- •35Особливості документування проведення нарад. Складання протоколів.
- •Текст кожної позиції укладається за формою:
- •1.Слухали:
- •38Оформлення ділової записки.
- •Яковенку а.Н.
- •2) За суб'єктами видання:
- •40Створення довідково-інформаційних документів. Заява. Довідка. Графік відпусток.
- •41Робота з листами, пропозиціями, заявами та скаргами громадян.
- •42Робота з документами, що містять комерційну таємницю. Умови віднесення інформації до конфіденційної. Заходи щодо захисту комерційної таємниці.
- •43Оперативне зберігання документів. Видача документів зі справ.
- •46Розгляд пропозицій, заяв і скарг.
- •47Загальні засади побудови документообігу.
- •48Правила проходження вхідних. Вихідних та внутрішніх документів.
- •50Попередній розгляд документів.
- •51Реєстрування документів.
- •52Засвідчення та відправлення кореспонденціі .
- •Підлягає поверненню
- •53Особливості архівної роботи. Вимоги до традиційних архівних приміщень. Робота з документами в архівосховищі.
- •Вимоги до традиційних архівних приміщень
- •Здійснення контролю за виконанням документів
- •Контроль
- •55Групування у справи документів з паперовими носіями.
- •Особливості формування окремих видів справ
- •56Проходження, опрацювання та відправлення ділової кореспонденції.
- •Засвідчення та відправлення кореспонденйії.
- •Підлягає поверненню
- •Д. З. Застосування електронного цифрового підпису.
- •57Строки виконання документів.
48Правила проходження вхідних. Вихідних та внутрішніх документів.
Систематизація - це комплектування документів у групи - документальні масиви за певними ознаками.
Систематизація здійснюється за допомогою реєстраційних карток або журналів.
Систематизація за допомогою карток передбачає створення довідкової картотеки. Картки групують за ознаками:
- алфавітна (в порядку зростання від "А" до "Я". Наприклад: анкети, акти, акредитиви та ін.);
географічна (за географічними пунктами: держава, область, місто, район та ін.);
предметно-питальна (принцип "запит-відповідь");
кореспондентська (за кількістю адресатів, куди направляється документація: фірма, керівник, посадова особа);
структурна (підрозділи, з якими найбільше відбувається обмін документацією);
хронологічна (за роками, місяцями - в порядку зростання);
номінальна (за власною назвою документа: акти, накази, протоколи та ін.).
Щоб не було плутанини, вибирається тільки одна ознака, яка найбільше відповідає потребам організації та специфіці її
діяльності.
Стосовно журналів систематизація може враховувати одну з двох ознак - хронологічну чи номінальну.
Деякі організації можуть фіксувати факт облікування документів у двох журналах, якщо це необхідно. Найчастіше це практикується в комерційних організаціях.
У закладах, де організована діяльність канцелярії 1-2-ї категорій, вхідна та вихідна документи проходять різні етапи обробки.
ПРОХОДЖЕННЯ І ПОРЯДОК ВИКОНАННЯ ВХІДНИХ ДОКУМЕНТІВ
№ з/п |
Назва операції |
Зміст операції |
||
1. |
Приймання документів |
1. Приймаються канцелярією або секретарем. |
||
2. |
Первинна обробка |
2. Перевірка правильності надходження (звірка вмісту за адресою на конверті). Неправильно адресована документація пересилається за призначенням або відправнику. |
||
|
|
3. Перевірка цілісності вкладень. Конверти розкривають, перевіряють наявність самого документа, додатків, кількість сторінок і примірників. Конверти з поміткою "особисто" не відкриваються, а передаються адресату. Якщо в конверті з поміткою "особисто" знаходиться службовий документ, то після прочитання його адресатом він підлягає реєстрації. |
||
|
|
4. Конверти, як правило, знищують. Підшивають їх у тих випадках, коли: - дату відправлення можна визначити за датою поштового штемпеля; - адресу відправника можна встановити тільки по конверту; - конверти зі службовими помітками ("таємно", "рекомендований", "з по відомленням про вручення" тощо); - документ особистого характеру, а на конверті відсутня позначка "особисто". . |
||
|
На операції |
Зміст операції 5. Документи скріплюються між собою, додатки прикріплюють до основного документа.
6. Проставлення реєстраційного штампа, який фіксує факт і дату одержання документа (день надходження). Індекс документа в штампі проставляється в момент реєстрації. |
||
3. |
Попередній розгляд |
7. Сортування документів на ті, що реєструються, ті, що не реєструються, та вхідні згідно з переліком останніх. Не реєстру-ються документи, помічені "особисто" і ті, які надійшли на адресу громадських організацій.
8. Реєстрація документів (проставлення індексу).
9. Передача документів, в залежності віг, важливості інформації, керівнику установи або керів-никам структ/рних підрозділів. Документи, адресовані посадовим особам, передаються Пез посередньо їм в руки. Керівнику направляється документація державних органів влади, вищестоящих інстанцій та періодична преса і колективні листи. Документи повинні передаватися керівнику або виконавцю в день їх надходження. |
||
№ з/п |
Назва операції |
Зміст операції |
||
4. |
Розгляд документів керівником або керівниками структурних підрозділів |
10. Секретар особисто доповідає, попередньо підібравши необхідні матеріали, які можуть знадобитися керівнику під час розгляду документації. Залишає керівнику папку з документами (без доповіді). |
||
|
|
11. Результати розгляду доку-ментів~ керівником відобража-ються в резолюції. |
||
|
|
12. Перенесення резолюції на реєстраційну картку і передача інформації контрольній службі (контроль за документами). |
||
|
|
13. Передача документів виконавцю. |
||
5. |
Робота виконавця з документами |
14. Виконавець обробляє документи (працює з ними), згідно зі своїми службовими функціями, інструкціями з діловодства. |
||
|
|
15. Коли робота над документами завершена, вони направляються в справу. |
||
Головними критеріями для подання документів у структурні підрозділи або керівнику закладу вважаються: графіки, креслення, таблиці, заявки, звіти, спеціальні вказівки (циркулярні листи та ін.).
