Особливості формування окремих видів справ

Розпорядчі документи (постанови, накази, розпорядження тощо) разом із додатками включають у справи за їх різновидами і хронологією.

Статути, положення та інструкції, затверджені як самостійні документи, групують також у самостійні справи.

Накази з основної діяльності, особового складу і господарських питань розміщують у три окремі справи.

Документи засідань колегіальних органів об'єднують у дві справи:

• протоколи і документи до них (доповіді, довідки);

• документи з організації проведення засідань (порядок денний, проекти та копії рішень тощо).

Протоколи засідань чи нарад групують у хронологічному порядку і за їх порядковими номерами. Документи до засідань систематизують за датами та номерами протоколів; усередині групи документи, що мають відношення до одного протоколу, систематизують за порядком денним.

Доручення вищих установ і документи, пов'язані з їх виконанням, групують у справи за напрямами діяльності установи. Якщо таких документів небагато, то їх формують в одну справу. Всередині справи документи систематизують за датами доручень. Затверджені плани, звіти групують у справах окремо від проектів цих документів.

Листування систематизують за змістом та кореспондентським принципом у хронологічній послідовності; документ-відповідь розміщується за документом-запитом.

При поновленні листування документи включаються до справи поточного року із зазначенням номера справи за попередній рік, в якій зберігаються документи з цього питання.

Документи-додатки, незалежно від дати їх створення, групуються в одну справу з документами, до яких вони додаються. Додаток, який має понад 250 аркушів, формується в окрему справу. При цьому на основному документі робиться відмітка про те, що додаток оформлено окремою справою.

Невиконані документи формувати у справи згідно Правил забороняється. Не допускається долучати до справ документи не за призначенням, зайві примірники

Документи, що мають гриф обмеження доступу, видають та приймають під розписку. Забороняється:

• вилучати документи зі справ чи переміщувати їх з однієї справи до іншої без санкції керівника установи;

• виносити з приміщення без спеціального дозволу керівника установи;

♦ розмножувати документи без дозволу керівника установи (якщо є дозвіл, то розмноження здійснюють у присутності відповідальної особи, а браковані примірники зразу ж знищують).

Після закінчення календарного року керівник установи своїм наказом призначає спеціальну комісію, яка забов'язана:

• перевірити наявність усіх документів;

• відібрати документи для зберігання в архівному підрозділі;

• визначити документи для знищення.

Документи в особових справах групують у хронологічному порядку в міру їх надходження у такій послідовності:

• внутрішній опис документів, що знаходяться у справі;

• заява про прийом на роботу;

• анкета, листок з обліку кадрів;

• автобіографія;

• документи про освіту;

• витяги з наказів про призначення, переміщення чи звільнення;

• доповнення до особового листка;

♦ довідки та інші документи, що мають відношення до особи.

Довідки з місця проживання, медичні довідки про стан здоров'я та інші аналогічні документи групуються в окремі справи тимчасового зберігання, або розміщують у «Кишеньках» обкладинок особових справ.

Копії наказів про стягнення, заохочення, зміну прізвища тощо до особової справи не долучають у зв'язку з занесенням відомостей про це у доповнення до листка обліку кадрів.

Особові рахунки співробітників та інші обліково-статистичні документи систематизують у межах року прізвищами в алфавітному порядку.