства в работе. Дополнением к нему служит тумбочка, которая послужит местом для компьютера.

Будет лучше, если в нерабочем состоянии тумбочка задвигается под стол. Расширение размера рабочей площади стола возможно также за счет устройства различного рода приставок, ящиков, дополнительных полок для книг и других материалов, которые во время работы должны быть хорошо видны. Между сиденьем и нижним краем письменного стола обя­зательно должно быть свободное пространство не менее 17—19 см. С фи­зиологической точки зрения большое значение имеет величина угла, под которым расположена рабочая поверхность стола [116]. Удобнее двухтум-бовый стол с большой рабочей поверхностью, достаточно устойчивый и не очень светлый (светлая полированная поверхность, как и стекло, дает вредные для глаз отблески).

В составе рабочего места необходимы шкафы и полки, так как боль­шая часть материалов хранится в них, чтобы обеспечить рациональное расположение источников информации. Оптимальным вариантом явля­ется возможность конструировать полки и шкафы в соответствии с осо­бенностями рабочего места. Сборно-разборная мебель, состоящая из ти­повых элементов, позволяет собрать нужный вариант полки или шкафа. Шкаф и полка по своей высоте должны соответствовать размерам мате­риалов, которые будут в них храниться. Картотечные ящики целесообраз­но располагать один над другим.

Следует обратить внимание на высоту рабочего кресла, так как в одинаковой степени неудобно и вредно, когда сиденье слишком высокое или низкое. Если сиденье выше нормы, образуется застой крови в голе­ни и стопе. Именно поэтому, сидя на чрезмерно высоком стуле, человек старается подставить что-нибудь под -ноги. При недостаточной высоте сиденья в теле человека также нарушается кровообращение, поскольку ноги оказываются слишком согнутыми в коленях. Утомление в организ­ме наступает и за счет неравномерного распределения массы тела на площади сиденья.

Оптимальным вариантом обеспечения нормальной высоты рабоче­го кресла является применение приспособления, позволяющего изменять его высоту в зависимости от роста человека (табл. 3.4). Имеются конструк-

Таблица 3.4

Оптимальная высота		сидения	В	зависимости		от роста	человека
Рост человека		До 160		161 -170		171 -180	Свыше 180
Высота сидения, см		43		45		47	49

Ции кресел, позволяющие регулировать конфигурацию спинки, чтобы она соответствовала очертаниям поясничного изгиба позвоночника. Хо­рошо, когда рабочее кресло имеет подлокотники, которые также снижа­ют физическое напряжение. Желательно, чтобы и они были подвижны-

ми и могли регулироваться по высоте и углу поворота. Очень удобно по­воротное и подвижное кресло. Оно одновременно и сберегает силы, и экономит время.

С точки зрения рациональной организации рабочее место должно удовлетворять требованиям досягаемости, обозримости и изолированно­сти. Досягаемость предполагает такую планировку рабочего места, когда технические средства и рабочие материалы доступны без лишних движе­ний, приводящих к утомлению и дополнительным затратам времени. Существуют нормативные данные, определяющие размеры зон оптималь­ной досягаемости, в крторых работа наименее утомительна, и максималь­ных рабочих зон, ограниченных вытянутыми руками. Зоны эти распола­гаются в горизонтальной и вертикальной плоскостях и зависят от роста человека. Выполнить требование досягаемости всех материалов на рабо­чем месте можно за счет рационального взаимного расположения отдель­ных предметов мебели. Еще большие возможности расширения рабочей зоны связаны с использованием поворотного подвижного рабочего крес­ла.

Обозримость — это требование организовать свое рабочее место так, чтобы все без исключения материалы'в любой момент были видны. Хо­рошая обозримость в сочетании с постоянством мест хранения матери­алов должна уменьшить потери времени на их поиск. Для обеспечения обозримости следует добиться, чтобы каждый используемый в работе материал хранился отдельно. Дела, папки, конверты, хранящиеся на полках, нужно отделить друг от друга небольшими перегородками. Выд­вижные ящики стола также могут быть разделены на секции.

