3.1. Внедрение бизнес-процессов Интернет-магазина

После того, как стали понятны преимущества использования процессного подхода и обозначены цели, поставленные перед внедрением бизнес-процессов, стоит перейти к описанию самого процесса внедрения. Прежде всего надо понимать, на базе чего проводится адаптация деятельности организации под новую схему работы, и что служит основным инструментом в ходе проводимых доработок.

В ходе работы над бизнес-процессами, особое внимание уделяется организационной структуре компании. Именно организационная структура позволяет связать воедино процессы, процедуры, функции, роли, должности и сотрудников. Организационная структура определяет должностную схему компании, наиболее явно отражает связи и ответственность сотрудников, позволяет комплексно взглянуть на структуру департаментов, отделов и групп, определить место сотрудника в системе. Каким образом всё это реализуется?

Рассмотрим следующие понятия:

• Бизнес-процессы. Комплекс мероприятий, направленный на достижение определенной цели или производство конкретной продукции. Важно то, комплекс мероприятий представляет из себя совокупность функций, в сумме приводящих к достижению цели или производству продукта. Таким образом, функция – часть бизнес-процесса.

• Функции. Определенное действие, которое также может быть декомпозировано (т.е. разложено на составляющие, например, более детально описанные функции). Функция имеет исполнителя, участника, информационную систему, входные данные (документы, информацию или знание) и выходные данные. С точки зрения организации, в случае внедрения новой информационной системы важен аспект используемой информационной системы. В случае же доработки и оптимизации бизнес процесса, важен исполнитель. В рамках отдельно взятой функции, исполнитель выполняет определенную роль в данном бизнес процессе.

• Роли. Роль – проекция должности участника бизнес-процесса в общий комплекс действий. Например, роль фотографа в бизнес-процессе подготовки данных по товарам каталога может выполнять менеджер Интернет-магазина. На одну роль может претендовать несколько должностей.

• Должности. Продолжая начатый пример, должность определяется организационной структурой компании. Менеджеры, редакторы, операторы – всё это перечень должностей, задействованных в деятельности организации.

• Сотрудники. Сотрудники – люди, работающие в организации. Сотрудник занимает определенную штатным расписанием должность, и на одну должность могут быть назначены несколько сотрудников. Должность выполняет роль, необходимую для успешного протекания функции, а совокупность функций обеспечивает успешность выполнения бизнес-процесса.

В целом, организационная структура помогает руководству и аналитикам определить не только распределение обязанностей и компетенций, но и правильно распределить роли в бизнес-процессах между должностями.

В случае малого бизнеса, одна должность может исполнять множество ролей. Чем больше компания и чем больше её оборот, тем многояруснее и многочисленнее становится её организационная структура, и тем более узконаправленными становятся существующие комбинации должности и роли сотрудника. Так улучшается ротация кадров и уровень сервиса, однако теряется гибкость всего предприятия и комплексность подхода участников.

Существует два вида схем и регламента бизнес-процессов:

As is (как есть). Схема и регламент текущего состояния бизнес-процесса. Строится на основе анализа текущей деятельности организации и служит для последующего анализа, разбора и улучшения. As_is модель исследуется аналитиками на предмет соответствия намеченным критериям эффективности, после чего предлагаются меры по её оптимизации с целью повышения показателей.

To be (как должно быть). Схема и регламент бизнес-процесса, проектируемые на основе анализа текущего состояния. Включает в себя подробное описание полной схемы процесса с особым упором на предлагаемые изменения и анализ их эффективности. На основе предлагаемой аналитиками информации, руководство принимает решение о проведении работ по внедрению бизнес-процесса.

Однако между двумя состояниями бинес-процесса, as is и to be, существует огромное количество работы, направленной на переход из текущего состояния в спроектированное. О том, на какие этапы разделяются данные работы, написано в следующем параграфе.