2.2. Исследование системы управления закупками в ооо «Политех-Инструмент»

Обострение конкуренции и рост цен заставляют российские компании всерьез задуматься о сокращении затрат. Как показывают исследования, около 50% резервов находятся в области закупок. Остальные 50% можно найти в управлении, организации производства, логистике и других областях деятельности. То есть основной резерв – именно в оптимизации закупок.

Установив прочные взаимосвязи с поставщиками, розничные продавцы могут получить эксклюзивные права на: 1) продажу товаров в определенном регионе, 2) приобретение товаров по более низким ценам или на более выгодных условиях, чем конкуренты, 3) ускоренную доставку товаров. Отношения с поставщиками, как и отношения с покупателями, выстраиваются в течение длительного времени.

Существует две стратегии построения отношений с поставщиками: оппортунистическая и партнерская. Самый простой, хотя и не всегда самый эффективный путь – занять жесткую позицию на переговорах о закупке и стараться получить самые лучшие условия, невзирая ни на что. Отношения, которые строятся таким образом, называют отношениями по принципу экономической целесообразности, или оппортунистическими. Такой подход в краткосрочной перспективе может дать положительные результаты, но в долгосрочной не всегда эффективен. Партнерство же – это принципиально другой тип отношений с поставщиком. Конечно, возможны и промежуточные варианты, например, кроме сделки с рыночной конкуренцией (экономическая целесообразность) и альянса (стратегическое партнерство) рассматривает варианты координации (выборочная конкуренция) и кооперации (выборочное партнерство). Но это уже «тонкая настройка». Полюса остаются теми же.

В базе поставщиков ООО «Политех-Инструмент» присутствует оба типа отношений: построенные по принципу экономической целесообразности (оппортунистические) и партнерские. Причем, как правило, на несколько партнерских отношений приходится множество оппортунистических. Это связано с тем, что тот и другой тип отношений имеют свои преимущества и недостатки.

В ООО «Политех-Инструмент» установлены каналы связи с более чем 600 поставщиками. Это объясняется широким ассортиментом различных товаров. В таблице 9 представлены основные поставщики товаров.

Таблица 9

Основные поставщики ООО «Политех-Инструмент»

Номенклатурная группа	Наименование поставщика
Штукатурный инструмент	ООО «ПУТехПроф», г. Клин
Малярный инструмент	ООО «Первая Инструментальная Компания», г. Москва
Шлифовальный инструмент и материалы	ООО Петровский Л.Т.Д., г. Санкт-Петербург
Столярный и слесарный инструмент	Инструментальные решения, г. Пермь, ООО «Мир инструмента», г. Москва
Инструмент для работы с кафелем и стеклом	ООО «Строительный мир», г. Волгоград, ООО «Прогресс», г. Тверь
Режущий инструмент	ООО «Полюс инструментов», г. Владимир
Измерительный инструмент	ООО «Лимка», г. Рязань
Средства герметизации	ОАО «Спецкомплект», г. Нижний Новгород
Средства защиты труда	ООО «Сибсервис», г. Новосибирск
Садовый и хозяйственный инвентарь	ООО «Ивакон», г. Ярославль
Дополнительный инструмент и принадлежности	ООО «Стройдоставка», г. Калуга

Так с поставщиками простых товаров с высокой степенью стандартизации (в данном случае к ним относятся средства защиты труда, садовый и хозяйственный инвентарь, а также дополнительный инструмент и принадлежности), ООО «Политех-Инструмент» прибегает к оппортунистическим отношениям, в данном случае всегда можно сменить одного поставщика или один товар на другого поставщика/товар.

Отдел закупок стремиться к созданию партнерских отношений, если речь идет о стратегических товарных группах. Эти товары и группы относятся к основным позициям предприятия и поэтому не могут приобретаться где попало.

Структурированный анализ закупаемой номенклатуры проводят по двум критериям: объем закупок, доля издержек при создании стоимости; воздействие на конечный результат.

Чем выше объем закупок, чем большую долю в создание конечной стоимости вносит тот или иной закупаемый объект, тем большую отдачу можно получить от построения с поставщиком партнерских отношений. Для сопоставления объемов закупок по различным объектам проведем комплексный АВС, XYZ – анализ, позволяющий, с одной стороны, разделить всю номенклатуру материальных ресурсов (инструмент) на категории А, В, С, характеризующие доходность от реализации инструмента или затраты на доставку и хранение нарастающим итогом и, с другой стороны, на группы X, Y, Z, характеризующие предсказуемость спроса на товары при определенном значении коэффициента вариации:

(1)

где М – средний объем реализации инструмента за исследуемый период.

Кроме того, анализ позволяет не просто оптимизировать размещение, но и тем самым сократить все возможные логистические издержки. Характеристика категорий приведена в табл. 10.

Таблица 10

Характеристика категорий ABC

Категория запасов	Тип запаса	Метод управления
A	Небольшое количество с номинальной стоимостью	Точные расчеты. Тщательно отслеживаемый оборот и запасы на складе. Небольшие ошибки ведут к большим потерям. Частое определение потребности, точный расчет размеров партий поставок, интервалов времени между поставками, точки подачи заказа. Частая инвентаризация запасов.
B	Среднее количество со средней стоимостью	Приближенные расчеты. Большие ошибки ведут к большим потерям. Определение потребности не чаще 1 раз в квартал, допустимы оптовые поставки, периодический контроль материальных ресурсов в запасах.
C	Большое количество с небольшой стоимостью	Упрощенные расчеты. Определение потребности 1 раз в год, оптовые поставки. Возможно 2 основных варианта управления запасами: - формирование оптимального запаса (если известен объем заказов) -или минимизация запасов, запас только под конкретного клиента (закупки в тот момент, когда поступает заказ от конкретного клиента).

