Планування заходу

Захід (Мероприятие) – це форма, що дозволяє планувати й повністю займати певний інтервал часу користувача для проведення будь-якого заходу, на який не запрошують інших осіб.

Для створення нового заходу потрібно розкрити подання Календарь і скористатися одним з наведених способів:

1. н атиснути кнопку Создать на панелі дій у верхній частині календаря та обрати тип запису Мероприятие;

2. двічі клацнути часову комірку календаря;

3. клацнути часову комірку, щоб вибрати її, потім знову клацнути на ній і почати введення тексту, для збереження натиснути клавішу ENTER (ця процедура дозволяє запланувати дату, час і тему заходу);

4. н атиснути кнопку Создать на панелі інструментів та обрати команду Создать запись календаря (відкриється форма заходу);

5. виконати команду меню Создание/Запись календаря та обрати тип запису – Мероприятие;

6. перетягнути повідомлення, запис календаря або завдання на вкладку календаря, у діалоговому вікні, що з’явиться, вибрати тип запису календаря, який необхідно створити.

При використанні кожного із зазначених способів відкривається форма заходу Мероприятие (рис. 8.25), якщо значення за замовчуванням не були змінені на вкладці Основные у вікні параметрів календаря та завдань.

Після відкриття діалогового вікна Мероприятие курсор введення розташовуватиметься в полі Тема, де відразу можна ввести короткий опис заходу. Переміщуватись по полях вікна можна, натиснувши клавішу TAB. Для кожного заходу термін його початку і закінчення є обов’язковими параметрами, кожен з яких містить дату і час. Дату можна безпосередньо ввести з клавіатури або клацнути на кнопці праворуч від поля і вибрати потрібний день на панелі календаря. Час можна зазначити з точністю до хвилин. Слід звернути увагу, що Notes автоматично встановлює ту саму дату завершення заходу, що й дата її початку, оскільки захід майже завжди відбувається протягом одного дня. При потребі можна змінити дату завершення заходу. У полі Место пишуть назву міста й адресу проведення заходу. Велике поле в нижній частині форми Мероприятие призначене для введення будь-якої додаткової інформації про планований захід. Можна приєднувати файли і вводити об’єкти, використовуючи кнопку Добавление вложений або команди меню Файл/Вложить і Правка/Вставить.

Кожному заходу, як іншим елементам Notes, бажано присвоїти одну або кілька категорій, що допоможе створити впорядковану структуру інформації, зручну для пошуку потрібних даних. Для присвоєння заходу категорії слід натиснути кнопку Группировать в правій частині форми Мероприятие (рис. 8.25). З’явиться діалогове вікно Выбор значений (рис. 8.26), в якому треба встановити прапорці біля тих категорій, що потрібно присвоїти заходу, або ввести нову категорію в поле Новое значение.

Щоб зробити захід недоступним для інших користувачів при спільному використанні інформації через локальну мережу, треба встановити прапорець Пометить как личное. Щоб залишити час заходу вільним у розкладі вільного часу, встановлюється прапорець Взять на заметку.

Деякі заходи відбуваються регулярно – раз на тиждень, місяць або рік. Щоб кожного разу не створювати разовий захід, можна створити один і зазначити правила повторення. Для створення повторюваного заходу у вікні Мероприятие (рис. 8.25) слід встановити прапорець Повторы. З’явиться діалогове вікно Параметры повтора (рис. 8.27). У групі полів зі списками Укажите, когда повторяется мероприятие слід обрати періодичність повторення – ежедневно, еженедельно, ежемесячно, месяц (дни недели), год, расписание. Залежно від вибору зміниться вигляд групи, що дасть змогу уточнити параметри періодичності. У групі Укажите, как долго повторяется это мероприятие треба вказати дату початку й завершення повторень заходу або кількість копій заходу.

Notes дає можливість виводити на екран оповіщення про майбутні заходи. Щоб скористатися нею, треба встановити в діалоговому вікні Мероприятие прапорець Оповещение (рис. 8.25). Після цього стане доступним вікно для встановлення параметрів оповіщення (рис. 8.28). Потрібно ввести в поле Время отключения оповещения діалогового вікна Параметры оповещений значення кількості хвилин, годин або днів для подачі оповіщення до часу або дати початку заходу. Можна обрати варіант минут, часов або дней, щоб вказати одиниці виміру для числа, введеного у попередньому полі. Оповіщення може бути подане раніше або пізніше часу й дати початку заходу. Для цього відповідно обирається параметр до события чи после события.

При виведенні оповіщення на екрані відображається відповідне повідомлення. Можна налаштувати звукові оповіщення й повідомлення за допомогою електронної пошти. Формування звукового оповіщення відбувається при встановленні прапорця Воспроизвести звук та списку, що дозволяє обрати звуковий файл для відтворення.

Для відправлення повідомлення за допомогою електронної пошти потрібно встановити прапорець Отправить почтовое уведомление с темой та ввести імена користувачів у поле Получатели (рис. 8.28). Відключити виведення оповіщення на екран можна встановивши прапорець Отключить оповещение перед возникновением этого события.

Для зберігання створеного елементу заходу слід натиснути кнопку Сохранить и закрыть у верхній частині вікна Мероприятие (рис. 8.25). Елемент буде збережено в поданні Календарь. Якщо створено повторюваний запис і після його зберігання вирішено скасувати повтори або навпаки, то потрібно створити новий запис. Не можна змінити початковий запис.