Улучшить обозримость рабочих материалов можно также за счет уве­личения рабочей поверхности стола, емкости шкафов и полок. Сами материалы, используемые в работе, не должны быть «безликими». Пап­ки, коробки, конверты и т.п. можно соответствующим образом обозна­чить (надписями, цифрами, символами) и раскрасить. Стремлению сде­лать обозримой информацию помогают специальные приспособления — держатели (пружинные, клеевые или магнитные), с помощью которых можно быстро прикреплять нужные бумаги. Удобно и обладает большой информационной емкостью приспособление, известное под названием «плоская картотека». Карточки в ней располагаются одна над другой ус­тупом на подвижных планшетах. На нижнем крае каждого из таких план­шетов указывается, какая информация на нем находится.

Изолированность рабочего места помогает сделать работу продуктив­ной. Ликвидируется нервное напряжение, возникающее при необходимо­сти работать на виду. Это не означает, что каждый работник должен иметь свой кабинет, ему должно «принадлежать» некоторое выделенное про­странство рабочего помещения, достаточное для выполнения его рабо­ты. Задача достижения определенной изолированности может быть решена самым несложным путем — за счет продуманной расстановки мебели. Письменные столы можно расположить таким образом, чтобы работаю­щие люди не оказались под непрерывным наблюдением друг у друга.

Рис. 3.1. Процесс сбора маркетинговой информации

Шкафы и полки помогают создать действительно изолированные рабо­чие места. Затруднение в таких случаях может возникать с проблемой освещения, которая устраняется искусственным освещением.

Возможно использование разного рода перегородок, ширм, занаве­сей (постоянных или убирающихся). Высота их может быть не более 1,1 — 1,2 м. Ширмы и перегородки — это еще и способ борьбы с шумом. В тех случаях, когда письменные столы все-таки приходится ставить рядом или один против другого, их тоже рекомендуется отделить друг от друга не­большими перегородками, которые можно также использовать для креп­ления книжных полок.

Компьютер, входя'щий с состав оборудования рабочего места, может быть разделен на отдельные блоки, из которых клавиатура и принтер должны быть легко доступны, а монитор — хорошо обозрим. Должен быть легко доступен телефон и другие технические средства, которыми работ­ник часто пользуется.

Информационное обеспечение — это возможность своевременно по­лучать необходимую информацию и правильно организовать работу с источниками информации.

Умение быстро находить информацию является одним из важных условий продуктивности и качества работы специалиста. С увеличением числа изданий и развитием компьютерных сетей усложняется система поиска информации. Умение ориентироваться в ней становится обяза­тельным для любого работника. При отсутствии навыков и соответству­ющей организации работ собранная им информация не будет достаточ­но полной, окажутся неиспользованными многие источники, а сам по­иск займет непомерно много времени [9, 32, 61, 87].

Понятие подготовленности в вопросах информационного поиска складывается из следующих основных элементов: четкого представления об общей системе информации и о тех возможностях, которые дает ис­пользование информационных органов в своей области; знания всех ис­точников информации по своей специальности; умения выбрать наибо­лее рациональную схему поиска информации; владения навыками ис­пользования вспомогательных матсришюв.

Для большинства предприятий характерно отсутствие организован­ного сбора, хранения и переработки информации, прежде всего марке­тинговой. На рис. 3.1 показана схема, иллюстрирующая потери информа­ции. Коэффициенты Kll... K83 характеризуют различные варианты ис­пользования информации. Они определяются методом опроса персонала, который в силу своего должностного положения работает с соответству­ющей внешней и (или) внутренней информацией. Схема наглядно демон­стрирует насколько вероятна потеря информации, которая может быть использована на конечном этапе.

На каждом этапе решения об использовании информации или источ­ника принимают люди, которые могут не знать об источнике информа­ции или имеют неправильные суждения о качестве и полезности инфор­мации. Поэтому каждой организации нужны формальные правила отбо-

ра и хранения информации, информационные базы (банки) данных. Целесообразно создавать и поддерживать неформальные установки, по-бужтшюшис к поиску и уважительному отношению к информации (осо­бенно внешней), которая в данный момент кажется несущественной и ненужной [9].

Условно можно оценить использование маркетинговой информации коэффициентом полноты использования информации от одного источ­ника как произведение:

8

К82 =П Ю2. i—1

Наилучшие условия хранения, переработки и использования ин­формации можно создать, применяя автоматизированные системы, что не отвергает необходимости использовать любые другие формы работы с информацией.

Начало процесса связано с созданием представления (четкого или размытого) о том, какая информация вам необходима (что вы будете искать). Приступая к поиску информации, следует прежде всего представ­лять, где ее можно найти и какие возможности в этом отношении пред­лагают организации, созданные для этой цели — библиотеки, органы научно-технической информации, торговая и компьютерная сеть и т.д.

