2.3. Анализ существующей технологии приема персонала в ооо «Янтарь»

В ООО «Янтарь» осуществляется кадровое планирование. Этапы кадрового планирования в ООО «Янтарь»:

1. Разработка кадровой стратегии ООО «Янтарь», включая создание предпосылок для должностного и профессионального роста работников организации и планирования необходимых условий труда.

2. Непосредственная работа по количественному и качественному комплектованию ООО «Янтарь» работниками на каждое рабочее место и в соответствующий период времени.

3. Развитие персонала с определением конкретных целей и интересов каждого работника, планирование его индивидуальной деловой карьеры.

Стадии процесса кадрового планирования в ООО «Янтарь»:

а) определение воздействия организационных целей на подразделения организации;

б) определение будущих потребностей в персонале и общей потребности (численности нанимаемых работников);

в) учет имеющегося кадрового состава организации и определение дополнительной потребности в кадрах;

г) разработка конкретного плана действий по удовлетворению потребностей в персонале.

Учет имеющихся кадров в ООО «Янтарь» ведется по трем направлениям.

Во-первых, проводится оценка и анализ состояния имеющихся или занятых в организации работников, определяется их количество, выявляются качественные показатели, такие как уровень и профиль образования, оптимальность загрузки работников, текучесть кадров, производительность их труда, оптимальное соотношение между работниками разных категорий. Эти мероприятия проводятся с целью использования внутренних источников для заполнения вакантных должностей, выявления неиспользованных резервов.

Во-вторых, проводится оценка потенциала внешних источников, если в организации принята открытая кадровая политика, для заполнения имеющихся кадровых вакансий.

В-третьих, разрабатывается конкретный план действий, связанный с изменением численности персонала организации. Здесь применяются две формы работы, в зависимости от нужд и целей организации: сокращение или увеличение численности работников.

Кадровое планирование подразделяется на краткосрочное (до 2-х лет), среднесрочное (от 2 до 5 лет) и долгосрочное (свыше 5 лет).

Кадровое планирование, связанное с набором и наймом персонала как во вновь созданную компанию, так и в связи с расширением организации, появлением новых видов деятельности, следует начинать с оценки потребностей как в количественном, так и в качественном плане.

Анализ замещения штатного расписания ООО «Янтарь» показывает, что одной из наиболее актуальных проблем фирмы является набор кадров. Поэтому рассмотрим подробнее, как фирма осуществляет отбор претендентов.

Поиск работников для замещения вакантных должностей осуществляется как за счет внутренних резервов (на должность менеджеров среднего звена), так и за счет внешних источников (на должность продавцов – консультантов). При внешнем отборе для привлечения в организацию новых работников используются рекламные объявления о вакантных должностях в газетах, таких как: «Работа и обучение», «Хочу работать», «Доска объявлений», «Работа для Вас», «Проспект».

Затем начинается непосредственный процесс отбора, который включает в себя несколько этапов, последовательно проходя которые, происходит отсеивание претендентов на вакантные позиции.

Этап I. Заполнение бланка – заявителя и автобиографической анкеты.

Заполнение бланка – заявления и автобиографической анкеты является первым шагом в процедуре отбора. Это помогает менеджеру по персоналу получить базовую информацию о потенциальном сотруднике, которую можно не только использовать на последующих этапах отбора, но и применить для «отсеивания» заведомо неподходящих кандидатов. Такая анкета содержит небольшое количество вопросов, запрашивающих информацию, более всего влияющую на качество и производительность будущей работы. Эта информация рассматривается менеджером по персоналу на предмет соответствия квалификации заявителя требованиям, предъявляемым работой.

Из всей совокупности анкет отбираются наиболее подходящие кандидаты, которые приглашаются на предварительное интервью.

Этап II. Предварительное интервью.

Предварительное интервью проводит также менеджер по персоналу, который определяет, соответствуют ли навыки, способности и предпочтения заявителя имеющимся вакантным позициям. Работник кадровой службы поясняет каковы требования, предъявляемые к работникам, какие рабочие места свободны, и получает ответ на вопрос, заинтересован ли претендент в данной работе.

