3. 52Засвідчення та відправлення кореспонденціі .

Уся вихідна кореспонденція мусить оброблятися та відправля­тися централізовано канцелярією або секретарем-референтом підприємства. Відправляється вона, зазвичай, у день її одержан­ня від структурних підрозділів або наступного дня.

Не дозволяється відправляти або передавати

працівникам документи без відповідної

їх реєстрації у службі діловодства

Під час приймання від виконавців вихідних документів з папе­ровими носіями перевіряються:

• правильність оформлення документа, розміщення на ньому реквізитів;

• правильність зазначення адреси кореспондента;

• наявність необхідних підписів на документі та додатках до нього;

і# наявність віз на копіях документів, що залишаються у справах;

♦ наявність на документі позначки про додатки;

♦ відповідність кількості примірників кількості адресатів. Документи, що надсилаються водночас одному й тому самому

адресатові, вкладаються в один конверт, на якому проставляють­ся реєстраційні номери всіх документів, які там знаходяться.

Якщо оригінал документа підлягає поверненню, то на вер­хньому березі першого аркуша проставляється штамп

Підлягає поверненню

Оригінали наказів, планів, протоколів тощо необхідно зали­шати в установах — авторах цих документів. Підрозділам надси­лаються їх другі примірники.

Документи, які адресують постійним кореспондентам, реко­мендується відправляти в конвертах з адресою одержувача та від­правника, що виготовляються заздалегідь друкарським способом.

У випадку надсилання кореспонденції до інших міст країни на конверті, крім найменування установи, посади та прізвища адре­сата, слід зазначати поштову адресу.

У разі відправлення кореспонденції за кордон після прізвища адресата також вказуються спочатку номер будинку, вулиця, міс­ то, графство або штат, країна і поштовий індекс. Приклади над­ силання кореспонденції по Україні та за кордон наведені в додат­ ках 5.1 та 5.2. г,і*Л

Можливе застосування європейських конвертів з невеликим пластиковим віконцем. Головне при цьому — визначити, щоб місце підписання адреси на листі відповідало розмірам віконця.

У правому верхньому куті конверта поряд з марками іноді вка­зуються порядок надсилання і особливості вкладеної кореспон­денції. При цьому можуть використовуються такі написи:

Ліг Май (Авіа), СопГійепііаІ (Конфіденційний),

Ргіуаїе (Приватний) 1]г%епі (Рекомендований),

Ехрге$$ (Терміновий), Зігісіїу соп$йепііаІ (Цілком таємний).

Документи, що доставляються кур'єром, необхідно передава­ти адресатам під розписку у відповідному журналі.

Створені засобами обчислювальної техніки документи від­правляються із супровідним листом в упаковці, що повинно від­повідати технічним вимогам збереження носіїв з записаною на них інформацією. Копія супровідного листа долучається до від­повідної справи на загальних підставах.

^хгся вихідна кореспонденція та інші поштові відправлення пе­редаються структурними підрозділами або виконавцями у визна­чені для цього години, встановлені інструкцією з діловодства конкретної установи.

Неоформлені або належним чином не оформлені документи повертаються виконавцеві на доопрацювання.

Вихідні документи та інші поштові відправлення структурні підрозділи та окремі виконавці забов'язані передавати секретаре-ві-референтові до встановленої години.

Секретар-референт реєструє вихідні документи в журналі ре­єстрації вихідних документів (додаток 5.6).

Кожному вихідному документу присвоюється номер, який складається з літер імені та прізвища документа, індексу струк­турного підрозділу та порядкового номера документа з печатку року. Наприклад: ІТ/10-56, де ІТ «М індексі>якийвказує, що доку­мент підписано керівником (І. Тимошенко), 10 — індекс автора до­кумента, 56 — порядковий номер.

Перелік індексів, присвоєних, як приклад, підрозділам нав­чального закладу, наведено в додатку 5.7.

Позначку про вихідні документи-відповіді робить секре­тар-референт у журналах реєстрації вхідних документів, де прос­тавляються номер і дата вихідного документа, вказується прізви­ще керівника, що підписав документ.

Документи, що надсилаються одночасно одному адресатові, вкладаються в один конверт. Законвертована кореспонденція маркірується і доставляється у поштове відділення.

Виконання вимог що-дс? раціональної організації як традицій­ного, так і електронного документообігу можливе лише за умови ретельно продуманої технології оброблення документів, дотри­мання послідовності операцій, що виконуються. Для цього слід розробити схеми документообігу, маршрутні й технологічні карти на службову документацію.'