Засвідчення та відправлення кореспонденйії.

Уся вихідна кореспонденція мусить оброблятися та відправлятися централізовано канцелярією або секретарем-референтом підприємства. Відправляється вона, зазвичай, у день її одержання від структурних підрозділів або наступного дня.

Не дозволяється відправляти або передавати

працівникам документи без відповідної

їх реєстрації у службі діловодства

Під час приймання від виконавців вихідних документів з паперовими носіями перевіряються:

• правильність оформлення документа, розміщення на ньому реквізитів;

• правильність зазначення адреси кореспондента;

• наявність необхідних підписів на документі та додатках до нього;

і наявність віз на копіях документів, що залишаються у справах;

♦ наявність на документі позначки про додатки;

♦ відповідність кількості примірників кількості адресатів. Документи, що надсилаються водночас одному й тому самому адресатові, вкладаються в один конверт, на якому проставляються реєстраційні номери всіх документів, які там знаходяться

Якщо оригінал документа підлягає поверненню, то на верхньому березі першого аркуша проставляється штамп

Підлягає поверненню

Оригінали наказів, планів, протоколів тощо необхідно залишати в установах — авторах цих документів. Підрозділам надсилаються їх другі примірники.

Документи, які адресують постійним кореспондентам, рекомендується відправляти в конвертах з адресою одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь друкарським способом.

У випадку надсилання кореспонденції до інших міст країни на конверті, крім найменування установи, посади та прізвища адресата, слід зазначати поштову адресу.

У разі відправлення кореспонденції за кордон після прізвища адресата також вказуються спочатку номер будинку, вулиця, міс­ то, графство або штат, країна і поштовий індекс. Приклади над­ силання кореспонденції по Україні та за кордон наведені в додат­ ках 5.1 та 5.2.

По Україні

Адреса віправника:
В. Ф. Кушніренко
вул. Хрещатик, 5, кв. 20
м. Київ, 1
01001
	Адреса одержувача:
	В.В.Саленку
	вул. Б. Хмельницького, 20
	м. Львів, 1
	579015

За акордон

Адреса відправника:
В.Ф. Шевчук
вул. Миру, 5, кв. 2,
м. Київ, 11,
Україна 01011
	Адреса одержувача:
	С.И. Иванову
	ул. Ленинградская, 3
	г. Саратов, 10
	Россия 24018

Можливе застосування європейських конвертів з невеликим пластиковим віконцем. Головне при цьому — визначити, щоб місце підписання адреси на листі відповідало розмірам віконця.

У правому верхньому куті конверта поряд з марками іноді вказуються порядок надсилання і особливості вкладеної кореспонденції. При цьому можуть використовуються такі написи:

(Конфіденційний), (Рекомендований), (Цілком таємний).

Документи, що доставляються кур'єром, необхідно передавати адресатам під розписку у відповідному журналі.

Створені засобами обчислювальної техніки документи відправляються із супровідним листом в упаковці, що повинно відповідати технічним вимогам збереження носіїв з записаною на них інформацією. Копія супровідного листа долучається до відповідної справи на загальних підставах.

вся вихідна кореспонденція та інші поштові відправлення передаються структурними підрозділами або виконавцями у визначені для цього години, встановлені інструкцією з діловодства конкретної установи. Неоформлені або належним чином не оформлені документи повертаються виконавцеві на доопрацювання.

Вихідні документи та інші поштові відправлення структурні підрозділи та окремі виконавці забов'язані передавати секретареві-референтові до встановленої години.

Секретар-референт реєструє вихідні документи в журналі реєстрації вихідних документів (додаток 5.6).

Позначку про вихідні документи-відповіді робить секретар-референт у журналах реєстрації вхідних документів, де проставляються номер і дата вихідного документа, вказується прізвище керівника, що підписав документ.

Документи, що надсилаються одночасно одному адресатові, вкладаються в один конверт. Законвертована кореспонденція маркірується і доставляється у поштове відділення.