38Оформлення ділової записки.

Записка ділова

Записки (доповідні, пояснювальні та службові) — це документи, що інформують керівника установи чи структурного підрозділу про явища і факти, виконану роботу, ситуацію тощо.

Доповідна записка — це службовий документ на ім'я керівника з викладом певного питання з висновками і пропозиціями автора, з інформацією про ситуацію, що склалася, про наявні факти, певні події

У доповідній записці автор може:

• інформувати керівника про якісь складні ситуації, що склалися, важливі події або факти, що мали місце;

• доповідати про непередбачені труднощі, які виникли в ході виконання роботи;

• повідомляти про перенесення термінів, дострокове завершення або припинення роботи з певних причин.

Текст доповідної записки поділяють на дві частини — констатуючу та заключну. У першій частині наводять факти або описують ситуацію, що стала приводом для написання доповідної записки. У другій — дають аналіз ситуації, пропонують можливі варіанти її рішення, роблять висновки щодо конкретних дій, яких, на думку автора, необхідно вжити.

Доповідна записка може бути підготовлена як із власної ініціативи автора, так і за дорученням керівництва.

Із огляду на адресність розрізняють внутрішні та зовнішні доповідні записки.

Внутрішні доповідні записки адресують керівникові установи або керівникові структурного підрозділу, якому безпосередньо підпорядковується працівник — автор цієї записки. її оформлюють на бланку структурного підрозділу.

Основні реквізити внутрішньої доповідної записки такі:

• назва структурного підрозділу організації;

• назва виду документа (ДОПОВІДНА ЗАПИСКА);

• дата документа;

• реєстраційний індекс документа;

• місце складання документа (у разі потреби);

• адресат;

• заголовок до тексту документа;

• текст документа;

• відмітка про наявність додатків (за наявності додатків);

• підпис;

Зовнішні доповідні записки адресують керівникам органів ви­щого рівня,). Зазвичай, їх оформлюють на загальному бланку установи.

Допускається оформлення зовнішньої доповідної записки на чистих аркушах паперу з відтворенням таких реквізитів:

• назви організації вищого рівня;

• назви організації;

• назви видр документа (ДОПОВІДНА ЗАПИСКА);

• дати документа;

• реєстраційного індексу документа;

• місця складання документа;

• адресата;

• заголовка до тексту документа;

• тексту документа;

• відмітки про наявність додатків (за наявності додатків);

• підпису;

• прізвища виконавця і номера його телефону.

Незалежно від того, хто є автором зовнішньої доповідної записки, підписати її має право лише керівник установи. Проте, за необхідності, на документі може бути зазначено прізвище та номер телефону безпосереднього виконавця.

Пояснювальна записка — це письмовий документ, що містить пояснення ситуації, що склалася, фактів, дій або вчинків працівника на вимогу керівника, а в деяких випадках — з ініціативи підлеглого.

Оформляється пояснювальна записка на бланку або стандартному аркуші паперу формату А4 із зазначенням таких реквізитів:

• адреси;

• назви виду документа;

• заголовка до тексту;

• тексту записки;

• прізвища виконавця і номера його телефону;

• дати;

• підпису.

Текст пояснювальної записки, зазвичай, поділяють також на дві частини — констатуючу та заключну. У першій частині наводять факти або описують ситуацію, що стала приводом для написання доповідної записки. У другій — дають аналіз ситуації, пропонують можливі варіанти її рішення, роблять висновки щодо конкретних дій, яких, на думку автора, необхідно вжити).

Складаючи та оформлюючи пояснювальну записку, слід мати на увазі те, що датою пояснювальної записки є дата її підписання, а не дата події. Відмітка про наявність додатків проставляється за потреби.

Інколи пояснювальною запискою може бути вступ до якогось документа (плану, звіту, проекту).

Службова записка має аналогічні реквізити. У разі направлення службової записки за межі установи її оформляють на бланку і реєструють.

Зміст службової записки повинен бути точним і лаконічним; найкраще поділити його на частини.

У кінці службової записки подаються чітко сформульовані висновки й пропозиції. Пишуть службові записки від руки чи друкують.

Зразок службової записки наведено в додатку 4.24.

ЄВРОПЕЙСЬКИЙ УНПВЕРСИТЕТ КАФЕДРА ЕКОНОМІКИ

Першому Проректору проф. Тимошенко 3.1.

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА

25.02.2011 М37

Про відрядження Михайлова А.П.

Прошу відрядити доцента кафедри економіки Михайлова Анатолія Петровича до м. Житомира з 3 березня 2011 р. терміном на 3 дні для участі в семінарі.

Підстава: лист Житомирського Будинку економічного прогре­су від 03.02.2011 №19-01/17 і програма семінару.

Завідувач кафедри економіки О.В. Ареф'єва

(підпис)

ДЕРЖАВНА АКАДЕМІЯ КЕРІВНИХ КАДРІВ ОСВІТИ ФАКУЛЬТЕТ МЕНЕДЖМЕНТУ

Завідувачу гуртожитку

Харченку Л. О.

СЛУЖБОВА ЗАПИСКА

10.12.2011 №20/1

Про поселення до гуртожитку

Прошу поселити до гуртожитку 12 студентів заочного відділення факультету менеджменту, що прибувають на настановчу сесію з 22 по 29 грудня 2011р.

Декан факультету А.М.Ільїн

Телефонограма

Телефонограма — це документ, який передають адресатам по телефону. Вона фіксується у спеціальній книзі (журналі) і містить розпорядження, інформацію вищих органів.

Особа, якій адресується телефонограма, після ознайомлення з текстом ставить свій підпис: таким чином підтверджує свою відповідальність за виконання переданих розпоряджень чи дове­дення інформації до відома. Реквізити телефонограм:

1. назва документа (заголовок);

2. номер і дата телефонограми (слово «телефонограма», її но­мер і дату надходження пишуть у першому рядку; датою те­лефонограми є дата її передачі);

3. назва організації і службової особи — одержувача телефо­нограми (кому);

4. текст телефонограми, який має бути таким самим стислим, як і текст телеграми. Слова записують повністю, без скорочень. Текст телефонограми не повинен включати більше 50 слів;

5) підпис службової особи — керівника організації або його заступника (в окремих випадках — керівників відділів);

6) у графах «передано» і «прийнято» зазначають посаду, ініціа­ли, прізвище того, хто передає, того, хто приймає, та номе­ри їхніх телефонів.

Оргкомітет «Захист»

Директору АТ «Шляхи України»