2) За суб'єктами видання:

• Закони України (приймаються Верховною Радою України);

• Закони колишнього Союзу РСР (прийняті Верховною Ра­дою СРСР або з'їздом народних депутатів СРСР), які регу­люють відносини, ще не регламентовані законами України, і не суперечать Конституції і законам України;

• Закони Республіки Крим.

Головним видом правової інформації є господарське законо­давство. Господарські закони можна класифікувати як:

• загальні (Закон України «Про власність»; Цивільний кодекс, який регулює майнові та особисті немайнові відносини);

• закони про види і правовий статус господарюючих суб'єктів (Закон «Про підприємства в Україні», «Про господарські то­вариства»);

• закони про окремі види господарської діяльності (Повітря­ний кодекс України);

• закони про окремі відносини (наприклад, Арбітражний про­цесуальний кодекс України).

Основою господарського законодавства є система статусних, або компетенційних, законів, тобто таких, які визначають правове становище господарюючих суб'єктів. Ці закони класифікуються залежно від кола осіб, на які вони поширюються. Так, загальні за­кони — «Про підприємництво», «Про підприємства в Україні» — поширюються на всі підприємства і на всіх підприємців.

Крім загальних законів, до статусних (компетенційних) нале­жать закони, які визначають правове становище окремих видів підприємств, галузей економіки.

Зразок оформлення закону України наведено в додатку 4.1.

40Створення довідково-інформаційних документів. Заява. Довідка. Графік відпусток.

Серед щоденної кореспонденції підприємств, установ, органі­зацій, сотень документів, які висвітлюють різні аспекти їхньої ді­яльності, найбільшу питому вагу має довідково-інформаційна документація, якій за обсягом належить першорядне значення в усій системі діловодства.

Довідково-інформаційні документи містять інформацію про фактичний стан справ в установі, організації чи підприємстві, що є підставою для прийняття розпорядчих документів, а також ма­ють допоміжний характер відповідно до організації документації. Інформація, яка міститься в довідково-інформаційних докумен­тах, може спонукати до дії або бути лише доведеною до відома.

Документи, що виникають у процесі взаємовідносин підпри­ємств та організацій, а також у відносинах з громадянами, дуже різноманітні. Цим, зокрема, пояснюється різнобій у їх складанні та оформленні. Щоб його уникнути, деякі документи довідко­во-інформаційного характеру можна уніфікувати як за змістом, так і за формою. Це може помітно спростити їх складання, підви­щить інформативність та культуру документування.

Розглянемо основні види довідково-інформаційних документів.

Графік відпусток

Графік відпусток складається, зазвичай, на рік. Містить такі реквізити: найменування організації; індекс і дата; місце видан¬ня; код, візи затвердження і погодження; найменування струк¬турного підрозділу; текст.

Текст графіка починається повідомленням, на який рік скла¬дено графік, а далі йдуть прізвища, посади співробітників та зап¬лановані строки відпусток (місяці, числа, кількість днів, за який робочий рік, підпис працівника).

Підписується графік керівником підприємства чи його підроз¬ділу і погоджується з профспілковим комітетом.

Довідка

Довідка — документ інформаційного характеру, що описує і засвідчує факти, події з життя й діяльності окремих громадян і різні обставини діяльності установ, організацій, підприємств чи їх структурних підрозділів: про стан виконання робіт, характерні показники, підтвердження тих чи інших фактів тощо.

У документаційному забезпеченні розрізняють внутрішні та зовнішні довідки.

Внутрішні довідки, зазвичай, містять узагальнені результати виконання яких-небудь службових робіт, проведення досліджень або перевірок, впровадження новітньої техніки та технологій то¬що. Складаються внутрішні довідки у відповідь на запит керів¬ництва і подаються у визначений термін.

Внутрішню довідку складає один працівник (укладач) або ко¬місія, до складу якої може входити певна кількість працівників установи. Текст такої довідки має стосуватися одного питання службового характеру. Цей документ повинен об'єктивно роз¬кривати стан справ, через що його складання вимагає ретельної перевірки відомостей, порівняння та аналізу одержаних даних. У ньому можуть наводитися таблиці, графіки тощо.

Стислий виклад тексту подають у заголовку, який має відпові¬дати на питання про що .?Якщо є необхідність подати інформацію з кількох не пов'язаних між собою питань, то складають відповідну кількість довідок із кожного питання. Внутрішню довідку, підго¬товлену комісією, оформлюють на загальному бланку організації або на чистих аркушах паперу формату А4 з відтворенням основ¬них реквізитів бланку.

У довідці відтворюються такі реквізити:

♦ назва організації;

♦ назва виду документа;

♦ дата документа;

♦ реєстраційний індекс до* мента;

♦ місце складання або видання документа (вказують, якщо во¬но не входить до назви організації);

♦ заголовок до тексту документа;

♦ текст документа;

♦ підпис (голови та всіх інших членів комісії);

♦ відмітка про виконання документа і направлення його до справи;

♦ відмітка про наявність документа в електронній формі (вка¬зують у разі потреби).

Довідка, складена одним працівником або керівником струк¬турного підрозділу для подання керівникові установи чи на роз¬гляд колегіального органу, може бути оформлена на бланку структурного підрозділу, якщо такий заведено у відповідному підрозділі, або на чистому аркуші паперу (найчастіше формату АЗ} з обов'язковим відтворенням реквізиту 08 «Назва структур¬ного підрозділу організації» (Додаток).