При оцінці важливості документа враховуються:
Зміст (його інформаційне текстове навантаження).
Складність і новизна питання (питань), проблеми.
Авторство (становище службової особи).
Терміновість виконання.
Вид документа та його призначення
ПРОХОДЖЕННЯ І ПОРЯДОК ВИКОНАННЯ ВИХІДНИХ ДОКУМЕНТІВ
з/п |
Назва операції |
Зміст операції |
1. |
Складання проекту документа |
Проект документа складає виконавець |
2. |
Оформлення документа |
Рукописний варіант коректується і віддруковується |
3. |
Погодження документа |
Копії проектів направляються всім, хто бере участь в обговоренні і узгодженні документ-та. В процесі роботи над проектом можуть бути внесені зміни та доповнення. |
4. |
Перевірка правильності оформлення |
При цьому перевіряються візи, резолюції, правильність оформлення документа відносно стилістики й інформатики. |
5. |
Підписання |
Проект документа підписує керівник або його заступник чи відповідальний виконавець |
6. |
Реєстрація документа |
Документ реєструється в канцелярії чи у секретаря |
7. |
Відправлення документа |
Відправлення включає в себе етапи: - перевірку правильності оформлення, наявності додатків; - повернення неправильно оформлених документів на доопрацювання; - сортування за адресами і видами техніки відправлень; - фальцювання (складання) документа і вкладання його в конверт; - заклеювання конверта; - визначення і проставлення вартості кореспонденції, складання списку на замовлення відправлення поштою. Документи, передані в канцелярію на оброб ку, повинні бути відправлені в день передачі. |
Особлива робота з документами в процесі документообігу вхідних та вихідних документів здійснюється на двох етапах-
розгляд керівником;
виконання документа.
Розгляд керівником здійснюється в день отримання вхідного документа або в день створення проекту вихідного документа. Керівникам рекомендується не затримувати документи на розгляді більше 2-х днів. При необхідності продовження терміну розгляду документ розмножують (копіюють). Результати розгляду документів керівником знаходять відображення в резолюціях.
Виконання документів означає проведення з ними повної обробки - від прочитання та ознайомлення до підготування відповіді. З моменту отримання документа і до завершення роботи з ним документ знаходиться в робочій папці.
Для внутрішніх документів схема проходження в установі більш проста, ніж для вхідних та вихідних.
ПРОХОДЖЕННЯ І ПОРЯДОК ВИКОНАННЯ ВНУТРІШНІХ ДОКУМЕНТІВ
№ з/н |
Назва операції |
Зміст операції |
||
1. |
Створення документа |
Вказівка на створення документа. Проект документа складає виконавець. Розгляд документа. Доопрацювання (редагування та внесення коректив) |
||
2. |
Оформлення документа вимогами. |
Документ оформляється та друкується у відповідності з встановленими вимогами |
||
№ з/п |
Назва операції |
Зміст операції |
||
3. |
Погодження |
Документ погоджується в структурних підрозділах або співробітниками, які в межах своєї компетенції мають безпосереднє відношення до питань, висвітлених в документі, реєстрація. |
||
4. |
Розмноження документа |
Створення відповідної кількості копій. |
||
5. |
Виконання документа |
В структурних підрозділах документ належним чином виконується. Контроль за його виконанням. |
||
6. |
Зберігання документа |
Документ (при необхідності) передається на зберігання в архів. |
||
Всі потоки (вхідні, вихідні та внутрішні) обігу документів в організації рекомендується підраховувати. Загальна кількість документів, опрацьованих протягом календарного року, як вже зазначалося, називається документальним масивом, або обсягом документів організації за визначений період часу.
Обсяг документів організації в установах 1-2-ї категорій підраховується за видами в структурних підрозділах і адресатами.
Облік обсягу документообігу здійснюється з метою отримання даних для розрахунку штатної чисельності діловодного процесу, вибору технічних засобів для механізації діловодних процесів, діяльності установи в цілому.
Окремо рахують вхідні, вихідні та внутрішні документи, з них - примірники та копії, виготовлені шляхом оперативного розмноження.
Враховуються всі документи, оскільки на виготовлення копій витрачаються кошти, експлуатуються технічні засоби та машинний час.
Загальна кількість підрахованих документів записується дробом, де чисельник - кількість основних документів (внутрішні, вхідні, вихідні), а знаменник - кількість копійОблік обсягу документообігу найкраще здійснювати в певні періоди протягом календарного року: підраховувати спочатку щомісяця, щоквартально, за півроку, а вже потім - за рік. Це набагато спростить роботу в структурних підрозділах та проілюструє прогресію або спад чисельності документів в організації в певні періоди діловодного процесу. Документальний вираз підрахунку чисельності документів - складання відомості даних про обсяг документа.