Специалист должен знать, что библиотеки выполняют справочно-жблиографическое обслуживание своих читателей, каждая библиотека имеет специальный отдел (бюро), в котором в дополнение к системе каталогов и картотек собраны все имеющиеся в наличии русские и ино­странные справочные издания: энциклопедии, справочники, издания текущей и ретроспективной, общей и .специальной (отраслевой) библио­графии, реферативные журналы. Весь этот справочный аппарат может быть использован при подборе нужной информации по определенной теме. Не обязательно тратить время на тематический поиск литературы. Следует поставить эту задачу перед специалистами библиографического отдела или заказать поиск по Internet или МБА. Это особенно важно по­тому, что научно-техническая и специальная литература издается огра­ниченными тиражами.

Межбиблиотечный абонемент (МБА) представляет собой террито­риально-отраслевую систему взаимного использования фондов всех на­учных и специальных библиотек страны. Зная о существовании источника Информации, но не найдя его в библиотеке, специалист имеет возмож­ность заказать ее по МБА.

Многие издания, в том числе периодические, имеют компьютерные варианты, распространяемые по электронной почте.

Библиотеки расширяют возможности поиска информации, используя такие формы обслуживания, как тематические книжные выставки, обзо­ры новинок, рекомендательные списки. В современных условиях научно-технические и специальные библиотеки способоны удовлетворить большую часть потребности в источниках информации. Кроме этого существует воз-

можность использования сети обшегосударственных и отраслевых инфор­мационных институтов, втом числе государственной системы научно-тех­нической информации (ГСНТИ), включающей сеть специальных учреж­дений, предназначенных для сбора, обобщения и распространения науч­но-технической информации. Организация может стать пользователем гло­бальной компьютерной сети и черпать из нее информацию.

Источниками первичной информации могут служить: реферативные журналы, содержащие преимущественно рефераты (иногда аннотации и библиографические описания) источников; бюллетени сигнальной ин­формации, включающие в себя библиографические описания литерату­ры, выходящей по определенной отрасли знаний и являющиеся по суще­ству библиографическими указателями; экспресс-информация — инфор­мационные издания, содержащие расширенные рефераты статей и дру­гих публикаций и позволяющие не обращаться к первоисточнику; анали­тические обзоры — информационные издания, дающие°представление о состоянии и тенденциях развития определенной области {раздела, про­блемы); реферативные обзоры, преследующие ту же цель, что и анали­тические обзоры, и в то же время носящие более описательный харак­тер; печатные библиографические карточки, т.е. полное библиографичес­кое описание источника информации; аннотированные печатные биб­лиографические карточки; рефераты на картах; фактографическая инфор­мация на картах; копии оглавлений текущих иностранных журналов, по­зволяющие составить представление о содержании номера; библиографи­ческие указатели. Просмотрев информационные материалы, специалист может заказать ксеро-, фото- и микрофотокопии заинтересовавших его публикаций. Поиск книг в книготорговой сети можно облегчить путем оформления тематических заказов. Помимо поиска вышедшей литерату­ры, специалист должен следить за тем, что планируется издать по инте­ресующему его направлению в будущем, используя для этого аннотиро­ванные тематические планы издательств, которые можно найти или за­казать в специализированных книжных магазинах. Каталоги, картотеки и систематические указатели —формы представления внешней и внутрен­ней информации о персонале и ее источниках.

Часть информационной системы — делопроизводство— организация работы с документами, обращающимися в системе управления персона­лом, процесс обработки и движения документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или передачи. Этот процесс включает: своевременную обработку поступающей и передаваемой доку­ментации; доведение документации до соответствующих работников орга­низации, в том числе системы управления персоналом, для исполнения; печатание документов; регистрация, учет и хранение документов; форми­рование дел в соответствии с номенклатурой, утвержденной для данной организации; копирование и размножение документов; контроль за ис­полнением документов; передача документации по вертикальным и го­ризонтальным связям и др.

Делопроизводство может осуществляться централизованно в одном

подразделении (канцелярии, общем отделе, секретариате) или де­централизованно — по различным звеньям. На практике преобладает смешанная форма. В этом случае ответственность за делопроизводство в системе управления персоналом возлагается либо на секретаря, референ­та руководителя кадровой службы, либо назначается ответственное лицо из числа ее работников.

