Текст кожної позиції укладається за формою:

СЛУХАЛИ:

ВИСТУПИЛИ:

УХВАЛИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ):

Слово «СЛУХАЛИ» пишуть (друкують) великими літерами в одному рядку з цифрою, що позначає питання, після нього ставлять двокрапку. Ініціали й прізвище доповідача зазначають з нового рядка у родовому відмінку і підкреслюють.

Після прізвища доповідача ставлять тире і пишуть зміст доповіді за формою прямої мови.

Наприклад:

1.Слухали:

Н. М. Красовську — Про створення клубу «Дозвілля».

Якщо наявний текст доповіді, це необхідно вказати («текст доповіді додається»).

Слово «ВИСТУПИЛИ» пишуть (друкують) великими літерами з нового рядка для того, щоб виділити його. Після нього теж ставлять двокрапку.

Нижче нотують питання і відповіді на них. Наприклад:

М. Н. Попов — Які заходи будуть вжиті для ліквідації аварії? Н. І. Сидорчук — До 10 години ранку будуть зібрані всі аварійні бригади.

Так само слово «УХВАЛИЛИ» пишуть через два інтервали після попереднього тексту великими літерами з нового рядка, ставлячи після нього двокрапку.

Якщо в ухвалі містяться різні за характером питання, їх поділяють на групи, які нумерують арабськими цифрами.

У разі обирання посадових осіб у протоколі зазначаються підсумки голосування по кожній з кандидатур окремо.

У ході засідання складається лише чернетка протоколу. В п'ятиденний термін протокол уточнюється, доповнюється, перевіряється за стенограмою і фонозаписом, редагується і оформляється.

Якщо до протоколу буде додаватись стенограма, про це робиться запис після першої частини протоколу:

«Засідання вченої ради стенографувалось. Стенограма додається».

Повністю підготовлений протокол підписується головою і секретарем.

Протоколи формуються у справи разом з документами, створеними в процесі підготовки засідання:

• порядок денний,

• запрошення,

• списки учасників засідання і списки запрошених,

• доповіді чи тези виступів,

• довідкові матеріали з питань, що обговорювались, проекти рішень і підсумкових документів;

• інші документи, що передавались у процесі засідання (все в одному примірнику).

Рішення колегіальних органів доводяться до виконавців у вигляді самостійних документів: постанов, рішень, ухвал. В інших випадках роблять витяг з протоколу.

36Документообіг. Етапи документообігу.

Документообіг – рух документів в організації до завершення виконання чи відправки.

Вірна організація документообігу сприяє

• оперативному проходження док. В апараті управління.

• Пропорційному завантаженню підрозділів чи посадових осіб.

Вимоги до потоку документів:

1. Рух докум. Повинен бути прямоточним, тобто включати в себе прямі маршрути обробки документу.

2. Принцип однократного перебування документа в одному структурному підрозділі.(опрацювання документу.

Етапи документообігу:

Документообіг включає:

• Приймання

• Обробка

• Передача

• Виконання

• Складання проекту док.

• Архівація

• Розподіл

• Реєстрація

• Доставка

• Контроль за виконання

• Відправлення док.

І Етап

Приймання документа

Документ приймається канцелярією або секретарем.

Канцелярією відкривається всі конверти крім з надписом особисто чи адресовані громадським організ.

При розкритті конверту превіряють цінність та відповідність номерів на докум. Та конверті.

У разі відсутності док. Або невідповідність номерів на конверті номера на док. Скл. Акт у 2 примірниках один з яких надсилається відправнику.

Якщо виявленно пошкодження докум. Потрібно зробити позначку в поштовому реєстрі.

Зберігати конверти і додавати до док. Необхідно у випадках:

Коли лише за конвертами можна встановити адреси відправників, час, одержання док.

Неправильно оформленні док., пошкодженні або надіслані не за тією адресою , повертаються відправникові.

ІІ Етап

Розгляд документів

Попередній розгляд здійснює керівник канцелярії або секретар

Метою попереднього розгляду є розподіл їх на ті що потребують термінового виконання і ті що не потребують термінового виконання. Розгляд документів відбувається в день одержання докум. Або у 1 робочий день

Доручення вищого органу управління телеграми і телефонограми розглядаються негайно. Наслідки розгляду докум. Фіксується у резолюції.

ІІІ Етап

Реєстрація докум.

Полягає у проставлення у докум. Умовних позначень реєстраційних індексів з подальшим записі у журналі реєстрації

Реєструються док. З метою забезпечення обліку, контроль виконання і оперативного використання наявної в них інформ.

Централізована (в одному структурному підрозділі)

Децентралізована(у різних(більше 10000))

Кожен документ реєструється 1 раз

Реєстраційний номер складається з порядкового номеру в журналі реєстрації та індексу за номенклатурою діяльності.

Допускається журнальна та карткова реєстрація тдокументу

За журнальною формою реєстрації викор. Обов’язкові реквізити

1. Назва документу

2. Автор

3. Дата

4. Індекс заголовок

5. Резолюція

6. Виконавець

7. Термін

8. Позначка про виконання

37Комп'ютеризація діловодних процесів. Суть комп'ютеризації діловодства.

Суть комп'ютеризації діловодства

Документаційне забезпечення управлінської праці реалізується за допомогою діловодного обслуговування діяльності апарату управління, яке включає створення, збереження, передачу і використання великих масивів документної інформації. Скорочен­ня трудовитрат, пов'язаних із цими процесами, визначає рівень діловодства, що може досягатися різними шляхами. Найефективніший шлях — це підвищення рівня впровадження в практику діловодної діяльності інформаційних технологій і засобів орга­нізаційної техніки.

