3.2. Применение современных методов планирования и учета логистических издержек в системе управления закупками

Страховые запасы – обеспечивают материалами или запасными частями в случае непредвиденных обстоятельств. Страховой запас, является своеобразным амортизатором, который позволяет чувствовать себя комфортно. Однако за пользование комфортом положено платить.

Расчет страхового запаса для склада запасных частей часто вызывает вопросы у управляющего. Так как инструменты со склада уходят неравномерно, возникает потребность в создание небольшого «жирка» в запасах. То есть другими словами необходимо рассчитать, сколько необходимо деталей, чтобы хватило в случае возникновения колебания. Случайное колебание спроса достаточно сложно рассчитать, современные методики по расчету страхового запаса, как правило, не дают 100% вероятности удовлетворения спроса. Но можно заложить определенный уровень удовлетворения потребности покупателей инструмента с первого раза, так называемый «Уровень сервиса», такой термин часто встречается в различной зарубежной литературе по логистике и управлению складом в частности в американской и английской литературе как «Service level», а в немецкой как «Servicegrad». Чем выше уровень сервиса, тем выше страховой запас, тем выше издержки на хранение запаса – собственно это должно быть понятно. Для различных складов и точек реализации запасных частей принимают разные уровни сервиса.

Можно установить уровень сервиса равный 100 %, только придется хранить все наименование запасных частей, а это очень дорого. Такой уровень сервиса часто приводит к тому, что затраты, связанные с его предоставлением просто не окупаются, и деятельность сервисной компании на массовом рынке становится убыточной (т.е. затраты на сервис становятся больше получаемых прибылей). Поэтому надо рассмотреть понятие оптимального уровня логистического обслуживания, который чаще всего, составляет 70-80%.

Страховой запас рассчитывается для категории инструмента АZ (дорогие, но имеющие лишь эпизодический спрос).

Определим страховой запас при заданных характеристиках колебания спроса.

Для примера определим средний спрос, абсолютное и среднеквадратичное отклонение на ручной распылитель (AZ) при уровне сервиса равном 0,95 и занесем в табл. 25.

Таблица 25

Исходные данные для расчета страхового запаса, шт.

Период	Спрос	Отклонение от среднего (Ai-Aср)	Квадратичное отклонение (Ai-Aср)2
1	4	-0,75	0,5625
2	3	-1,75	3,0625
3	5	0,25	0,0625
4	7	2,25	5,0625
Средние значения	4,75	0	2,1875
Суммарные значения (Σ)	19	0	10,9375

Среднеквадратичное значение:

Страховой запас:

где К=1,65 – коэффициент запаса при уровне сервиса 0,95 (в случае нормального распределения ошибок прогноза значение страхового фактора для заданного уровня обслуживания системы берется из таблиц («страховой фактор при различном уровне обслуживания для нормального распределения результатов наблюдений»), содержащихся в большом количестве книг по теории вероятностей и математической статистике.)

Страховые запасы служат своего рода «аварийным» источником снабжения в тех случаях, когда спрос на данный товар превышает ожидания. На практике точный спрос на товары удается точно спрогнозировать чрезвычайно редко. Это же относится и к точности предсказания сроков реализации заказов. Отсюда и необходимость в создании страховых запасов. Можно выделить несколько причин по которым заказывают больше объем запасных частей, чем требуется на данный момент. Во-первых, это связано с задержкой получения заказанных запасных частей. Во-вторых, возможность получить запасные части в неполном объеме, что вынуждает заказчиков (в особенности посредников) хранить какое-то время те или иные запасные части на складе. В-третьих, предоставление скидок, получаемые заказчиком при покупке им крупной партии запасных частей. В-четвертых, транспортные, накладные и др. расходы остаются одинаковыми независимо от объема партии. Например, стоимость одного контейнера будет одна и та же независимо от того, загружен полностью контейнер или нет.

Создание запасов требует дополнительных финансовых затрат. Поэтому возникает необходимость в сокращении этих финансовых затрат с помощью достижения оптимального баланса между объемом запаса, с одной стороны, а с другой – финансовыми затратами. Этот баланс достигается выбором оптимального объема партий заказанных запасных частей, или определением экономического (оптимального) размера заказа – EOQ (economic order quantity), который вычисляется по формуле.

Оптимальный размер заказа определяется по формуле Уилсона:

(4)

где V – закупочная цена одной единицы изделия, руб.; L – затраты на хранение одной единицы изделия (20 % от V), руб.; S – потребность в инструментах в определенный период времени (грузооборот за период времени), шт.; A – затраты на доставку, руб.