Делопроизводственные процессы обычно регламентируются, т.е. су­ществует определенный внутренний порядок делопроизводства, который базируется на государственных стандартах унифицированных систем до­кументации. Основными действующими государственными стандартами в области документов и делопроизводства являются:

ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и оп­ределения»; ГОСТ 6.38-90 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; ГОСТ 6.10.1-88 «Унифицированные системы документации. Основные положения» и др. Кроме этого, порядок рабо­ты с этими документами регламентирован отраслевыми и ведомственны­ми нормативно-методическими материалами.

В подсистеме управления персоналом, как и в системе управления всей организацией, внедрены и ведутся следующие унифицированные системы документации: плановая (плановые задания по кадровым воп­росам, заявки на молодых специалистов, наряды, плановые расчеты по численности, оплате труда и т.п.); первичная учетная (по учету труда и зарплаты); отчетно-статистическая (по численности, балансу рабочего времени, зарплате, производительности труда, высвобождению работни­ков и т.п.); социальная (по пенсиям, пособиям, льготам, социальному страхованию и т.п.); организационно-распорядительная (акты, письма, докладные записки, заявления, инструкции, анкеты, объяснительные записки, положения, постановления, правила, представления, приказы, протоколы, распоряжения, решения, устав и т.п.).

Каждое подразделение службы управления персоналом разрабатыва­ет, оформляет, исполняет ту документацию, которая соответствует его функциональному назначению. Так, отдел кадров в обязательном порядке ведет следующие кадровые документы: личные дела работников органи­зации, включающие личный листок, анкету, автобиографию, копии документов об образовании, рекомендации и т.п.; личные карточки; тру­довые книжки, пенсионные дела и т.д.

В подразделениях управления персоналом составляются и исполня­ются документы в соответствии с вышеприведенной классификацией: проекты приказов по кадровым вопросам (о приеме на работу и уволь­нении, переводе, перемещении, о награждении и т.д.), план (отчет) по подготовке и повышению квалификации персонала, справки о состоя­нии трудовой дисциплины, данные по текучести кадров, график отпус­ков, предложения по формированию резерва кадров на выдвижение, план по численности работников с распределением по подразделениям и категориям, штатное расписание, табели учета рабочего времени работ-Ников, заявки на требуемое количество специалистов и рабочих, трудо-

вые договоры (контракты), графики прохождения аттестации сотрудни­ков, направления на трудоустройство специалистов и рабочих и т.д.

В настоящее время информационное обеспечение предусматривает создание и использование автоматизированных информационных систем (САОИ), которые обеспечивают сбор и обработку информации с приме­нением экономико-математических методов в процессе решения задач управления персоналом.

Существуют системы с автоматизацией всех технологических процедур обработки данных и системы с частичной автоматизацией этих процедур.

Автоматизация процедур обработки информации включает-:

1) интеграцию информационной, вычислительной техники и связи;

2) применение на рабочих местах персональной вычислительной техники;

3) переход к обработке данных в реальном масштабе времени.

Обычно предварительная обработка информации происходит в фун­кциональных системах с последующей передачей результирующей инфор­мации на следующий уровень обработки. Это позволяет осуществить:

• объединение информации, благодаря чему база данных одной си­стемы становится доступной пользователям другой системы;

■ объединение функций, обеспечивающее возможность использова­ния специализированных функций, технических средств и программного обеспечения одной системы пользователями другой системы;

• объединение надежности, т.е. повышение работоспособности си­стемы в целом за счет перераспределения во времени функций накопле­ния и обработки информации.

Реализация в автоматизированном режиме задач службы управления персоналом в рамках функционирования САОИ обеспечивает:

■ высокий уровень автоматизации задач;

■ сокращение форм первичных документов, используемых для ре­гистрации оперативной информации, следовательно, и документооборота в целом;

- совмещение работы пользователя (специалиста) и оператора и соответственно высвобождение технических исполнителей;

• сочетание знаний, опыта пользователя с вычислительными воз­можностями ЭВМ и повышение на этой основе качества вырабатываемых управленческих решений;

• повышение достоверности и надежности выполняемых расчетных и логических процедур;

• снижение трудоемкости выполняемых расчетов в рамках технико-экономических задач САОИ;

• сокращение количества первичных документов, заполняемых вручную;

■ сокращение количества ошибок при вводе первичной информа­ции в ЭВМ, так как появляется возможность визуального и машинного контроля ввода;

■ совмещение процесса оформления первичных документов и ввод их в ЭВМ.