Зовнішні довідки, зазвичай, складають із метою засвідчення якогось юридичного факту, найчастіше для підтвердження факту роботи чи навчання, розміру заробітної плати, місця проживан¬ня тощо. Видають зовнішні довідки громадянам для подання до відповідних органів — податкової інспекції, пенсійного фонду, житлово-комунального управління тощо.

Зовнішні довідки службового характеру готують для подання до сторонньоої установи. Вони, зазвичай, містять узагальнені ре¬зультати виконання установою певних робіт, проведення науко¬вих досліджень або перевірок, впровадження нової техніки, інно¬ваційних технологій й т.п..

Зовнішня довідка має особливості оформлення. Юридичної сили довідка набуває лише за наявності таких реквізитів:

♦ коду організації за ЄДРПОУ;

♦ коду форми документа за ДКУД;

♦ назви організації вищого рівня;

♦ назви організації;

♦ довідкових даних про організацію;

♦ назви виду документа (ДОВІДКА);

♦ дати документа;

♦ реєстраційного індексу документа;

♦ адресат (вказують місце подання довідки);

♦ тексту документа;

♦ підпису;

♦ відбитку печатки;

♦ прізвища виконавця і номера його телефону (вказують у ра¬зі потреби).

Якщо зовнішня довідка стосується фінансово-матеріальних питань, то її підписує керівник установи та головний бухгалтер.

Оформлюють зовнішні довідки на загальному бланку органі¬зації або на чистих аркушах паперу.

Довідку з місця роботи, що підтверджує трудовий стаж та оп¬лату праці працівника, складають на бланку установи формату А5 (Додаток 4.22).

Текст довідки з місця роботи починається із зазначення у на¬зивному відмінку прізвища, імені та по батькові працівника, про якого подаються відомості, далі вказують посаду та розмір заро¬бітної плати.

Якщо довідка не містить відомостей щодо заробітної плати, то головний бухгалтер її не підписує.

Якщо зовнішню довідку оформлено на чистих аркушах папе¬ру, то у верхньому лівому куті лицьового боку першого аркуша обов'язково проставляють відбиток кутового штампа, на якому має бути відтворено назву організації, довідкові дані про органі¬зацію та її код за ЄДРПОУ.

Крім цього, у відбитку має бути зафіксовано місце для напи¬сання дати і вихідного реєстраційного індексу. Відбиток має бути чітким і добре читатися.

Дату та реєстраційний індекс на відбитку проставляють від руки.

Текст довідки, зазвичай, складається з двох частин — вступної та констатуючої або лише з однієї констатуючої частини.

Констатуючу частину можна поділити на пункти; у довідці та¬кож можуть міститися таблиці.

Оскільки ситуації, з приводу яких видають довідки, є досить ти¬повими, то для їх оформлення можна використовувати трафаретні бланки, де постійну частину тексту надруковано заздалегідь, а для внесення змінних даних залишено місце.

Довідки, як і всі службові документи, підлягають обов'язковій реєстрації. Зовнішні довідки реєструють у базах даних, картках або журналах реєстрації вихідної документації. Внутрішні — в реєс-траційних формах, призначених для реєстрації внутрішньої доку¬ментації.

Складаючи і оформлюючи текст довідки, слід мати на увазі, що:

♦ дату і реєстраційний індекс довідки проставляють у день її підписання;

♦ внутрішні довідки реєструють окремо від зовнішніх;

♦ місце складання не вказують лише на зовнішніх довідках, оформлених на бланках із зазначенням довідкових даних про установу.

Крім розглянутих вище, існує багато видів довідок: аналітич¬ні, архівні, біографічні, медичні, довідки-об'єктивки тощо.

Біографічна довідка досить поширена в органах державної вла¬ди, працівники яких є державними службовцями. Готують біог¬рафічну довідку у разі потреби (подання про призначення на по¬саду органом вищого рівня, присвоєння рангу державного служ¬бовця тощо) на підставі даних, що містяться в особовій справі та трудовій книжці працівника.

Текст біографічної довідки складають у вигляді анкети. Відпо¬віді на запитання у ній мають бути стислими, але вичерпними.

Скорочення слів, пропуски і виправлення в біографічній до¬відці не допускаються.

Біографічну довідку складають за встановленою формою, скріплюють підписом керівника кадрової служби та відбитком печатки установи.

Біографічна довідка надсилається до установи вищого рівня.

Оформляються біографічні довідки на бланках або на чистих аркушах. Вони мають такі реквізити:

♦ назву виду документа;

♦ реєстраційний індекс документа;

♦ дату документа;

♦ текст документа;

♦ підпис;

♦ відбиток печатки.

У тексті довідки, зазвичай, зазначається назва установи, до якої вона подається.

Доцільно розпочинати текст довідки з прізвища, імені та по батькові особи, про яку подаються відомості, вказаних у назив¬ному відмінку.

Не рекомендовано вживати архаїчні звороти на кшталт «цим повідомляємо», «справді проживає», «справді працює».

Оскільки текст довідки особистого характеру типовий, то для її склаання бажано користуватися трафаретними бланками, виго¬товленими друкарським способом, в яких заповнюються лише ок-ремі частини реквізитів, скажімо, так, як наведено в додатку 4.22.

Заява

Заява — письмове звернення громадянина чи організації до керівника установи, її підрозділу або до громадської організації з приводу захисту його інтересів. Наприклад, заява про поліпшен­ня житлових умов, приймання на роботу, вступ до громадської організації, звільнення тощо.

Реквізити заяви:

• адресат;

• адресант (хто адресує);

• назва документа;

• текст документа;

• додаток до документа (якщо потрібний);

• підпис і дата подання заяви. Зразки заяв наведені в додатку 4.26.