ABC+XYZ- анализ дает возможность точнее проанализировать потребление инструмента в будущий период:

AX – стабильный спрос, предсказуемый расход инструмента, требуется жесткий контроль наличия инструмента, так как они приносят большие доходы, так как это самые дорогостоящие позиции материалов при продажах (и самые затратные при закупках), возможность применения технологии доставки инструмента «точно в срок».

AY – неравномерный спрос, предсказуемость расхода инструмента, жесткий контроль наличия инструмента, так как они также приносят существенные доходы. Целесообразно проводить расчет оптимального размера партии инструмента для закупки.

AZ – необходим ежедневный контроль инструмента, большие колебания спроса, необходимы расчеты страхового запаса и управление запасами по технологиям – срокам планирования и способам доставки.

BX и BY – приносят меньшие доходы – это товары средней стоимости, но высокого уровня потребления. Целесообразнее вести закупки большими партиями.

CX и CY – целесообразно планирование на более длительный период с еженедельной и ежемесячной проверкой наличия запаса.

CZ – дешевые виды инструмента, непредсказуемость спроса, лучше не иметь большого запаса.

Проведем ABC+XYZ-анализ для прогнозирования потребления товаров в будущий период. Исходные данные для расчета представлены в Приложение 3.

Выстроим результаты расчетов по возрастанию потребления и занесем в Приложение 4.

Проведем классификацию по ABC-категориям, характеризующих как сказано выше объем реализации товаров (табл. 11).

Таблица 11

Классификация по группам

Категория	A	B	C
Вид инструмента	6, 10, 13, 21, 22, 23, 29, 32, 33, 35, 36, 37, 38, 39, 40, 41, 42, 45, 48, 54, 58, 60, 61, 64, 68, 69, 71, 74, 78, 79, 83, 86, 95, 98	2, 7, 8, 11, 12, 14, 19, 20, 24, 25, 30, 34, 44, 49, 50, 59, 62, 63, 65, 67, 73, 76, 80, 81, 87, 89, 91, 92	1, 3, 4, 5, 9, 15, 16, 17, 18, 26, 27, 28, 31, 43, 46, 47, 51, 52, 53, 55, 56, 57, 66, 70, 72, 75, 77, 82, 84, 85, 88, 90, 93, 94, 96, 97, 99, 100
Стоимостная доля	80,12%	15,05%	4,83%
Количественная доля позиций	34	28	38

Проводим анализ XYZ при известной реализации по четырем кварталам (n), представленной в Приложении 5. Среднеквадратичное (σ) определяется:

(2)

где Мi – объем реализации i-го товара, тыс. руб.; Мср – средний объем реализации за квартал, тыс. руб.; n – количество кварталов в году (4).

Коэффициент вариации:

(3)

Коэффициент вариации показывает, как отклоняется фактическая потребность в материалах групп X,Y,Z от своей средней величины. Чем больше значение коэффициента вариации, тем ниже потребность в тех или иных позициях ассортимента. Результаты сведены в таблице Приложения 5. Далее в таблицу 12 приведена классификация товаров по категориям XYZ.

Таблица 12

Классификация по группам XYZ

Категория	X	Y	Z
Вид инструмента	37, 36, 48, 6, 58, 42, 74, 60, 54, 23, 40, 45, 95, 10, 62, 46, 59, 29, 25, 12, 35, 22, 21, 50, 52, 68, 39, 47, 28, 89, 69, 38, 61, 65, 34, 43, 32, 49, 78, 13, 19, 7, 73, 44, 33, 24, 11, 26, 30, 64, 79	51, 41, 77, 55, 53, 31, 86, 3, 63, 83, 75, 85, 14, 71, 20, 15	2, 91, 16, 72, 97, 99, 67, 27, 4, 96, 56, 81, 57, 94, 70, 93, 17, 9, 80, 88, 76, 66, 5, 8, 87, 1, 84, 98, 92, 18, 100, 90, 82
Стоимостная доля	82,62%	9,33%	8,05%
Количественная доля позиций	51	16	33

Составим итоговую матрицу ABC+XYZ-анализа (табл. 13).

Таблица 13

Матрица ABC+XYZ

AX	-	AY	8, 17, 41, 70, 71, 76, 81, 90, 91, 92, 94, 98.	AZ	1, 20, 22, 67, 80, 82, 83, 84, 86, 87.
BX	73.	BY	18, 11, 13, 24, 27, 30, 68, 69, 77, 85, 88, 89, 95.	BZ	2, 9, 14, 32, 38, 44, 45, 56, 61, 63, 64, 72, 78, 79, 93, 96, 97, 99, 100.
CX	6, 28.	CY	3, 4, 16, 26, 29, 40, 43, 52, 54, 59, 62.	CZ	5, 7, 10, 12, 15, 19, 21, 23, 25, 31, 33, 34, 35, 36, 37, 39, 42, 46, 47, 48, 49, 50, 51, 53, 55, 57, 58, 60, 65, 66, 74, 75.

Таким образом, определяется количественная и стоимостная доля потребления инструментов по ABC, которые требуют особого внимания и XYZ-категориям, которые определяют степень равномерности спроса, что облегчает прогнозирование необходимого запаса того или иного инструмента.

После проведенного анализа потребности наступает этап снабжения необходимыми инструментами.

При этом осуществляется:

1. выбор поставщиков,

2. обработка заказов,

3. контроль выполнения условий договора.