Задание

Разработайте информационный процесс для отдела кадров предприятия. Определите, какие задачи вы собираетесь решать, какая информация необходи­ма и какие источники должны быть использованы. Предложите порядок сбора и обработки информации, например, информации от высших учебных заведений, которая может быть получена в форме проспектов, писем, устных сообщений и т.п. Конкретизируйте процесс по исполнителям и срокам сбора, обработки и хранения. Опишите формы представления обобщенной, проанализированной информации, подготовленной для принятия управленческого решения.

Правовое обеспечение системы управления персоналом, как и в це­лом всей организацией, включает:

1) правовые документы, определяющие и регулирующие хозяйствен­ную деятельность организации:

• законы и государственные подзаконные акты;

• основные правовые документы, регламентирующие отношения собственности (владение, использование, управление, получение и рас­пределение выгод от владения и использования собственности), к кото­рым относятся учредительный договор, устав предприятия или положе­ние (если предприятие не является самостоятельным юридическим ли­цом);

• вспомогательные документы, регламентирующие внутреннюю де­ятельность персонала предприятия, включая приказы, инструкции, рег­ламенты, техническую (конструкторскую и технологическую) до­кументацию, нормативно-методическое обеспечение и т.п.;

2) правовое обеспечение, используемое для правового регулирова­ния трудовых отношений, защиты прав и законных интересов работни­ков, вытекающих из трудовых отношений, которое предусматривает, с одной стороны, соблюдение, исполнение и применение норм действую­щего законодательства и внутренних регламентирующих документов в области труда, трудовых отношений, с другой стороны, разработку и утверждение локальных нормативных и ненормативных актов организа­ционного, организационно-распорядительного, экономического харак­тера и подготовку предложений об изменении действующих или отмене устаревших и фактически утративших силу нормативных актов, изданных в организации по трудовым, кадровым вопросам.

Особую роль в правовом обеспечении управления персоналом играет организационно-правовая форма предприятия, которая отражается на многих аспектах управления (см. табл. 3.2). Осуществление правового обес­печения в организации возлагается на ее руководителя и других должно­стных лиц в пределах предоставленных им прав и полномочий. Головным подразделением в организации (предприятии) по ведению правовой ра­боты в области трудоотношений является юридический отдел.

Основными законодательными актами, регулирующими трудовые отношения, являются: Гражданский кодекс РФ; Кодекс законов о тру­де; Закон РФ «О коллективных договорах и соглашениях»; Закон РФ «О занятости населения в РФ»; Закон РФ «О порядке разрешения коллектив-

ных трудовых споров (конфликтов)»; Указ Президента РФ «О социальном партнерстве и разрешении трудовых споров (конфликтов)» и др. В систе­ме централизованного регулирования трудовых отношений используют­ся постановления правительства РФ и акты Минтруда РФ.

Сфера локального регулирования включает приказы руководителя организации по кадровым вопросам (по приему, увольнениям, перево­дам), положения о подразделениях, должностные инструкции, стандарты организации и др.

Задачи службы управления персоналом, в том числе юридического отдела:

• разработка проектов нормативных актов организации;

• правовая экспертиза нормативных актов, разработанных в систе­ме управления персоналом, на соответствие требованиям законодатель­ства, визирование и утверждение их;

• организация систематизированного учета и хранения законода­тельных и нормативных актов, поступающих в организацию и издаваемых ею;

• информирование подразделений и служб о действующем законо­дательстве о труде;

• разъяснение действующего трудового законодательства и порядка его применения.

В систему нормативных актов о труде входят соглашения генераль­ные, отраслевые (тарифные), специальные (региональные), коллектив­ные договоры и другие правовые акты, применяемые непосредственно в организациях. Правовые акты ненормативного характера — это распоря­жения и указания, которые могут издавать руководители службы управ­ления персоналом и всех ее подразделений.

Важной частью правового обеспечения управления персоналом яв­ляется норматив но-методическое обеспечение— совокупность документов организационного, организационно-методического, организационно-распорядительного, технического, нормативно-технического, технико-экономического и экономического характера, а также нормативно-спра­вочные материалы, устанавливающие нормы, правила, требования, ха­рактеристики, методы и другие данные, используемые при решении за­дач организации труда и управления персоналом и утвержденные в уста­новленном порядке соответствующим компетентным органом или руко­водством организации. Оно предусматривает разработку и применение методических документов, нормативов в системе управления персоналом.

