50Попередній розгляд документів.

Перед долученням службового документа до документаційної системи необхідно з'ясувати необхідність здійснення цього проце­су. Метою попереднього розгляду надісланих документів є розпо­діл їх на такі, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом (власником) установи або безпосередньо виконавцями відповідно до їх функціональних обов'язків, визначення необхідності їх реєс­трації, а також встановлення строку виконання.

Попередній розгляд документів з паперовим носієм проводить­ся у день їх надходження або в перший робочий день у разі їх над­ходження в неробочий час. Доручення вищих органів правління, телеграми і телефонограми розглядаються негайно.

У ході попереднього розгляду документів незалежно від їх но­сія варто керуватися статутом чи положенням про установу та її структурні підрозділи, посадовими інструкціями, класифікатора­ми ділянок та питань діяльності підрозділів установи, інструкцією з діловодства, номенклатурами справ та схемами руху документів.

Керівництву або власникові установи насамперед мусять пе­редаватися документи урядових та інших вищих органів, а також найважливіші документи, що містять інформацію з принципових питань діяльності установи і потребують їх вирішення. Інші до­кументи передаються структурним підрозділам і виконавцям за призначенням.

Наслідки розгляду документів керівництвом або власником установи фіксуються в резолюції, правила складання якої наведе­ні в другому модулі посібника.

Для налагодження ритмічної роботи служби діловодства, за погодженням з керівництвом установи чи її власником, необхід­но чітко розподілити між підлеглими функції керування доку­ментами, визначити стратегічні дії, що забезпечують виконання вимог та правил щодо роботи з документами, забезпечення їх зберігання протягом того часу, доки вони потрібні.

2. 51Реєстрування документів.

Реєстрування, як уже зазначалось, — це спосіб формалізації долучення службового документа до документаційної системи. Основна мета реєстрування — засвідчити, що службовий документ було створено або долучено до документаційної системи а додатковою перевагою є те, що реєстрування полегшує пошук необхідних службових документів.

Факт створення або надходження документів, незалежно від виду носія, фіксується проставлянням на ньому умовних позначень — реєстраційних індексів — з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ. Суть індексування полягає в зарахуванні документа до певної групи відповідно до його змісту (контексту).

Реєстраційні індекси складаються з порядкових номерів у межах типу документів, що реєструються, і доповнюються індексами за номенклатурою справ щодо питань діяльності, кореспондентів тощо. Реєструються документи для їх обліку, контролю виконання і оперативного використання наявної в них інформації.

Місце реєстрації документів повинне бути закріплене в інструкції з діловодства установи, до якої додається затверджений керівником (власником) установи перелік документів, що не підлягають реєстрації.

Обов'язковій реєстрації підлягають документи, що:

• потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо);

• створюються і використовуються в установі;

• надходять від інших установ і приватних осіб.

Кожний документ, незалежно від форми його носія, реєструється в установі лише раз:

• вхідні — днем надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час;

• створювані — днем підписання або затвердження. У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший повторно він не реєструється.

Проводиться реєстрація документів у межах груп залежно від найменування, виду, автора і змісту. Окремо, наприклад, реєструються закони України, акти та кореспонденція Верховної Ради, Президента України, Кабінету Міністрів України, а також органів місцевої влади.

Реєструються також окремо накази керівника з основної діяльності, накази щодо особового складу та про відрядження, рішення колегії, акти ревізій фінансово-господарської діяльності, бухгалтерські зведення, звернення громадян, заявки на матеріально-технічне постачання тощо.

Для реєстрації вхідних і створюваних документів з паперовими носіями може застосовуватися реєстраційно-контрольна картка, придатна для обробки засобами обчислювальної техніки.

У невеликих установах з обсягом документообігу щорічно до 500-600 документів на рік допускається застосовувати журнальну форму реєстрації, зразок якої подано в додатку.

За карткової форми реєстрації вид і визначення кількості картотек залежать від конкретних потреб роботи установи. Так, в установах, де довідкові картотеки ведуться в структурних підрозділах, реєстраційні картки складаються у двох примірниках (для служби діловодства і структурного підрозділу, якому картка передається разом із документом).

У разі взяття документа на контроль виготовляються три примірники картки. Для зручності реєстраційні картки групуються в обліково-довідкові картотеки, які заводяться окремо на кожний календарний рік. Такі картотеки, зазвичай, складаються з двох частин: виконаних і невиконаних документів.

Перша частина реєстраційної картки використовується для пошуку виконаних документів з певного питання, друга — для пошуку документів у процесі роботи над ними за виконавцями, кореспондентами або строками виконання. Якщо реєстраційних карток багато, їх розкладають за розділами та напрямами діяльності установи, покладеними в основу назв її структурних підрозділів.

