Архивы муниципальные

ГЛАВА 2. ОРГАНИЗАЦИОННО – МЕТОДИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ОРГАНИЗАЦИИ КОМПЛЕКТОВАНИЯ МУНИЦИПАЛЬНЫХ АРХИВОВ.

2.1 Понятие, принципы и критерии определения организаций – источников комплектования муниципальных архивов

Архив (лат. archivum – от греч. άρχεϊον – «присутственное место») – это:

1. «учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учёт и использование архивных документов»¹;

2. собрание письменных памятников (рукописей, писем и т. п.), относящихся к деятельности какого-нибудь учреждения или лица².

Муниципальные архивы – это структурные подразделения органов местного самоуправления муниципального района городского округа или муниципальные учреждения, создаваемые этими органами, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов АФ РФ, а также других архивных документов.

В соответствии с положениями Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» Архивный фонд Российской Федерации постоянно дополняется документами, образующимися в процессе деятельности организаций разных областей деятельности и форм собственности.³

Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, в ходе деятельности которых формируются документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы, подлежащие приему на хранение в государственные и муниципальные архивы, выступают источниками комплектования государственных, муниципальных архивов архивными документами.

Сложившаяся в настоящее время система организаций-источников комплектования государственных, муниципальных архивов зафиксирована в списках организаций-источников комплектования государственных, муниципальных архивов.

Правовой базой определения организаций-источников комплектования государственных, муниципальных архивов считаются законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, законы и иные нормативные правовые акты субъектов Российской Федерации, муниципальные правовые акты об архивном деле, а также нормативные акты, обуславливающие порядок управления, функционирование, цели и задачи организаций, процедуру документирования их деятельности.

Цель методологии ― улучшить систему определения организаций  источников комплектования государственных, муниципальных архивов, сочетающую теоретические, методические, организационные аспекты.

Комплектование архива ― это сбор документов у организаций или физических лиц, в деятельности которых образуются эти важные документы подлежащие передаче в государственные архивы.

Определение организаций-источников комплектования муниципальных архивов осуществляется на базе общенаучных принципов историзма, системности и целостности.

Государственные органы, органы местного самоуправления причислены к числу источников комплектования государственных, муниципальных архивов, так как они реализовывают практически все функции руководства, организации, контроля в установленной сфере деятельности. В их фондах сосредоточена вся информация (документы) других организаций.

Комплектование муниципального архива происходит по данной схеме (Рис. 2.1)

Рис.2.1 Комплектование муниципального архива

Организации, функционирующие на территории Российской Федерации различаются:

• согласно роду деятельности (предприятия, учреждения, общественные объединения граждан);

• по подчиненности (федеральные, субъектов Российской Федерации, муниципальные);

• по видам собственностей и полномочий по распоряжению имуществом (государственные, муниципальные, частные);

• согласно цели деятельности, организационно-правовой формы:

1. коммерческие (хозяйственные товарищества и общества, кооперативы, государственные и муниципальные унитарные предприятия);

2. некоммерческие (потребительские кооперативы, общественные или религиозные организации, благотворительные или иные фонды, партнерства, учреждения, различные ассоциации и союзы).

Организации могут быть причислены к числу источников комплектования государственных, муниципальных архивов.

Организации, образующие в течении деятельности наиболее значимые комплексы документов, отображающие основные (профильные) функции в ведомстве или являющиеся ведущими (головными) в конкретной сфере деятельности (отрасли), информация которых повторяется в других организациях в наименьшем объёме, относятся к числу источников комплектования государственных, муниципальных архивов.

При определении организаций-источников комплектования государственных, муниципальных архивов рекомендовано принимать во внимание следующее:

• особую роль организации (масштаб деятельности и работы; участие в международных, государственных, региональных программах; экстремальные условия работы; заслуги – награды, премии, общественное признание; стабильность существования и др., а также историческую преемственность приема ее документов в архив);

• позицию организации среди других организаций в области комплектования государственного, муниципального архива, в том числе, градообразующие организации и наиболее характерные для данной территории организации.

При отнесении негосударственных организаций к числу источников комплектования государственных, муниципальных архивов, наравне с отмеченным ранее, берется во внимание: преемственная связь профиля деятельности государственной организации-предшественника (при ее наличии), многопрофильность деятельности, состав учредителей, считается ли она объединением организаций (корпорации, ассоциации и др.), постановка работы с документами, использование в организации точного порядка снятия грифа «коммерческой тайны».

«При отнесении общественных объединений к числу источников комплектования государственных, муниципальных архивов принимается во внимание: известность среди населения, количество членов, полнота документирования деятельности...»⁴.