Этап тестирования на нашем предприятии не используется, так как это сложный и ответственный этап и требует консультации высококвалифицированных психологов и специалистов в этой области.

Этап III. Диагностическое интервью.

Диагностическое интервью рассматривается многими организациями как наиболее важная стадия отбора. Цель такого интервью – дополнить информацию, полученную на других этапах процесса, для определения «пригодности» заявителя с точки зрения получения имеющейся в организации вакансии. В нашем магазине диагностическое интервью проводит непосредственно сам директор салона. Беседа проходит по типу неструктурированного интервью (не по схеме), т.е. без заранее составленного списка вопросов. Интервьюер готовит лишь список тем, которые следует затронуть, а так базой для беседы служит информация указанная в резюме, анкете, автобиографии. Обычно беседа длится 30-40 минут, но может и дольше. Преимуществом этого типа беседы является свобода и непринужденная обстановка. На этом этапе принимается решение о принятии работника на вакантную должность. Но этот этап не является завершающим, т.к. впереди работника ждет испытательный срок.

Несмотря на то, что процедура интервью очень распространена при отборе персонала, здесь существует ряд проблем. Первой и одной из наиболее важных является то, что к интервью предъявляются те же требования валидности и надежности, что и к другим процедурам процесса отбора. Однако надежность и валидность большинства интервью вызывает сомнения. Основная причина такого положения вещей состоит в том, что зачастую интервьюеры легко поддаются негативным или, наоборот, чрезмерно позитивным впечатлениям от заявителя, не имея на то никаких оснований.

Многие интервьюеры складывают свое мнение о респонденте в течение первых десяти минут общения, а вся последующая информация воспринимается или невнимательно или игнорируется. Более того, интервьюеры (как и все люди) имеют собственные предпочтения и предубеждения, которые играют существенную роль в процессе восприятия респондента.

Другой проблемой является гало – эффект, имеющий место в случае, когда интервьюер позволяет единичной существенной для него характеристике доминировать над остальными и определять оценки всех других качеств. Существует проблема ошибок «по контрасту», когда проводящий беседу находится под впечатлением (положительным или отрицательным) от встреченных ранее заявителей. Эта проблема может быть преодолена путем тщательной подготовки к проведению интервью.

Этап IY. Испытательный срок.

В первый день выхода на работу работника знакомят с его должностной инструкцией, его правами и обязанностями, режимом работы салона, его выходными днями. Работник заполняет и подписывает договор о материальной ответственности. Испытательный срок длится 3 месяца. В течение этого времени работник знакомится с характером и особенностями своей работы, более глубоко вникает во многие вопросы работы слона, происходит его адаптация. С другой стороны происходит анализ и оценка нового сотрудника со стороны коллектива, мнение которого также учитывается при окончательном решении о его принятии на работу.

Успешно прошедшие испытательный срок, и в случае отсутствия разногласий и противоречий, как со стороны руководства, так и со стороны нового сотрудника, окончательно принимаются на работу.

Для качественного подбора кадров в процессе собеседования с кандидатом ООО «Янтарь» осуществляется:

Характеристика рабочего места. Этот документ вручается кандидату задолго до собеседования. В нем подробно расписаны требования к данной работе, во всяком случае, включены все ее наиболее существенные моменты. Кандидат может сразу же отказаться от работы, если она не устраивает его по каким-то причинам. Описание работы снимает неопределенность, позволяет избежать путаницы и излишней потери времени.

«Словесный портрет» искомого работника – приблизительное описание ожиданий: пол, возраст, образование, опыт прошлой работы, особые требования и т.д. В «словесный портрет» включается, во-первых, то, что должно быть, во-вторых, то, чего быть не должно. Эта бумага рассчитана на внутреннее пользование, претендентам ее не показывают.

Как правило, стараются заранее снабдить кандидата описанием деятельности организации.

Заявление-анкета. Этот документ, если его не абсолютизировать, может сослужить интервьюеру хорошую службу. Он поможет, во-первых, сразу же исключить явно неподходящего кандидата, во-вторых, направить беседу в нужное русло.