Группировка нормативно-методических материалов, характеристи­ка их содержания, примеры норм, нормативов, документов и на­именования некоторых документов представлены в табл. 3.5.

Ответственность за обеспечение системы управления персоналом нор­мативно-методическими документами несут подразделения аппарата уп­равления: отдел стандартизации, отдел организации управления, юриди­ческий отдел, отдел труда и заработной платы, отдел кадров и др. Важными организационно-распорядительными документами являются Правила

Таблица 3.5 Нормативно-методические документы системы управления персоналом

Группы нормативно-методи ческих документов			Содержание документов			Примеры норм, нормативов и документов			Наименование документов
1			2			3			4
Нормативно-справочные документы			Включают нормы и нормативы, необходимые при решении задач организации и планирования труда в сфере . материл ьн ого производства и управления			Первичные опера­ционные нормы вре­мени и расценки; нормы времени на выполнение управ­ленческих процедур			Маршрутно-технопоги- ческая карта Операционно-техноло-гическая карта Технологическая карта управленческих процедур Оперограмма
						Производственные нормы и нормативы, полученные на основе первичных (сводные нормы тру­довых затрат на изго­товление продукции)			Программа выпуска деталей Сменно-суточные задания
						Нормы, установлен­ные вышестоящими организациями или в централизованном порядке (нормы на­логообложения фон­да оплаты труда; размер подоходного налога с физических лиц)			Инструкция госу­дарственной нало­говой службы РФ по применению закона РФ "О подоходном налоге с физических лиц"
•					Законодательные акты по вопросам труда и кадров			Гражданский кодекс РФ Кодекс законов о труде Закон "О занятости населения РФ"
i		Регламентируют			Указы Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ по вопросам труда, оплаты труда, охраны труда, занятости и т. п.			Указ Президента РФ "О привлечении и использовании в РФ иностранной рабочей силы" Постановление Правительства РФ "0 мерах по социальной защите инвалидов"
Документы организационного, организационно-рас­порядительного и организационно -ме­тодического харак­тера		задачи, функции, права, обязанности подразделений и отдельных работников системы . управления персоналом; содержат методы и правила выполнения работ по управлению персоналом			Руководящие документы (поло­жения, инструкции, методические указания, правила)и другие документы Минтруда и других государственных органов			Постановление Минтруда РФ "Об утверждении тариф­но-квалификационных характеристик по об­щеотраслевым долж­ностям служащих" Общеотраслевые методические указа­ния "Нормативный метод планирования численности служа­щих предприятий и организаций отрас­лей материального производства"
					Приказы, положения, инструкции, методи­ческие указания, правила и другие до­кументы министерст­ва, госкомитета, ве­домства, если им подчиняется органи­зация			Инструкиця министерства машиностроения об улучшении условий труда работников, занятых на тяжелых и вредных работах
				Приказы, положения, правила и другие до­кументы, издавае­мые руководителем организации или со-ответствующими подразделениями по вопросам труда, чис­ленности, оплаты тру­да И Т-П.			Правила внутреннего трудового распорядка Коллективный дого­вор Положение о подраз­делении Должностная инст­рукция Штатное расписание
Документы технического, технико-экономи­ческого и экономического характера	Содержат правила, нормы, требования, регламентирую­щие стандарты всех категорий и видов			Нормы планировки помещения и ра­бочих мест Стандартные каче­ства, ТУ на продук­цию Часовая тарифная ставка Коэффициенты от­числений в фонд со­циального страхо­вания, медицинского страхования Коэффициент до­платы за сверхуроч­ные работы Нормативы органи­зации руководителей инженерных подраз­делений			Временные санитар­ные нормы и правила работников ВЦ Бизнес-план Смета затрат на про­изводство Отчет о численности работников органи­зации Система стандартов по технике безопас­ности Типовые нормы вре­мени на разработку конструкторской до­кументации Рекомендации Меж­дународной органи­зации труда о про­должительности ра­бочего времени и пе­риодах отдыха на до­рожном транспорте

внутреннего трудового распорядка, которые включают следующие разде­лы: обшие положения, порядок приема и увольнения рабочих и служащих, основные обязанности рабочих и служащих; основные обязанности адми­нистрации; рабочее время и его использование; поощрения за успехи п работе; ответственность за нарушения трудовой дисциплины.