У міру виконання документів картки з розділів першої частини із проставленими на них необхідними позначками переставляються у відповідний розділ і рубрику другої частини картотеки.

Обов'язкові реквізити реєстрації документів з паперовими носіями:

• назва або характер документа;

• вид службового документа

• автор (кореспондент);

• дата документа;

• індекс документа;

• заголовок документа або його короткий зміст;

• резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата);

• відповідальний виконавець;

• строк виконання;

• позначка про виконання (короткий запис про вирішення питання;

• дата виконання та реєстраційний індекс документа-відповіді);

• певні вимоги до опрацювання службових документів і да­них; способи користуванням службовим документом.

Склад обов'язкових реквізитів у разі необхідності може бути доповнений: зазначенням виконавця, його розпискою в одержан­ні документа, ходу виконання, додатками тощо. Порядок розмі­щення додаткових реквізитів визначає установа.

За автоматизованої реєстрації формується банк реєстраційних даних, а за наявності мережі — центральний банк реєстраційних даних.

На паперових документах, що реєструються службою діло­водства або секретарем-референтом, на нижньому березі першо­го аркуша документа з правого боку штемпелем ставиться реєс­траційний штамп, яким визначається, чи підлягає документ по­верненню секретареві-референтові.

Обов'язковому поверненню підлягають нормативні докумен­ти та кореспонденція, одержана від Адміністрації Президента Ук­раїни, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, мі­ністерств, відомств, органів місцевих держадміністрацій, а також зареєстровані доручення.

Системами електронного ліловодства та документообігу (СЕДД) підтримуються, як і в традиційному діловодстві, базові групи документів: вхідні, вихідні (внутрішні) документи, а також листи і звернення громадян.

СЕДД допускають розподіл кожної з груп документів на до­вільні підгрупи, що поєднують документи за загальною тематич­ною ознакою, ознакою підрозділів або ознакою листування. Кожну з підгруп, також можна поділяти на більш дрібні підгру­пи тощо.

Наприклад, групу «Вихідні документи» можна розділити на підгрупи «.Документи, що відправляються», і «Внутрішні докумен­ти», а підгрупу «Внутрішні документи» — на підгрупи «Наказ», «Розпорядження», «Інструкції» тощо

зподіл на підгрупи визначається правилами документообігу і потребами довідково-аналітичної роботи, а склад підгруп і пра­вила формування реєстраційних номерів зберігаються в систем­ному довіднику групи документів.До системи електронного документообігу установи, що міс­тить службові документи, необхідно долучати метадані, пов'язані з ними у спосіб, що [74]:

а) описує як зміст службового документа, так і контекст діяль­ ності, що відбувається;

б) робить службовий документ основним свідченням викона­ них дій;

в) надає можливість оперативно знайти та відтворити доку­ мент.

Реєстрування електронних документів встановлює, як міні­мум, такі метадані:

• унікальне умовне позначення, визначене системою;

• дату і час реєстрування;

• заголовок або скорочений опис;

• автора (особу або корпоративний орган), відправника чи одержувача.

Детальне реєстрування мусить пов'язувати службовий доку­мент з описовою інформацією про контекст, зміст та структуру документа і показувати його зв'язки з іншими спорідненими до­кументами. Кожний службовий документ або група документів мають містити інформацію про контекст та зміст документа й ін­ших споріднених документів.

У процесі реєстрування електронного службового документа до його унікального умовного позначення (метаданих), залежно від характеру діяльності, яку документують, вимог до установи та ха­рактеристик основних технологічних процесів у ній, може вклю­чатися також додаткова інформація (див. додаток 5.10).

У разі використання схем класифікації файл ( електронний документ) найкраще реєструвати одночасно з класифікуванням. Тип та складність схеми класифікації буде залежати від виду уста­нови. Відповідне закріплення індексів розширює можливості по­шуку електронних документів за допомогою класифікації їх кате­горій та носіїв.

В електронних документаційних системах процес реєстрації, окрім індексування та класифікування документів, мусить містити також визначення статусу доступу та їх передання на зберігання чи вилучення для знищення.

Навіть якщо реєстрування автоматизоване не повністю, еле­менти процесу реєстрування (особливо деякі метадані, потрібні для реєстрування) можуть автоматично надходити з комп'ютерно­го і ділового середовища, до якого належить службовий документ.

Якої б форми не набувало реєстрування, загальним правилом є його незмінність. Проте, якщо зміни потрібні, це фіксують під час перевірки і результати цих змін зберігають.