1.3. Основные принципы организации системы закупок на предприятии

Задачей системы закупок является обеспечение запланированного уровня обслуживания потребителей с минимальными общими затратами.

Далее рассмотрим основные принципы, которым подчиняется организация системы закупок на предприятии:

1) планомерность – поставка продукции на основе плановых графиков завоза;

2) ритмичность – завоз продукции через относительно одинаковые промежутки времени, что создает оптимальные условия для работы оптовых и розничных торговых предприятий, складов, транспорта и других звеньев цепи поставок;

3) оперативность – осуществление процесса снабжения продукцией в зависимости от изменения спроса на нее;

4) экономичность – минимальные затраты рабочего времени, материальных и денежных ресурсов на доставку продукции. Достигается путем эффективного использования транспортных средств, механизации погрузочно-разгрузочных работ, установления оптимальной звенности цепи поставок;

5) технологичность – использование современных технологий закупок и поставок.

Раскроем сущность каждого принципа.

1) планомерность – это последовательность достижения не только текущих, но и долговременных (стратегических) целей развития, кроме того организация поставок товаров с учетом плана товарооборота.

Производственный процесс обычно идет постоянно, соответственно, непрерывен и производный от него процесс закупок. Работа по материально-техническому снабжению промышленных предприятий имеет характер многоэтапного и цикличного процесса. Так, вначале производятся определение потребности и ее формализация (документирование) в виде заявки на закупку, затем служба закупок производит отбор поставщиков, в результате которого предприятие получает контрагента и институциональные рамки взаимодействия - условия договора поставки. Следующий этап - исполнение заключенного договора, поставка и приемка закупленного товара. Последний из возможных этапов - претензионная работа, присутствие или отсутствие которого на определенном закупочном цикле напрямую зависит от результатов исполнения договора.

Обычно этапы цикла осуществляются последовательно один за другим, однако при намерении изменить порядок осуществления закупок, заменить действующего поставщика или разделить объем заказа между несколькими контрагентами необходимо, чтобы различные этапы процесса, такие как отбор поставщиков и исполнение договоров поставки, шли параллельно друг другу. Понятно, что при этом происходит наложение текущего и последующего циклов закупки, что вызвано необходимостью обеспечить непрерывность производственного процесса.

2) ритмичность – соблюдение сроков и размеров поставки, оговоренных контрактом с учетом сезонных и цикличных особенностей производства.

Суть деятельности любой организации заключается в приобретении товаров и реализации их третьим лицам с целью получения прибыли. Однако между моментом закупки товара и его продажей, как правило, имеется определенный промежуток времени, в течение которого товар хранится на складе. Возникающие таким образом товарные запасы представляют собой часть оборотных средств организации, которые временно не участвуют в обороте капитала.

Заметим, что в деятельности организаций товарные запасы представляют собой основной вид активов компании. Большая часть денежных средств сосредоточена именно в этом виде актива. Специфика товарных запасов заключается в том, что из всех активов компании они, как это ни парадоксально звучит, по сути, являются наименее ликвидной их частью. Следовательно, если у организации большая часть средств размещена в товарных запасах, то возникает риск неплатежеспособности организации.

Вместе с тем товарными запасами, как и любым другим видом актива, можно управлять. Более того, эффективная система управления товарными запасами позволяет не только поддерживать платежеспособность и ликвидность компании на необходимом уровне, но и обеспечивает эффективную работу самой компании.

Следует заметить, что товарные запасы необходимо рассматривать в тесной взаимосвязи с другими экономическими показателями деятельности организации, такими как рентабельность, платежеспособность, ликвидность, финансовая устойчивость и так далее. Система управления товарными запасами позволяет также управлять снижением затрат на содержание запасов. При эффективно налаженной системе поставок данная система позволяет, к примеру, снизить затраты на хранение, что выражается в уменьшении площадей складских помещений, а следовательно, в снижении уровня постоянных издержек организации.

Система управления товарными запасами организации использует ряд показателей, на основе которых рассчитываются такие ключевые параметры системы, как объем заказываемой партии и количество поставляемых партий товара, интервал времени между поставками, затраты на хранение, стоимость организации заказа или стоимость пополнения (этот показатель включает в себя издержки продавца, связанные с приемкой, оприходованием товаров на склад, выкладкой, выставкой товара в торговые залы, сюда могут быть также отнесены услуги мерчандайзеров и прочих посредников, которые занимаются ассортиментной политикой организации) и так далее.

Основным показателем в системе управления товарными запасами является коэффициент оборачиваемости товарных запасов. Этот показатель определяет, за какое количество дней или иных периодов весь имеющийся на складе товар будет реализован. Этот параметр может быть рассчитан несколькими способами. Во-первых, коэффициент оборачиваемости товарных запасов может быть рассчитан на основе стоимости реализации, когда и в числителе, и в знаменателе ставятся денежные выражения и стоимости запасов, и стоимости реализации. Во-вторых, коэффициент оборачиваемости товарных запасов может определяться на основе объема реализации в количественном выражении. Такой способ расчета целесообразен, если организация осуществляет торговлю одним видом товара по постоянной цене. Независимо от целей и способа расчета коэффициент оборачиваемости товарных запасов может быть рассчитан как по всему объему запасов на складах, так и по отдельным видам, группам, наименованиям товаров. В целом по организации рассчитывается средний показатель коэффициента оборачиваемости товарных запасов. Он определяется с учетом удельного веса каждого вида товара в общем запасе товаров, а также с учетом удельного веса каждого вида товара в общем объеме реализации организацией за период. На основе среднего показателя коэффициента оборачиваемости товарных запасов рассчитывается размер необходимой площади для хранения запасов, количество работников, которые непосредственно будут обслуживать содержание указанных товарных запасов.