Важнейшим организационным документом является Коллективный договор, разрабатываемый при непосредственном участии подразделений службы управления персоналом (отдела кадров, отдела организаций труда и зарплаты, юридического отдела) и профсоюзной организации. Коллек­тивный договор — это соглашение, заключаемое трудовым коллективом с администрацией по-урегулированию их взаимоотношений в процессе производственно-хозяйственной деятельности на календарный год (см. Ч. II, гл. 7).

К документам организационно-методического и методического ха­рактера относятся те, которые регламентируют выполно*1ие функций по управлению персоналом. Сюда входят: Положение по формированию кадрового резерва в организации; Положение по организации адаптации работников; Рекомендации по организации подбора и отбора персонала; Положение по урегулированию взаимоотношений в коллективе; Положе­ние по оплате и стимулированию труда; Инструкция по соблюдению правил техники безопасности; Положение о подразделении; Должност­ная инструкция и др. Разработку этих документов осуществляют работни­ки соответствующих звеньев системы управления персоналом.

Положение о подразделении (отделе, бюро, группе и т.п.) — до­кумент, регламентирующий деятельность какого-либо структурного под­разделения кадровой службы, его задачи, функции, права, ответствен­ность. Типовая структура положения включает следующие разделы:

1. Общие положения (кому подчиняется данное подразделение, сте­пень его самостоятельности, какими нормативно-правовыми документа­ми оно руководствуется в своей деятельности, и т.п.).

2. Задачи подразделения.

3. Оргструктура подразделений (схема с указанием линейно-фун­кциональной, методической и иной подчиненности отдельных звеньев и работников подразделения).

4. Функции подразделения.

5. Взаимоотношения подразделения с другими звеньями организации с указанием информации, документации, получаемой и передаваемой данным подразделением (от кого и кому, сроки и периодичность).

6. Права подразделения (в пределах возложенных на него функций).

7. Ответственность подразделения (в рамках приданных ему пол­номочий за некачественное, несвоевременное их выполнение).

Типовые положения о подразделениях, в том числе и по кадровой службе, содержатся в специальной литературе, но требуются их адапта­ция, уточнение применительно к каждой конкретной организации и подразделению.

Задание

Составьте Положение об отделе кадров, которое соответствовало бы вашей концепции управления персоналом.

Должностная инструкция — документ, регламентирующий деятель­ность в рамках каждой управленческой должности и содержащий требо­вания к работнику, занимающему эту должность. Она может быть состав­лена на основе типовых требований к должности, содержащихся в Ква­лификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и служащих, но с учетом изменяющихся социально-экономических ус­ловий.

Чтобы составить качественную должностную инструкцию, необходи­мо выполнить анализ и описания должности. Анализ должности — это определение наиболее существенных характеристик работы с помощью упорядочения и оценки информации, связанной с работником или ра­ботой. Описание должности — это фиксация данных о содержании работы на данной должности. Оно включает следующие типовые разделы: наиме­нование должности; кому подчиняется работник; за кого непосредственно отвечает работник; общая цель работы; основные направления деятель­ности и задачи (их число ограничивается 6—7 основными задачами, ко­торые характеризуют ключевые аспекты работы и отражают действия работника с помощью глаголов: отвечает, проверяет, составляет и т.д. Если возможно, задачи следует определять в конкретных параметрах, таких, как стоимость, выходной результат, время, скорость, расходы и т.п.); условия работы и рабочая среда: температура, освещенность, вред­ные воздействия и т.п.; рабочие взаимоотношения, т.е. наиболее значи­тельные контакты данной должности с другими как внутри организации, так и вне ее; показатели ответственhoqth (за подчиненных, результаты работы и т.д.).

Личностная спецификация — набор требований, которые данная должность предъявляет к работнику. Можно выделить три категории ка­честв:

1. Основные требуемые качества, без которых работа не может осу­ществляться на удовлетворительном уровне.

2. Желаемые качества: преимущество должно отдаваться кандидатам, обладающим ими, при условии наличия у них других главных качеств.

3. Противопоказания: качества, автоматически исключающие кан­дидатов, хотя и подходящих по другим параметрам.

Задание

Составьте должностную инструкцию начальника отдела кадров, сбалансиро­вав его основные функции, права и ответственность, определив порядок выпол­нения и взаимосвязи отдельных кадровых процедур и операций, избегая дубли­рования по отдельным функциям управления, обеспечивая упорядоченность ин­формационных потоков в организации.