Останнім часом при значному збільшенні обсягів інформації діловодство на паперових носіях скоротилось. Цього досягнуто за рахунок розвитку сучасних технологій роботи з документною інформацією: застосування автоматизованого введення документів у комп'ютер; впровадження текстового і графічного видів обробки документів, що дає змогу просто й оперативно вносити в них зміни;

застосування систем електронного документообігу та сучасних засобів обробки документів; швидкого доступу до довідкової інформації через міжнародні бази даних та відповідні комп'ютерні мережі.

Виробництво й використання документної інформації внаслідок впровадження новітніх технологій її обробки стає важливою сферою застосування знань та вмінь кожного працівника, а технологічна (інформаційна) культура — невід'ємною складовою особистої загальної культури, важливою умовою самореалізації.

До причин комп'ютеризації діловодства відносяться:

• ускладнення функцій управління, динамічні зміни в системі і структурі органів соціального управління, створення нових органів самоуправління, приватних корпорацій виливаються на зростання кількості документів і підвищення вимог до роботи з ними;

• збільшення кількості тих, хто працює з документами. Не лише документознавець чи інформаційний аналітик, а кожен співробітник фірми, незалежно від посади, мусить мати достатній мінімум знань, щоб досконало створювати документи працювати з ними, оцінювати їх легітимність, володіти засобами систематизації та автоматизації документообігу.

Правила роботи як із загальною, так і спеціальною документацією закріплюються в нормативних актах, які не можна розуміти чи використовувати довільно. Комп'ютеризація потребує чіткого дотримання правил діловодства, автоматизації діловодних процесів опрацювання зафіксованої інформації.

Не можна порушувати чинні правила діловодства за умов упровадження комп'ютерної обробки інформації

Необхідність автоматизації та подальшої інформатизації документообігу, забезпечення якості документів, їх досконале оформлення на електронних носіях має бути вимогою часу. Без впровадження систем автоматизації діловодних процесів сучасне управління в цілому неможливо.

Вимоги до автоматизації діловодних процесів

Комп'ютеризації діловодних процесів має включати вдосконалення всього комплексу процесів роботи з документацією. Перехід на вищий ступінь документостворення та документообігу має супроводжуватися попереднім вирішенням таких завдань:

а) уніфікація різноманітних форм документів.

У сфері управління донедавна застосовувалась значна кількість документів, що було пов'язано з відсутністю нормативних обмежень щодо їх форм. Використовувані раніше зразки форм часто довільно змінювалися в інтересах тієї чи іншої установи, наприклад, варіюванням розміщення реквізитів, зміною площі їх зон тощо.

Зміни послідовності й розміщення реквізитів у документах можуть зумовити певні труднощі під час перенесення даних на електронні носії;

б) упорядкування термінології.

Підвищенню ефективності автоматизації документування, досконалому опрацюванню документів і пошуку необхідних даних у текстах перешкоджає недостатність уніфікації мовних кліше в документах. Водночас аналіз показує, що близько 70% варіантів текстів управлінських документів можна віднести до категорії типових (шаблонних);

в) установлення відповідності форм і змісту документів завданням раціоналізації управлінських процедур.

Невисока інформативність багатьох документів особливо наочно проявляється при вирішенні традиційних управлінських завдань за допомогою комп'ютерних технологій, тоді як керівники часто за умови неповноти отриманої інформації змушені приймати управлінські рішення на інтуїтивному рівні, а не на підставі вичерпної інформації, викладеної у документах.

Катастрофічні наслідки Чорнобильської аварії свідчать про фатальний характер помилок не тільки через професійну некомпетентність керівників, а й через прорахунки фахівців, які були допущені ще на стадії документаційного забезпечення прийняття управлінських рішень;

г) раціональне використання площі відображення інформації.

Перевищення площі багатьох документів відбувається не лише внаслідок збільшення обсягу інформації у тексті, а й через неправильне застосування наявних форматів, завищення розмірів берегів, наявності незаповнених зон між групами реквізитів, неврахування площин взаємного розміщення окремих реквізитів.

Під час конвертації електронного документа у паперову форму це призводить до збільшення витрат паперу, використання великої кількості різноманітних сегрегаторів, збільшення площ зберігання в архівних службах;

д) взаємоузгодження форм документів і технологій їх виготовлення.

Для введення інформації, автоматичного її нагромадження, зберігання та використання застосовуються різноманітні носії інформації різноманітних операційних систем і форматів, що ускладнює обмін інформацією між різними структурами чи рівнями управління. Сучасний рівень документообігу висуває жорсткі вимоги, спрямовані на уніфікацію.

Треба також зазначити, що найбільші труднощі під час інформатизації документообігу виникають під час роботи з організаційно-управлінською документацією. Це пов'язано з тим, що значна кількість документів ще й досі ство­рюється та опрацьовується традиційними методами, а із застосуванням ПК опрацьовується лише частина їх. Звідси виникає потреба комплексно удосконалювати всю управлінську документацію;

є) забезпечення системності та відкритості.

Між структурними елементами системи мають бути такі зв'язки, які б забезпечували її цілісність і взаємодію з іншими системами.

Документаційна система має створюватися з урахуванням можливості поповнення і оновлення її функцій без порушення порядку функціонування.