41Робота з листами, пропозиціями, заявами та скаргами громадян.

Порядок контролю за розглядом письмових та усних звернень громадян

Згідно із Законом України «Про звернення громадян» порядок контролю за розглядом письмових та усних звернень громадян регламентується Інструкцією з діловодства за зверненнями гро­мадян в органи державної влади і місцевого самоврядування, об'єднань громадян, в установах, організаціях, на підприємствах незалежно від форм власності.

Діловодство, пов'язане з пропозиціями (зауваженнями), скар­гами та заявами (клопотаннями) громадян, які звертаються до органів державної влади, місцевого самоврядування, об'єднань громадян, підприємств, установ тощо, ведеться окремо від інших видів діловодства і покладається на спеціально призначених для цього посадових осіб.

Пропозиції, скарги і заяви громадян надходять в установи як усні, так і письмові.

Письмові заяви можуть пересилатися поштою, телеграфом, вру­чатися особисто або через експедиції чи спеціальні бюро скарг, створені у великих установах.

Усні заяви — висловлюються на особистому прийомі чи пере­даються по телефону. Останні узагальнюються письмово у вигля­ді довідки чи в іншій формі. Письмові та усні пропозиції, заяви, скарги мають однакову силу, якщо законом не встановлене інше, і підлягають ретельній перевірці.

Звернення, оформлене без дотримання цих вимог, повертаєть­ся заявникові з відповідним роз'ясненням у термін не пізніше як через десять днів з дня його надходження.

На вільному від тексту місці першої сторінки звернення ста­виться відбиток штампу органу, на якому зазначається дата над­ходження звернення та його реєстраційний номер.

Реєстрації підлягають усі пропозиції, скарги і заяви, що надхо­дять, але особливістю індексації тут є те, що до індексу додається перша літера прізвища автора документа.

Наприклад, скаргу гр. Лисенко під №83 записують так: Л-83.

Усі пропозиції, заяви і скарги, що надійшли, повинні прийма­тися та централізовано реєструватися у день їх надходження на реєстраційно-контрольних картках, придатних для оброблення персональними комп'ютерами.

Конверти (вирізки з них) зберігаються разом з пропозицією, заявою, скаргою.

Повторні звернення громадян реєструються так само, як і по­передні. При цьому в правому верхньому кутку картки робиться позначка «Повторно» і до картки долучається все попереднє лис­тування.

Пропозиції, заяви і скарги одного й того самого громадянина з одного й того самого питання, що надіслані різним адресатам і надійшли на розгляд до однієї і тієї самої організації (дублетні), обліковуються за реєстраційним номером першої пропозиції, за­яви, скарги з доданням порядкового номера, що проставляється через дріб. Наприклад: Т-78/1, Т-78/2, Т-78/3.

Звернення від громадян з одного й того самого питання, на­діслані органами вищого рівня за належністю для їх вирішення до органу, установи, повторними не вважаються Повторними вважаються звернення, в яких: оскаржується рі­шення, прийняте за попереднім зверненням, що надійшло до ус­танови; повідомлення про несвоєчасне вирішення попереднього звернення, якщо з часу його надходження не минув установле­ний законодавством термін розгляду.

Щодо кожного звернення не пізніше як у 5-денний термін має бути прийняте одне з таких рішень: прийняти до провадження, передати на вирішення в підпорядкований чи інший орган; на­діслати за належністю до іншого відомства, якщо питання, пору­шені у зверненні, не входять до компетенції даного органу. Про пересилання звернення до іншого органу чи відомства обов'яз­ково повідомляється заявникові.

Заповнюється контрольна картка в двох примірниках, один з яких надходить до контрольної картотеки, а другий — разом із зверненням вручається виконавцеві.

Картотека заяв, пропозицій і скарг ведеться окремо від карто­теки інших видів документів. Картки розташовуються за прізви­щами заявників в алфавітному порядку. За потреби алфавітну картотеку можна поділити за адміністративно-територіальною ознакою, а всередині — за прізвищами (згідно з алфавітом).

Уряді випадків ведуться журнали реєстрації пропозицій, заяв і скарг. Заповнення граф журналу проводиться аналогічно до за­повнення граф єдиної реєстраційної картки.