Реализуемые компанией товары должны всегда находится в наличии, т.е. по всем товарам создается резервный запас. Однако, ясно, что компания будет пытаться минимизировать уровень своих резервных запасов в соответствии с декларированной ею стратегией обслуживания заказчиков. И здесь опять возникает необходимость компромисса – на этот раз между издержками хранения резервных запасов, предназначенных для приспособления к неожиданным колебаниям спроса, и выгодами, получаемыми компанией при поддержании такого уровня обслуживания своих клиентов.

Оптимальный размер партии рассчитывается для категории инструмента AZ. В качестве примера определим оптимальный размер партии стремянок по данным отдела снабжения ООО «Политех-Инструмент» (внутренний отчет компании).

Для удобства расчета составим табл. 26.

Таблица 26

Расчет минимальных затрат на доставку и хранение

Кол-во заказов (партий)	1	2	3	4	5
Потребность, шт.	38	19	13	10	8
Среднегодовой запас, шт.	19	10	6	5	4
Закупочная цена, руб.	24453	12227	8172	6113	4891
Затраты на хранение	4891	2445	1634	1223	978,1
Затраты на доставку, руб.	1800	3600	5400	7200	9000
Суммарные затраты на доставку и хранение, руб.	6691	6045	7034	8423	9978

Определим оптимальный размер заказа по данным табл. 26, исходя из минимальных затрат на доставку и хранение; закупочная же цена определяется как частное от стоимости среднегодового запаса и размера запаса в количественном выражении:

шт.

Как видно из табл. 26, минимальные затраты на доставку и хранение будут при величине партии 23 шт. составлять 6045 рублей.

Затраты на доставку и хранение запасов зависят не только от размера партии, но и от вида размера и периода заказа. Существуют следующие виды размеров заказов:

• динамичный («точь-в-точь» или партия за партией),

• фиксированный с фиксированным периодом заказа,

• модифицированный с фиксированным периодом заказа,

• модифицированный с нефиксированным периодом заказа.

Невозможно, без расчетов порекомендовать тот или иной вид и размер заказа. С целью выработки решения просчитаем затраты на приобретение ручных распылителей.

План продаж ручных распылителей представлен в табл. 27.

Таблица 27

План продаж, шт.

Период	1	2	3	4
Продажи	4	3	5	7

Для удобства расчета составим таблицы при разных видах размера и периодах заказа табл. 28, 29, 30, 31.

Таблица 28

Фиксированный размер заказа, фиксированный период

Закупки, шт.	9	0	10	0	19
Продажи, шт.	4	3	5	7	0
Затраты на доставку, руб.	4061	0	4061	0	1750
Остаток на складе, шт.	5	2	7	0
Затраты на хранение, руб.	5983	2393,2	8376,2	0	16752
Итого, руб.	10044	2393,2	12437	0	18502

Таблица 29

Фиксированный размер заказа, нефиксированный период заказа

Закупки, шт.	10	0	0	9	19
Продажи, шт.	4	3	5	7	0
Затраты на доставку, руб.	4061	0	0	4061	8122
Остаток на складе, шт.	6	3	-2	0
Затраты на хранение, руб.	7179,6	3589,8	0	0	10769
Итого, руб.	11241	3589,8	0	4061	18891

Таблица 30

Модифицированный размер заказа, фиксированный период заказа

Закупки, шт.	13	0	6	0	19
Продажи, шт.	4	3	5	7	0
Затраты на доставку, руб.	4061	0	4061	0	8122
Остаток на складе, шт.	9	6	7	0
Затраты на хранение, руб.	10769	7179,6	8376	0	26325
Итого, руб.	14830	7179,6	12437	0	34447

Таблица 31

Модифицированный размер заказа, нефиксированный период заказа

Закупки, шт.	5	6	0	8	19
Продажи, шт.	4	3	5	7	0
Затраты на доставку, руб.	4061	4061	0	4061	12183
Остаток на складе, шт.	1	4	-1	0	0
Затраты на хранение, руб.	1196,6	4786,4	0	0	5983
Итого, руб.	5257,6	8847,4	0	4061	18166

Из таблиц видно, что минимальные затраты будут при модифицированном размере заказа с нефиксированным периодом и составят 18166 руб. Таким образом, ООО «Политех-Инструмент» следует применять именно такой способ закупа для рассмотренной группы товаров.