Неравномерная и аритмичная поставка создает негативные нагрузки на логистическую систему, приводит к возникновению очередей, нерациональному использованию транспортных средств. В результате растут логистические издержки, снижается рентабельность, увеличиваются нерациональные затраты времени потребителей.

3) оперативность – способность вовремя или быстро поставлять товары или услуги, что дает возможность получения надбавки к стандартной цене либо продажи большего количества товаров по стандартной цене.

Как известно, основной задачей процесса закупок является своевременное обеспечение предприятия качественными товарами в требуемом количестве и по оптимальным рыночным ценам от надежных поставщиков. Каждый из показателей, составляющих эту задачу, если рассматривать их отдельно, оказывает влияние на возможность реализации стратегии лидерства по издержкам на рынке. В частности, очевидно, что производственные затраты, величина технологических отходов и брака зависят от качества ресурсов, применяемых в производственном процессе. Цены закупаемых товаров и услуг во многом определяют себестоимость продукции промышленного предприятия. От своевременности поступления необходимых ресурсов зависят выполнение производственного плана, соблюдение сроков отгрузки товара потребителям и, как следствие, размер выручки предприятия. От соответствия объемов поставляемых партий текущей потребности зависят загрузка складских помещений и величина денежных средств, замораживаемых в форме запасов. В то же время поставка товара слишком мелкими партиями вызовет увеличенные логистические затраты.

4) экономичность – минимальные затраты рабочего времени, материальных и денежных ресурсов на доставку продукции. Достигается путем эффективного использования транспортных средств, механизации погрузочно-разгрузочных работ, установления оптимальной звенности цепи поставок.

Одной из стратегических задач управления хозяйственной деятельностью промышленного предприятия в сфере экономики и финансов является снижение издержек. Важность этой задачи определяется необходимостью обеспечения устойчивости предприятия на рынке, эффективного противодействия имеющимся конкурентным силам. Для достижения результата требуется вести работу по нескольким направлениям, в число которых входят снижение уровня производственного брака, экономия материальных ресурсов, энергоэффективность при эксплуатации оборудования, зданий и сооружений и др. Но наиболее существенный вклад в снижение текущих издержек способен внести процесс закупок. По имеющейся информации возможность оптимизации финансовых затрат промышленных предприятий на 50% зависит от сотрудничества с поставщиками¹. Такой взгляд на решение задачи вполне объективен, поскольку, к примеру, по данным годового отчета ОАО "АВТОВАЗ" за 2011 г., затраты на сырье, материалы и комплектующие составили 70% от себестоимости готовой продукции².

Современный взгляд на проблему предполагает, что эффективность закупок определяется не только ценой закупаемого ресурса, а оценивается показателем общей стоимости владения - TCO (total cost of ownership). Согласно данной модели ключевые показатели результативности должны учитывать полные затраты, связанные с товародвижением, в том числе затраты на использование товара, административные расходы и издержки процесса³.

Таким образом, снижение общих затрат владения при сохранении уровня обслуживания производственных потребностей можно рассматривать как добавленную ценность логистики снабжения, которую она вносит в сдерживание роста (либо снижения) себестоимости готовой продукции и, как следствие, в достижение стратегических целей развития предприятия.

5) технологичность – использование современных технологий закупок и поставок.

Реализация стратегии предусматривает постоянную работу службы закупок предприятия по мониторингу рынка, анализу и оценке действующих и альтернативных поставщиков, формированию и развитию конкурентной среды, регламентированию процесса и использованию конкурентных процедур отбора контрагентов. Известно, что оптимизация системы закупок, внедрение альтернативных поставщиков обладают большим потенциалом при экономии издержек предприятия. В частности, ОАО "КАМАЗ" в кризисном 2009 г. за счет снижения закупочных цен и внедрения альтернативных поставщиков получило экономию в размере 1251 млн руб.⁴ По информации ООО "Ньюс Медиа-Рус", в том же 2009 г. централизация закупок расходных материалов вместе с системой контроля за расходованием этих материалов позволили снизить себестоимость продукции на 30%⁵.

В то же время при планировании мероприятий, предусматривающих повышение экономической эффективности закупок, необходимо учитывать, что особенности производственной и закупочной деятельности промышленных предприятий таковы, что результат от реорганизации бизнес-процесса, внедрения альтернативных поставщиков не наступит в скором времени, а последует с определенным лагом. При этом на этапе переключения общие затраты на осуществление процесса, скорее всего, возрастут.

Другой важной особенностью процесса закупок является действие такого фактора, как цена переключения. Стоимость переключения включает затраты на приобретение дополнительного оборудования, оплату технической помощи при перестройке производства, затраты на переподготовку персонала, время и затраты на проверку качества и надежности продукта-субститута, а также моральные потери, связанные с разрывом отношений со старым поставщиком и налаживанием отношений с новым⁶. Понятно, что исполнение договора с альтернативным поставщиком потребует от предприятия дополнительных затрат, поэтому от значения стоимости переключения во многом зависит привлекательность товара-заменителя для потребителя. В связи с этим чем ниже стоимость заменителя, выше его качественные характеристики, а также ниже стоимость переключения, тем мощнее конкурентное давление, создаваемое товарами-субститутами. В то же время, по мнению автора⁷, для промышленных предприятий наряду со стоимостным аспектом переключения необходимо учитывать и временной, что означает учет при принятии управленческого решения как стоимости переключения, так и времени переключения.