43Оперативне зберігання документів. Видача документів зі справ.

Методичне керівництво і контроль за формуванням справ в установі та її структурних підрозділах здійснює служба діловодства чи призначена розпорядженням керівника особа.

Визначення місця зберігання документів Документи з часу їх долучення до документаційної системи установи і до передачі у відомчий архів зберігаються за місцем формування у справах (у невеликих установах доцільно зберігати справи централізовано у службі діловодства).

Для підвищення оперативності пошуків документів справи розміщують відповідно до їх номенклатури. На корінцях обкла­ динок справ, що містять документи з паперовими носіями, заз­ начають індекси за номенклатурою. Індекс справи — це цифрове аба абетково-цифрове позначення справи у номенклатурі справ, яку фіксують на обкладинці спра­ ви. У разі зберігання справ у структурних підрозділах збереження документів і справ забезпечують їх керівники і співробітники, відповідальні за документацію.

Справи повинні знаходитися в робочих кімнатах або спеціально відведених для цього приміщеннях у шафах і столах, що замикаються, чим забезпечується повне збереження документів.

Магнітні стрічки з фонограмами засідань колегіального органу зберігають у відповідального секретаря. На стрічці і коробці робиться відмітка про дату засідання і час запису. Секретар колегіального органу несе відповідальність за їх зберігання.

Надання індексів в електронних документаційних системах пов'язане з проведенням пошуку, де номер чи індекс зазначають «адресу» службового документа. Електронний Документ можна знайти, точно вказавши місце його розташування в документаційній системі.

Із використанням систем класифікації на основі напрямків діяльності цей процес містить такі етапи:

а) визначення дії або напрямку діяльності, які документують;

б) визначення місця дії або діяльності згідно з системою класифікації в установі;

в) перевірка класу вищого рівня, до якого належать дія або нап­ рямок діяльності, для правильного вибору рівня класифікації;

г) перевірка класифікації за напрямками діяльності щодо структури установи, щоб установити, що вона відповідає підрозділу, до якого належить службовий документ;

є) закріплення ототожненої класифікації службового доку­мента на рівнях, що відповідають вимогам установи.

Видача документів зі справ

Стороннім установам справи, що містять документи з паперовими носіями, видаються лише з дозволу керівника установи.

На видану справу заводиться картка-замінник справи, у якій зазначають: структурний підрозділ, номер справи, дату видачі, кому видано, дату повернення. Передбачають графи для розписок в одержанні та прийманні справи.

Вилучення документів зі справ постійного строку зберігання забороняється. Як виняток вилучення документа допускається з дозволу керівника установи з обов'язковим залишенням у справі засвідченої копії документа.

Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років) строків зберігання мають здаватися у відомчий архів для наступного зберігання та використання. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можуть передаватися у відом­чий архів за погодженням з керівникамцустанов.

Зберігання електронних документів

Службові документи в електронній формі можуть потребувати конвертування або перемішування їхньої інформації. Засоби цифрового зберігання можуть потребувати оновлення. Службові документи необхідно захищати від пожежі, затоплення та інших ризиків відповідно до місцевих умов, д) Вимоги до пошуку з погляду користування службовими документами. Головний критерій — легкість виявлення (пошуку) службових документів. Службові документи, до яких звертаються частіше, потребують полегшеного доступу у сховищі. Електронні документи можуть зберігатися різними способами, що полегшують та прискорюють доступ до них. є) Відносна вартість варіантів зберігання службових документів. Критерій вартості може вплинути на рішення про залу­чення зовнішніх ресурсів для вирішення проблем фізичного і (або) електронного зберігання та носія, обраного для зберігання електронних документів, ж) Потреби доступу. Аналіз витрат і результатів зберігання в самій установі порівняно зі зберіганням в інших місцях може виявити, що для цілковитого задоволення потреб установи необхідні багатоцільові сховища, система і (або) устаткування. Строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен бути не меншим від строку, встановле­ного законодавством для відповідних документів на папер У разі неможливості зберігання електронних документів на електронних носіях інформації протягом строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері, суб'єкти електронного документообігу повинні вживати заходів щодо дублювання документів на кількох електронних носіях інформації та здійснювати їх періодичне копіювання відповідно до порядку обліку та копіювання документів, встановленого законодавством. Якщо неможливо виконати зазначені вимоги, електронні документи повинні зберігатися у вигляді копії документа на папері (у разі відсутності оригіналу цього документа на папері). При копіюванні електронного документа з електронного носія інформації обов'язково здійснюється перевірка цілісності даних на цьому носії.