Заранее подготовленная схема беседы поможет не упустить ничего важного. Вот, например, схема беседы из семи пунктов, применяемая в ООО «Янтарь» при приеме на работу представителей основного персонала:

1. Физические данные.

2. Склонности.

3. Общий интеллект, культура.

4. Интересы.

5. Особые способности.

6. Характер.

7. Личные обстоятельства.

А вот схема из четырех пунктов, применяемая в ООО «Янтарь» при приеме на работу представителей вспомогательного персонала:

Рис. 2.3. Схема набора и отбора персонала организации

1. Квалификация.

2. Врожденные способности.

3. Мотивация.

4. Адаптация.

При наборе персонала руководство пользуется следующими критериями и принципами, представленным в таблице 2.9.

В целом, при наборе кадров, повышении их квалификации в ООО «Янтарь» ориентируются на следующий перечень критериев оценки кандидатов:

• способность принимать решение: аргументация и оценочное сравнение; умение человека сопоставлять достоинства и недостатки различных вариантов развития событий или ситуаций, оценивать их соответствие поставленным целям, а также выделять условия и логику развития событий и ситуаций;

Таблица 2.9

Принципы подбора персонала

Название принципа	Содержание принципа
Эффективность	Предполагает наиболее эффективную и экономичную организацию кампании. Затраты, связанные с отбором и наймом, должны быть меньше, чем эффект, получаемый организацией благодаря их удачному проведению
Комплексность	Всестороннее исследование и оценка личности кандидата(изучение биографических данных, профессиональной карьеры, уровня профессиональных знаний и умений, деловых и личных качеств, состоянии я здоровья, мнения коллег о нем)
Объективность	Повторяемость результатов оценки указанных качеств кандидата при повторных отборах, а также сведение к минимуму влияния субъективного мнения консультанта, принимающего окончательное решении е.
Непрерывность	Постоянная работа по вербовке и отбору лучших специалистов, формирование кадрового резерва для руководящих должностей
Соответствие целям организации	Обуславливает обеспечение стабильной структуры персонала и одновременно приток новых идей в организацию для реализации её текущей и перспективной производственной программы
Прогрессивность	Соответствие механизма проведения отбора и найма передовым отечественным и зарубежным аналогам

• коммерческая и деловая ориентация – установка человека на продуктивную деятельность по достижению результата (в т.ч. и коммерческого);

• умение работать с цифрами;

• способность к обучению;

• системное мышление;

• упорство и целеустремленность;

• решительность;

• самостоятельность, инициативность;

• самоорганизация и способность распределять время;

• готовность к изменениям и гибкость;

• организаторские способности;

• коммуникативные способности;

• межличностные контакты.

Главным моментом является оценка претендента, которая осуществляется для выявления соответствия работника вакантному месту (должности). На каждую должность в ООО «Янтарь» имеются должностные инструкции, разработанные к привязке к конкретному месту с указанием исключительно конкретных обязанностей.

Формирование директором экспертного заключения

Окончательная оценка соискателя проводится следующим образом:

Обобщение информации

Проведение оценочной беседы

Подведение результатов беседы

Принятие решения директором по результатам комиссии

Предоставление результатов среднему управленческому звену на комиссию

Сбор предварительной информации

Рис. 2.4. Формирование окончательной оценки

Потребность в персонале определяется директором и основывается на изменении объема работ. Он же отвечает и за полноту и объективность информационной базы, необходимой для последующего отбора кандидатов. Окончательная оценка соискателя проводится следующим образом: Долгосрочное кадровое планирование в ООО «Янтарь» не проводится, как правило, при освобождении штатной единицы – объявляется конкурс на вакантную должность. Обычно поиск кандидатов начинается с подачи объявления в СМИ или своим работникам, то есть, используются как внешние, так и внутренние источники поиска кандидатов.

Личные и технические средства оценки персонала приведены на рисунке 2.5.

Рис. 2.5. Личные и технические средства оценки персонала

Итак, исследовав систему набора персонала в ООО «Янтарь», мы можем сделать следующие выводы. В ООО «Янтарь» осуществляется кадровое планирование.

