Здійснення контролю за виконанням документів
Контроль за виконанням документів включає:
постановку документа (доручення) на контроль, формування картотеки контрольованих документів;
перевірку своєчасного доведення документа до виконавця;
попередню перевірку і регулювання ходу виконання;
облік і узагальнення результатів контролю виконання документів (доручень);
інформування керівника про хід і підсумки виконання документів (доручень);
повідомлення про хід і підсумки виконання документів на оперативних зборах, засіданнях колегіальних органів;
зняття документів з контролю;
♦ формування картотеки виконаних документів.
Контроль за виконанням документів з паперовим носієм може відображатись у реєстраційно-контрольних картках, додаткові примірники яких роздруковуються на ПК при взятті документів на контроль.
Одночасно на лівому березі першого аркуша документа, що піддягає контролю, проставляється літера «К» або штамп
Контроль
після чого документ передається виконавцеві; додатковий примірник реєстраційної картки зберігається в контрольній картотеці.
Картки контрольованих документів групуються в спеціальній контрольній картотеці або у відповідному розділі довідкової картотеки за строками виконання документів, виконавцями, групами документів (накази, рішення тощо).
Підготовлений проект відповіді на контрольний документ або доповідна записка про наслідки виконання контрольного документа доповідаються керівництву органу разом з контрольним документом і контрольною карткою.
Проекти відповідей на документи, які є на контролі у вищих органах, подаються на підпис керівництву установи не пізніше ніж за три дні до закінчення терміну виконання.
Документ вважається виконаним тоді, коли всі поставлені в ньому питання вирішені й кореспондентові (автору) дана відповідь.
З контролю документ знімає керівник, який дав доручення про виконання Це засвідчується його підписом на контрольній картці,' :
Перевірка ходу виконання документа здійснюється, зазвичай, за пять днів до закінчення терміну виконання.
Якщо про виконання документа доповідалося керівнику установи чи його заступникові в усній формі, то в контрольній картці робиться відповідний запис у графі «контрольні відмітки» за підписом особи, яка доповідала про наслідки виконання.
Контрольні картки на виконані документи повертаються до служби діловодства (секретаріатів) з відмітками про результати виконання, зняття з контролю, причини порушення терміну (якщо це мало місце) не пізніше наступного дня після виконання документа.
Контрольні картки на виконані документи розміщаються в архівній картотеці, зберігаються протягом трьох років, після чого знищуються за актом.
55Групування у справи документів з паперовими носіями.
Документи після їх виконання групують у справи, яким надаються найменування (заголовки), що в стислій, узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів.
Справа — це сукупність документів або документи, які стосуються одного питання чи виду діяльності й зібрані в окрему обкладинку, файл.
Формування справи — це визначення належності документів до певної справи та систематизація їх усередині справи. До справ готують документи, які за змістом відповідають заголовку справи. Головною частиною заголовка справи є виклад питання (предмета), з якого вона заводиться.
Формування справ полягає у групуванні виконаних документів у справи відповідно до номенклатури. Розміщення справ у номенклатурі структурного підрозділу мусить відповідати ступеню важливості питань, які вирішуються.
Першою зазвичай розміщується група справ, яка містить документи вищих установ, далі — група організаційно-нормативної документації (статути, положення тощо), потім — розпорядча документація самої установи (постанови, накази, розпорядження і т. ін.), планово-звітна документація і листування. У групі листування першими розміщуються справи, які містять листування з вищими органами.
Кожна справа, включена до номенклатури, повинна мати умовне позначення — індекс (арабськими цифрами).
Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу (за штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номера в межах підрозділу. За наявності у справі томів (частин) індекс проставляється на кожному томі із зазначенням т. 1, т.2 і т.і.
Ф
ормуючи
справи, слід дотримуватися таких правил:
групувати у справи тільки оригінали (у разі їх відсутності — засвідчені у встановленому порядку копії) лише виконаних, правильно оформлених документів, не допускати включення чорнових, особистих, дублетних документів, різних варіантів документів, що підлягають поверненню, розмножених копій;
об'єднувати у справи документи одного діловодного року (за винятком особових, судових, перехідних справ). Особові справи формуються протягом ряду років, поки дана особа працює в організації;
♦ групувати у справи окремо документи постійного і тимчасо вого зберігання. Як виняток, коли цього вимагає специфіка роботи установи, документи постійного і тимчасового стро ків зберігання, пов'язані з вирішенням одного питання, мо жуть об'єднуватися протягом діловодного року в одну справу.
Після закінчення року або перед переданням справи до архіву вони повинні бути розкладені в окремі справи згідно з номенклатурою: в одній справі — документи постійного, в іншій — тимчасового зберігання;
включати у справу документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс: спочатку ініціативний документ, а потім усі інші документи в їх логічній послідовності;
якщо документи за своїм змістом і строком зберігання не можуть бути оформлені у справи, передбачені номенклатурою, слід завести нову справу з обов'язковим занесенням її найменування та строку зберігання в чинну номенклатуру;
документи, створені засобами обчислювальної техніки, групувати у справи на загальних підставах;
'* справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 мм завтовшки).
Документи всередині справи вміщуються у хронологічній та логічній послідовності чи їх поєднанні.