Организации-источники комплектования государственных, муниципальных архивов подразделяются на две категории:

1. организации-источники комплектования полного приема;

2. организации-источники комплектования выборочного приема документов (повидового или группового).

Под формой приема документов подразумевается состав документов, поступающих в архив от организаций-источников комплектования. Организации-источники комплектования полного приема передают на хранение в государственные, муниципальные архивы после проведения экспертизы ценности целую совокупность собранных документов постоянного срока хранения. Организации-источники комплектования группового выборочного приема передают на хранение в государственные, муниципальные архивы полный комплекс документов постоянного срока хранения от отдельных организаций из всей их группы. Организации-источники комплектования повидового выборочного приема передают на хранение в государственные, муниципальные архивы только отдельные типы документов постоянного срока хранения.

Объем выборочной совокупности (организаций или документов) формируется каждым архивом с учетом: количества и однородности учреждений определенного типа; ценности и однородности установленных видов документов.

На сегодняшний день в МКУ «Эвенкийский архив» ─ 73 (семьдесят три) источника комплектования. В том числе по видам собственности: государственных-18, а муниципальных-55.

2.2 Рассмотрение и утверждение списков муниципальных архивов: общая характеристика и правовое регулирование

В ходе анализа проекта списка на ЭПК (ЦЭПК  Центральная экспертно-проверочная комиссия (Росархив)) подробному рассмотрению подвергается целый состав организаций, как тех, что внесены в него прежде, так и порекомендованных впервые. При этом, могут появиться предложения: об изменении способа приема документов организации; переносе организации в другой пункт или подпункт списка; уточнении данных, приводимых в графе «примечание»; исключении организации из этого перечня.

Закрепление списков организаций-источников комплектования государственных, муниципальных архивов исполняется в установленном порядке соответственно руководителем федерального архива, руководителем государственного архива субъекта Российской Федерации, руководителем органа местного самоуправления, руководителем муниципального архива.

Решение о введении организации в перечень организаций-источников комплектования государственного, муниципального архива доводится до сведения руководителя данной организации письменно с приложением выписки из протокола ЭПК (ЦЭПК).

Изменения в перечень организаций-источников комплектования государственного, муниципального архива вносятся экспертным заключением или справкой. В этом заключении или справке должно указываться на основании, каких законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальных правовых актов проводились те или иные изменения и прилагаемых в случае необходимости других документов (копий устава, положений, приказов, постановлений, решений, определений арбитражного суда и др.).

Новые организации вносятся в утвержденный список на основании экспертного заключения, справки, решения ЭПК (ЦЭПК), для негосударственных организаций, общественных объединений прилагается договор. Регулирование вопроса о внесении организации в список организаций-источников комплектования федерального архива проходит две стадии – ЭПК архива и ЦЭПК при Росархиве. Согласование введения организации в списки архивов субъектов Российской Федерации, муниципальных архивов – одна стадия – ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, также имеет место согласование с ЭМК (ЭК) государственного муниципального архива.

Организации исключаются из списков организаций-источников комплектования государственных, муниципальных архивов в случае:

• ликвидации организации;

• реорганизации (без передачи документов правопреемнику) на основе данных из реестра регистрации юридических лиц и при условии упорядочения и передачи документов в архив;

• для общественных объединений могут использоваться данные не только из реестра регистрации общественных организаций, но и из перечня ликвидированных общественных объединений, не прошедших регистрацию в соответствующих управлениях Министерства юстиции Российской Федерации по субъекту Российской Федерации;

• пересмотра ценности образуемых в организации документов посредством дополнительного изучения;

• передачи согласно акту приема-передачи документов государственной организации-предшественника, хранящихся у негосударственной организации;

• расторжения договора согласно инициативе организации (не желающей продолжать совместное сотрудничество с архивом), оформленного в виде письма или по инициативе архива, когда условия договора организацией не исполняются;

• передачи организации-источника комплектования другому архиву по акту приема-передачи.

В экспертном заключении или справке об исключении организации из списка должны указываться все основания исключения (даты, номера соответствующих документов), а также место нахождения документов постоянного срока хранения и по личному составу.

В случае расторжения договора с негосударственной организацией-источником комплектования государственного, муниципального архива в соответствии с законодательством Российской Федерации все те документы, которые принял архив, возврату и обмену не подлежат. Решение о передаче в архив упорядоченных документов, еще находящихся в организации, принимается по соглашению сторон или в судебном порядке.