На этапе набора (диагностической оценки) персонала руководство ООО «Янтарь» выявляет факторы, определяющие уровень соответствия персонала структуре квалификационных требований. Диагностическая оценка персонала имеет большое значение для определения потребности работников в обучении, выявляя недостаток профессиональных знаний или навыков работников, препятствующий достижению ими требований или стандартов выполнения работы, установленных организацией. Подходы к оценке рабочей деятельности различны. С одной стороны, делается акцент на саму работу как деятельность, осуществляемую во времени по определенной технологии, а с другой – акцент на работника и выявление требований, предъявляемых работой к социально-психологическим характеристикам личности, знаниям, умениям, навыкам.

Рассмотрим конкретный пример.

При собеседовании на должность продавца в ООО «Янтарь» сотрудник по кадрам должен учесть множество факторов. Квалификационные требования к этой профессии достаточно просты, но требуют от работника определенных профессиональных навыков, умения взаимодействовать с покупателем, заинтересованности в получении прибыли. Именно поэтому важно понимать какие вопросы на собеседовании при приеме на работу продавца нужно задать и как на них стоит ответить.

Характеристика профессии.

Продавец – это, прежде всего, посредник, он выступает в роли доверенного лица между тем, кто производит товар и тем, кто его покупает. Предлагая и передавая конкретный товар клиенту, получая за него деньги, продавец осуществляет сделку купли-продажи. Работа продавца заключается во взаимодействии с покупателем, знании товара, умении его предложить, правильном осуществлении расчета.

Различают: продавцов отпускающих товар, размещающих товар в зале, витринах, стеллажах, консультирующих покупателя, непосредственно осуществляющих сделку; продавцов-консультантов, которые предлагают товар покупателю, подсказывают местоположение необходимого товара в торговом зале, консультируют покупателя о свойствах, производителе, товара; продавцов-кассиров, производящих расчет за товар с помощью кассового аппарата; продавцов активных продаж, которые ищут, изучают потребности клиентов, активно предлагают и рекламируют товар, оказывают психологическое влияние на покупателя. Отличаются обязанности продавцов работающих в разных условиях: на рынке, магазине, киоске.

Требования.

К кандидату на должность продавца в ООО «Янтарь» предъявляется ряд требований: продавец несет материальную ответственность, поэтому должен быть не моложе 18 лет.

Наличие санитарной книжки, хорошее состояние здоровья. Кандидат на должность продавца ООО «Янтарь» должен обладать коммуникабельностью, иметь навыки межличностного общения, обладать стерссоустойчивостью, уметь решать конфликтные ситуации.

Аккуратный внешний вид, соответствующий имиджу магазина ООО «Янтарь», грамотная речь, навыки быстрого арифметического счета. Хорошая долговременная и оперативная память, внимательность. Законченное среднее образование. Когда проходит собеседование будущий продавец консультант или продавец активных продаж, работодатели отдают предпочтение соискателям со средне-специальным, высшим образованием, кандидатам прошедшим тренинги активных продаж, успешного продавца, бесконфликтного общения с клиентом.

Разбор резюме (образец в приложении).

Работая с резюме кандидатов менеджер по кадрам в ООО «Янтарь» обращает внимание на: данные о возрасте, семейном положении, образовании, опыте работы; объем представленной информации. HR-менеджеры ООО «Янтарь» считают, что резюме из 3-4 предложений не дает достаточного представления о кандидате, а слишком подробное описание своих достоинств вызывает подозрение в искренности и правдивости кандидата.

«Рабочее», правильное резюме умещается на двух страничках печатного текста; правописание, стиль изложения, четкость и конкретность информации, навыки работы с компьютером, множительной и копировальной техникой; наличие удостоверений о прохождении тренингов, курсов повышения квалификации, рекомендаций с прежнего места работы, характеристики с места учебы; адекватное фото; перечисленные профессиональные знания, умения, навыки: знание кассового аппарата, правил активных продаж, инкассации денег, ведения учета товара, знание правил выкладки товара; психологические черты: аккуратность, вежливость, доброжелательность, оптимизм, внимательность, активность, психологическая устойчивость, не конфликтность, стремление к самообразованию и личностной реализации; желательный размер оплаты труда, требования к условиям работы, наличию социальных гарантий и льгот; вредные привычки, хобби, увлечения. Алгоритм собеседования

Собеседование с соискателем на должность продавца чаще всего проводят по стандартной схеме. Это знакомство, сообщение менеджером по кадрам информации о вакансии, требованиях к кандидату, интервью, встречные вопросы кандидата, подведение итогов, назначение времени и места следующей встречи или отказ от дальнейшего сотрудничества

Вопросы для интервью.