При зберіганні електронних документів обов'язкове додержання таких вимог:

1. інформація, що міститься в електронних документах, повинна бути доступною для її подальшого використання;

2. має бути забезпечена можливість відновлення електронного документа у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний;

3. у разі наявності повинна зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання.

45Порядок контролю за розглядом письмових та усних звернень громадян.

Згідно із Законом України «Про звернення громадян» порядок контролю за розглядом письмових та усних звернень громадян регламентується Інструкцією з діловодства за зверненнями гро­мадян в органи державної влади і місцевого самоврядування, об'єднань громадян, в установах, організаціях, на підприємствах незалежно від форм власності [28].

Діловодство, пов'язане з пропозиціями (зауваженнями), скар­гами та заявами (клопотаннями) громадян, які звертаються до органів державної влади, місцевого самоврядування, об'єднань громадян, підприємств, установ тощо, ведеться окремо від інших видів діловодства і покладається на спеціально призначених для цього посадових осіб.

Пропозиції, скарги і заяви громадян надходять в установи як усні, так і письмові.

Письмові заяви можуть пересилатися поштою, телеграфом, вру­чатися особисто або через експедиції чи спеціальні бюро скарг, створені у великих установах.

Усні заяви — висловлюються на особистому прийомі чи пере­даються по телефону. Останні узагальнюються письмово у вигля­ді довідки чи в іншій формі. Письмові та усні пропозиції, заяви, скарги мають однакову силу, якщо законом не встановлене інше, і підлягають ретельній перевірці.

Звернення, оформлене без дотримання цих вимог, повертаєть­ся заявникові з відповідним роз'ясненням у термін не пізніше як через десять днів з дня його надходження.

На вільному від тексту місці першої сторінки звернення ста­виться відбиток штампу органу, на якому зазначається дата над­ходження звернення та його реєстраційний номер.

Реєстрації підлягають усі пропозиції, скарги і заяви, що надхо­дять, але особливістю індексації тут є те, що до індексу додається перша літера прізвища автора документа.

Наприклад, скаргу гр. Лисенко під №83 записують так: Л-83.

Усі пропозиції, заяви і скарги, що надійшли, повинні прийма­тися та централізовано реєструватися у день їх надходження на реєстраційно-контрольних картках, придатних для оброблення персональними комп'ютерами.

Конверти (вирізки з них) зберігаються разом з пропозицією, заявою, скаргою.

Повторні звернення громадян реєструються так само, як і по­передні. При цьому в правому верхньому кутку картки робиться позначка «Повторно» і до картки долучається все попереднє лис­тування.

Пропозиції, заяви і скарги одного й того самого громадянина з одного й того самого питання, що надіслані різним адресатам і надійшли на розгляд до однієї і тієї самої організації (дублетні), обліковуються за реєстраційним номером першої пропозиції, за­яви, скарги з доданням порядкового номера, що проставляється через дріб. Наприклад: Т-78/1, Т-78/2, Т-78/3.

Звернення від громадян з одного й того самого питання, на­діслані органами вищого рівня за належністю для їх вирішення до органу, установи, повторними не вважаються.

Повторними вважаються звернення, в яких: оскаржується рі­шення, прийняте за попереднім зверненням, що надійшло до ус­танови; повідомлення про несвоєчасне вирішення попереднього звернення, якщо з часу його надходження не минув установле­ний законодавством термін розгляду.

Щодо кожного звернення не пізніше як у 5-денний термін має бути прийняте одне з таких рішень: прийняти до провадження, передати на вирішення в підпорядкований чи інший орган; на­діслати за належністю до іншого відомства, якщо питання, пору­шені у зверненні, не входять до компетенції даного органу. Про пересилання звернення до іншого органу чи відомства обов'яз­ково повідомляється заявникові.

Заповнюється контрольна картка в двох примірниках, один з яких надходить до контрольної картотеки, а другий — разом із зверненням вручається виконавцеві.

Картотека заяв, пропозицій і скарг ведеться окремо від карто­теки інших видів документів. Картки розташовуються за прізви­щами заявників в алфавітному порядку. За потреби алфавітну картотеку можна поділити за адміністративно-територіальною ознакою, а всередині — за прізвищами (згідно з алфавітом).

Уряді випадків ведуться журнали реєстрації пропозицій, заяв і скарг. Заповнення граф журналу проводиться аналогічно до за­повнення граф єдиної реєстраційної картки.

Про надходження та результати розгляду пропозицій, заяв і скарг громадян в установах І і II категорій щомісяця складаєть­ся окреме зведення, III і IV категорій — заповнюється спеціальна графа в єдиній щомісячній довідці про виконання документів. Ці дані використовуються для узагальнення і аналізу.

Після реєстрації всі пропозиції, заяви, скарги передаються ке­рівникові установи, який призначає виконавця.