Изменение способа приема документов организаций-источников комплектования государственного, муниципального архива возможно согласно итогам специального исследования их документов или подобных (аналогичных) организаций. Данные изменения принимаются в установленном порядке на основании соответствующего экспертного заключения или справки. В случае необходимости решение оговаривают с организацией и это находит отражение в дополнительных соглашениях к договорам с негосударственными учреждениями, общественными объединениями.

Отдельные изменения в списке организаций-источников комплектования государственного, муниципального архива разрабатываются по решению ЭПК (ЦЭПК) и после вносятся в список в рабочем порядке.

Изменения в перечень организаций-источников комплектования государственного, муниципального архива касательно переименования организации вносятся объяснительной запиской государственного, муниципального архива, направляемой в ЦЭПК, ЭПК уполномоченного органа субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела.

При реорганизации, ликвидации целого строя взаимосвязанных организаций, изменения могут быть внесены в перечень не отдельно по каждой из них, а списком таких организаций.

Ежегодно итоговая запись перечня организаций-источников комплектования государственного, муниципального архива переформировывается им по состоянию на 1 января последующего года.

По мере накопления изменений или по мере необходимости списки организаций-источников комплектования государственных, муниципальных архивов переутверждаются, но не реже чем один раза в 5 лет.

В связи с преобразованиями в экономической, социальной, общественной жизни регионов работа по контролю над организациями-источниками комплектования государственных, муниципальных архивов и необходимому уточнению списков обязана вестись регулярно и фиксироваться в текущих планах работы архивов.

Возможно формирование сводного списка организаций-источников комплектования государственных, муниципальных архивов субъекта Российской Федерации посредством объединения под одним титульным листом «списков архивов».

В списки организаций-источников комплектования государственных, муниципальных архивов ликвидируемые организации не должны включаться.

При обнаружении бесхозяйных документов, они начинают изучаться и те из них, которые будут отнесены к составу архивного фонда Российской Федерации, в установленном порядке (по решению суда) переходят в соответствующий архив.

Государственный, муниципальный архив ведет наблюдательное дело на каждую организацию-источник комплектования. В него рекомендуется включать следующие категории документов:

• документы, которые характеризуют организацию;

• документы, которые характеризуют постановку делопроизводства в организации.

Документы, которые характеризуют организацию:

• копии нормативно-распорядительных документов о формировании организации и ее создании, проводимых изменений ее наименования и подчиненности, реорганизации и ликвидации;

• справки о различных изменениях в структуре и виде собственности организации;

• выписки из протоколов заседаний ЭПК федерального архива, ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела о включении организации в список организаций-источников комплектования государственного, муниципального архива и об исключении из того списка;

• экспертные заключения или справки.

Документы, которые характеризуют работу архива организации, постановку делопроизводства в организации:

• карточка учета работы с организациями (находящаяся в картотеке);

• копии распорядительных документов руководителей организаций о назначении лица отвечающего за делопроизводство и архив, о создании и составе экспертной комиссии организации;

• положение об архиве;

• планы работы экспертной комиссии организации;

• положение об экспертной комиссии организации;

• переписка об изменении номенклатуры дел;

• распорядительный документ о введении инструкции по делопроизводству;

• акты. справки, предписания о результатах проверок делопроизводства и архива организации;

• акты организации об утрате документов постоянного срока хранения, документов по личному составу, акты о ненахождении документов, возможности поиска которых исчерпаны, документы о причинах утраты и мерах по розыску документов;

• переписка с организацией согласно задачам ведения делопроизводства и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации (докладные записки в адрес руководства и вышестоящей организации, протоколы совещаний при руководстве и др.).

В случае необходимости состав и структура документов наблюдательного дела может быть уточнена.

С целью контроля за качеством описей в наблюдательное дело могут быть вмещены заключения на годовые разделы описей, направляемые на рассмотрение ЭПК федерального архива, ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, и выписки из протоколов заседаний ЭПК с замечаниями к ним.

Наблюдательное дело создается в момент введения организации в список организаций-источников комплектования государственного, муниципального архива и ведется вплоть до исключения организации из него.

Перечень документов, помещенных в наблюдательные дела, время от времени дополняется соответствующим комплексом действующих нормативно-методических и других документов.

На обложке наблюдательного дела пишется название государственного, муниципального архива, полное и сокращенное наименование организации, номер и индекс организации согласно списку организаций-источников комплектования государственного, муниципального архива, номер архивного фонда.

В случае если такие реквизиты изменяются таких как номер, наименование организации, то обложка наблюдательного дела переоформляется.

При передаче организации-источника комплектования архива в другой архив передается и ее наблюдательное дело.

Если организацию исключают из числа источников комплектования муниципального архива, то ее наблюдательное дело подвергается полной обработке (экспертизе, переплету, нумерации), включают в опись и передают на постоянное хранение в муниципальный архив.