Подводя итоги проведенного интервью HR-менеджеры ООО «Янтарь» анализируют полученную информацию о культурном уровне соискателя, грамотности, профессиональных компетенциях, психологических особенностях, соответствии требованиям нанимателя, чтобы на сто процентов понимать какие вопросы задавать на собеседовании продавцу консультанту.

Для начала стоит изучить вопросы, которые могут задать. Они формулируются таким образом, чтобы кандидат мог дать развернутый ответ, вынужден был обосновывать свое мнение, выдавал как можно больше личностной информации.

Собеседование на должность продавца консультанта вопросы: ФИО, возраст, образование, семейное положение.

Вы раньше работали в сфере торговли? Опишите профессиональные качества продавца?

Как вы ведете себе во время семейной ссоры?

Если вам нагрубили в транспорте?

Магазине?

Какие люди вас раздражают?

Опишите идеального покупателя?

Какой график работы наиболее приемлем для вас?

Ваши планы на будущее?

Хотели бы вы принять участие в тренингах?

Пройти курсы повышения квалификации?

Участвовать в конкурсе на лучшего продавца?

Какие функциональные обязанности вы исполняете лучше?

Что не совсем получается?

Дополнительные вопросы на собеседовании продавца консультанта:

Как вы можете оценить ассортимент товара в нашем магазине?

Что вы можете рассказать о нем?

Приятно ли вам продавать такой товар?

Что вы подавали на прошлой работе?

Какова была эффективность ваших предложений клиентам?

Товары какого качества, производителя, соответствующие нашей ассортиментной линейки, будут, по вашему мнению, пользоваться покупательским спросом?

Какая продукция будет «залеживаться»?

Почему?

Как вы отреагируете если вам вернут товар?

Предъявят претензии к качеству продукции?

Какую документацию вы вели на прошлом месте работы?

Как отчитывались о продажах?

Наличии товара?

Делали заявки?

Задайте мне три вопроса о вашей будущей работе.

Тестирование.

При большом количестве претендентов на вакансию или желании заказчика получить высокопрофессионального продавца ООО «Янтарь» дополнительно проводят профессиональное и техническое тестирование. При проведении профессионального тестирования кандидатам предлагают ответить на ряд вопросов о предполагаемом функционале и ассортименте товаров. А также о способах получения, хранения и передачи денег, оформления отчетности, правилах выкладки товара, сроках хранения, правилах поведения при предъявлении претензий.

Для корректной оценки качеств кандидата рекомендуется предварительно сделать такой бланк.

Таблица 2.10

Бланк

№	Качество	Оценка (по 5-балльной шкале)
1	Грамотная речь	4
2	Умение справиться с волнением	3
3	Отсутствие агрессии	4
4	Находчивость	3
5	Обучаемость	5
6	Готовность соблюдать стандарты	4
	………………………………
	Итого	23
	Идеал (в нашем случае)	30

Формализованный бланк оценки позволяет боле адекватно оценивать кандидатов, убрав лишние эмоции.

В пакет наиболее часто используемых методик входят: «Стиль поведения в ситуации выбора», «Конфликтное поведение» К. Томаса, «Модели поведения в конфликте», «Личностный 16-факторный опросник» Р. Кеттелла, «Якоря карьеры» Э. Шейна, «Характер сотрудника» Казанцева-Подлесных-Серовой, цветовой тест Люшера, «Склонности к продажам», «Качества продавца» (Vision Trainings).

Таким образом, действующая система отбора персонала в ООО «Янтарь» требует принятия корректирующих мер, принятие которых позволит значительно улучшить эффективность найма работников.