Реакція на запрошення на збори
Запрошення на збори надходять у папку Входящие. Для відповіді на запрошення учасник зборів має відкрити папку Входящие, двічі клацнути на запрошенні на збори та у відкритому діалозі на панелі дій натиснути кнопку Ответ або Ответ с примечанием і обрати одну із запропонованих команд.
Принять – прийняти запрошення. Запис про збори автоматично додається в календар запрошеного.
Отклонить – відхилити запрошення.
Делегировать – перекласти відповідальність за відповідь на когось іншого. Зазначте ім’я іншого користувача для відправлення запрошення в діалоговому вікні Параметры делегирования та прапорець Присылать мне обновления, якщо все одно потрібно одержувати інформацію про ці збори від керівника. Notes пересилає запрошення обраному користувачеві та відправляє організаторові зборів повідомлення про відхилення.
Предложить новое время – запропонувати інший час проведення зборів. Неможливо негайно запропонувати нову дату, час або часовий пояс для запрошення на повторювані збори. Спочатку треба прийняти запрошення. Щоб внести зустрічну пропозицію, слід відкрити перший екземпляр зборів у календарі, натиснути кнопку Ответить або Ответить с примечанием та обрати варіант Предложить другое время.
Предварительно принять – прийняти запрошення. Запис про збори додається в календар, але для інших користувачів цей час у вашому календарі залишиться вільним.
Залежно від параметрів доставки, обраних організатором зборів, запрошення може містити не всі параметри відповіді. Наприклад, відправник міг заборонити можливість делегування або пропозиції нового часу для зборів. Запрошення на збори для учасників з категорії К сведению замість параметрів відповіді (принять, отклонить, делегировать або предложить новое время) містять кнопки Запросить сведения і Добавить в календарь. Ці запрошення називаються оголошеннями. Щоб додати оголошення про збори в календар, слід відкрити запрошення й натиснути на панелі дій кнопку Добавить в календарь.
Після відповіді учасника на запрошення Notes відправляє організаторові зборів повідомлення про рішення до папки Входящие. Залежно від обраного варіанта відповіді повідомлення позначається відповідним значком:
– запрошення
прийняте;
– запрошення
відхилене або делеговане іншому
учасникові;
– запропоновано
інший час проведення зборів;
– запрошення
попередньо прийняте.
Перевірка стану учасників зборів
Notes відслідковує відповіді на запрошення про збори. Організатор зборів може одержати огляд стану учасників. Для цього потрібно:
відкрити календар;
обрати запис про збори;
в меню вибрати команду: Действия/Владельцу/Просмотреть состояние приглашенного;
переглянути стан запрошених, приміщень і ресурсів, клацнувши значок зі стрілкою вниз праворуч від полів Приглашенные, Запланированные помещения та Запланированные ресурсы, а потім вибрати один з таких варіантів (рис. 8.31):
Все приглашенные – перегляд стану всіх запрошених;
Приняли приглашение – перегляд тільки тих, хто прийняв запрошення;
Отклонили приглашение – перегляд тільки тих, хто відхилив запрошення;
Не ответили на приглашение – перегляд тільки тих, хто ще не відповів на запрошення.
Рис. 8.31. Перегляд стану запрошених на збори