Про надходження та результати розгляду пропозицій, заяв і скарг громадян в установах І і II категорій щомісяця складаєть­ся окреме зведення, III і IV категорій — заповнюється спеціальна графа в єдиній щомісячній довідці про виконання документів. Ці дані використовуються для узагальнення і аналізу.

Після реєстрації всі пропозиції, заяви, скарги передаються ке­рівникові установи, який призначає виконавця.

Розгляд пропозицій, заяв і скарг

Для розгляду пропозицій, заяв і скарг велике значення мають строки виконання.

Термін розгляду заяв і скарг громадян в усіх органах не повинен перевищувати 1 місяця. При цьому заяви і скарги, що не вимага­ють додаткового вивчення і перевірки, підлягають розгляду не­відкладно, в усякому разі не пізніше 15 днів з дня надходження.

Керівник установи може продовжити строк розгляду заяви чи скарги, але не більше ніж на 1 місяць, повідомивши про це заяв­ника в п'ятиденний строк. Строк розгляду питань, що містяться у пропозиціях, заявах тощо, рахується з моменту їх надходження до організації.

Звернення, в яких порушуються важливі питання діяльності органу, установи, беруться на особливий контроль і вирішуються насамперед. У цих випадках на листах і картках проставляється штамп «Особливий контроль». Рішення за результатами перевірки звернень приймаються керівництвом того органу, до якого вони надійшли.

Звернення військовослужбовців, а також членів їхніх сімей вирішуються в міністерствах у термін до 15 днів від дня їх надход­ження, а в підпорядкованих установах — невідкладно, але не піз­ніше ніж через 7 днів.

Усі скарги, заяви, пропозиції треба розглядати вчасно, без зай­вої тяганини. Категорично забороняється направляти скарги гро­мадян для розгляду посадовим особам, дії яких оскаржуються.

Посадові особи, вирішуючи питання, зазначені у пропозиці­ях, заявах і скаргах, зобов'язані:

• уважно розібратися з їх суті та прийняти обгрунтовані рі­шення;

• забезпечити їх оперативне і правильне виконання;

• повідомляти громадян про свої рішення;

• вчасно виявляти та усувати причини порушення прав грома­дян, у разі потреби вимагати у виконавців матеріали їх пере­вірки;

• направляти працівників на місця для перевірки викладених у зверненні обставин;

• вживати інших заходів для об'єктивного вирішення постав­лених автором звернення питань, з'ясування й усунення причин та умов, які спонукають авторів скаржитись.

За результатами перевірки звернення складається мотивова­ний висновок, який має містити в собі об'єктивний аналіз зібра­них матеріалів.

Якщо під час перевірки виявлені порушення прав громадян, недоліки в діяльності установи, зловживання посадових осіб вла­дою або службовим становищем, то у висновку має бути зазначе­но, яких конкретно заходів вжито щодо усунення цих порушень і покарання винних. Висновок підписується особою, яка прово­дила перевірку, і затверджується керівником органу, підрозділу, структури.

Відповідь за результатами розгляду звернення обов'язково да­ється тим органом, який його отримав і до компетенції якого вхо­дить розв'язання порушених у зверненні питань за підписом ке­рівників або осіб, що виконують їхні обов'язки. Рішення про від­мову в задоволенні вимог, викладених у зверненні, доводиться до відома громадянина в письмовій формі з посиланням на закон і викладенням мотивів відмови, а також роз'ясненням щодо ос­карження прийнятого рішення. При цьому зазначається, яких вжито заходів, або наводиться причина відмови в задоволенні скарги. На прохання громадян їм роз'яснюється порядок оскар­ження прийнятого рішення.

Після закінчення перевірки і фактичного виконання прийня­того рішення звернення разом з матеріалами перевірки поверта­ються до секретаріату (канцелярії) установи з написом «До спра­ви» і підписом посадової особи, яка прийняла рішення.

Якщо давалася усна відповідь, то складається відповідна до­відка, яка додається до матеріалів перевірки звернення. У картці обліку фіксується, що про наслідки перевірки заявника повідом­лено в особистій бесіді.