Региональный государственный контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в муниципальных органах исполняется на основании статьи 16 Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»⁵.

При исполнении регионального государственного контроля Департамент контроля руководствуется:

• Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях⁶;

• Федеральным законом от 26 декабря 2008 года № 294 – ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»⁷;

• постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июня 2010 года № 489 «Об утверждении правил подготовки органами государственного контроля (надзора) и муниципального контроля ежегодных планов проведения плановых проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»⁸;

• приказом Министерства экономического развития Российской Федерации от 30 апреля 2009 года № 141 «О реализации положений Федерального закона «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»⁹;

Нормативные требования в сфере архивного дела установлены:

• Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»¹⁰;

• приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»¹¹;

Значительные коррективы в организацию регионального государственного контроля за соблюдением законодательства, в сфере архивного дела в части контроля за муниципальными архивами вносит Федеральный закон от 21 декабря 2013 года № 370-ФЗ «О внесении изменений в ст. 77 Федерального закона «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»¹². Большинство муниципальных архивов области являются структурными подразделениями органов местного самоуправления. Данный закон определяет особые правила проведения проверочных мероприятий в отношении органов местного самоуправления.

Нормативно-правовую основу архива в современной России составляет комплекс законодательных, правовых и нормативных актов Российской Федерации, а также и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения управленческой документации, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления.

В законодательстве о делопроизводстве, исторически сформировалось, что различные нормы, правила, требования по делопроизводственному процессу управления стали развеянными по целому ряду законодательных и нормативных актов.

Главным правовым актом, определяющим государственную политику в сфере информационно-документационного обмена, является Конституция Российской Федерации. В Конституции записано: «Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом...»¹³. Это положение развито в важнейшем правовом акте  Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ ¹⁴.

Федеральный закон содержит серию основополагающих положений по документационному обеспечению управления. Закон установил порядок обязательного документирования информации и перевода ее в информационные ресурсы, сформулировал необходимую терминологию (информация, документированная информация и др.), предписал предприятия и организации всех форм собственности предоставлять соответствующую требуемую информацию органам государственной власти.

Гражданский кодекс РФ установил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. В ряде статей Гражданского Кодекса определены требования к содержанию устава и учредительного договора, на основании которого функционируют юридические лица. Кодексом РФ об административных нарушениях предусматриваются административные наказания за нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

Уголовный кодекс РФ установил уголовную ответственность за незаконные действия с документами и информацией.

Назовем также Указ Президента РФ:

• «Об утверждении Перечня сведений, отнесенных к государственной тайне» ¹⁵;

Постановления Правительства РФ:

• «О развитии единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации» ¹⁶ .

Остановимся ниже на нормативных актах, обладающих в настоящее время для организации делопроизводственного обеспечения управления первостепенным значением.

Ряд законодательных актов Российской Федерации – Закон «О Государственном гербе Российской Федерации»¹⁷, «О государственном языке Российской Федерации»¹⁸, «О языках народов Российской Федерации»¹⁹. Все они включают в себя нормы, которые должны учитываться при составлении, оформлении и хранении официальных документов.

1Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ред. от 13.05.2008)

2 Ожегов, С.И. Толковый словарь русского языка // С.И. Ожегов, Н.Ю. Шведова – М., 2013 – 37 с.

3Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ред. от 13.05.2008)

4 Ожегов, С.И.. Толковый словарь русского языка // С.И. Ожегов, Н.Ю. Шведова – М., 2013  45с.

5Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». (с изменениям с 01.01.2016г)

6Кодекс РФ об административных правонарушениях с изменениями, вступающими в силу с 3 октября 2016 года (последние изменения внесены Федеральным законом от 03.07.2016 N 272-ФЗ)

7Федеральный закон от 26 декабря 2008 года № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»

8Постановление Правительства РФ от 30.06.2010 N 489 «Об утверждении Правил подготовки органами государственного контроля (надзора) и органами муниципального контроля ежегодных планов проведения плановых проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»

9Приказ Минэкономразвития России от 30.04.2009 N 141 (ред. от 30.09.2016) о реализации положений федерального закона «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»

10Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». (с изменениям с 01.01.2016г)

11Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18 января 2007 г. N 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»

12Федеральный закон от 6 октября 2003 года N 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации».

13 «Конституция Российской Федерации» (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.12.2008 N 7-ФКЗ, от 05.02.2014 N 2-ФК, от 21.07.2014 N 11-ФКЗ).

14 Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 19.12.2016) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (с изменениями и дополнениями, вступившим в силу с 01.01.2017)