Планування події

Подія (Событие на полный день) – це форма для планування подій, що відбуваються протягом певного дня (або кількох днів). Події можуть бути щорічними (повторюваними) і звичайними, тобто відбуватися лише один раз протягом одного або кількох днів. Час для події в календарі не виділяється. Подія відображається окремим прямокутником над усіма заходами, запланованими на день події. Для створення події потрібно натиснути кнопку Создать на панелі дій у верхній частині календаря та обрати тип запису Событие на полный день.

Планування зборів

Збори (Собрание) – це форма для планування на певний час зустрічі, що повністю займає певний інтервал часу і на яку запрошуються кілька учасників, та для проведення якої замовляються певні ресурси. Ресурсами вважаються приміщення для проведення зборів, звукове і відео-обладнання тощо. Відмінність заходів та зборів полягає в тому, що збори узгоджуються з іншими учасниками за допомогою засобів Lotus Domino/Notes. Організатор, плануючи збори за допомогою календаря Notes, може переглядати розклад інших користувачів, відправляти їм запрошення на збори, відслідковувати їхні відповіді. Збори можуть бути разовими або повторюваними.

Для організації зборів потрібно відкрити календар і натиснути на панелі дій кнопку Собрание. Вміст форми Собрание (рис. 8.29) частково збігається із вмістом форми Мероприятие, тому заповнення відповідних полів виконується аналогічно. Розглянемо поля, характерні для організації зборів.

Список запрошених на збори формується в полі Приглашенные. Для вибору адрес із діалогового вікна Выбор адресов необхідно клацнути значок адресної книги. Залежно від статусу список запрошених поділяється на три категорії.

• Обязательно – користувачі вважаються обов’язковими учасниками, вони одержують запрошення на збори з різними варіантами відповіді та враховуються при замовленні приміщень, ресурсів і призначенні часу зборів.

• Не обязательно – користувачі є необов’язковими учасниками, але також одержують запрошення на збори з тими ж параметрами відповіді, що й обов’язкові. Коли Notes підбирає час для зустрічі, вільний час необов’язкових запрошених має менший пріоритет, ніж обов’язкових.

• К сведению – користувачі одержують повідомлення про збори без необхідності відповіді, але вони можуть додати ці збори у свій календар.

Рис. 8.29. Вікно форми Собрание

Для проведення зборів у полях Помещение та Ресурс можна замовити наявні приміщення та ресурси. Щоб додати приміщення й ресурси з адресної книги, клацніть значок, що відкриває відповідно діалогове вікно Помещения або Ресурсы.

Перевірити розклад запрошених можна, натиснувши значок розкладу поруч з написом Просмотр доступности приглашенных, помещений и ресурсов. Розклад запрошених створюється на основі записів та параметрів розкладу вільного часу в календарях запрошених на збори користувачів. Перегляд розкладу й зайнятості запрошених можна виконувати в двох режимах – Сводка та Подробности (рис. 8.29, 8.30).

У режимі Сводка (рис. 8.30) відображається перелік запропонованих варіантів часу на основі розкладу вільного часу запрошених, приміщень та ресурсів. Для перегляду списків користувачів вільних і зайнятих у запропонований час потрібно натиснути значок зі стрілкою вниз праворуч від заголовка Приглашенные та обрати один з варіантів: Все, Доступные або Недоступные. Аналогічно можна переглянути стан замовлених преміщень і ресурсів.

Рис. 8.30. Перелік запропонованих варіантів часу у режимі Сводка

Визначити найбільш вдалий час для проведення зборів можна за допомогою списку, що відкривається біля кнопки Предлагаемое время для выбранного дня. У списку є кілька варіантів відображення запропонованого часу зборів (рис. 8.30).

• Предлагаемое время для выбранного дня – відображає найбільш вдалий час для дня, зазначеного у запрошенні на збори, або іншого обраного дня.

• Предлагаемое время для следующих 7 дней – відображає найбільш вдалий час для наступних семи днів, першим з яких є обраний день.

• Предлагаемое время для следующих 30 дней – відображає найбільш вдалий час для наступних тридцяти днів, першим з яких є обраний день.

• Предлагаемое время для выбранной недели – відображає найбільш вдалий час для всього тижня, зазначеного в запрошенні на збори, або іншого обраного тижня.

• Предлагаемое время для выбранного месяца – відображає найбільш вдалий час для всього місяця, зазначеного в запрошенні на збори, або іншого обраного місяця.

Якщо присутність усіх запрошених на збори не обов’язкова, можна обрати час, коли зможе прийти більшість запрошених. Можна переглянути час, зручний для всіх обов’язково запрошених, для 75 % обов’язкових, 50 % обов’язкових або для всіх запрошених, включаючи необов’язкових. Для цього потрібно натиснути стрілку поруч із параметром Проверить присутствие всех обязательных та обрати групу осіб, для яких потрібно переглянути запропонований час (рис. 8.30). Якщо у списку запропонованих варіантів є час і дата, що задовольняє запрошених на збори, слід обрати потрібний варіант і натиснути кнопку Использовать выбранное время. Обрані дата і час автоматично будуть занесені у поля Начало та Окончание.

Для зміни дати, тижня або місяця використовують Панель выбора дат, що розміщується праворуч від запропонованого часу. Оновлення даних про розклад і вільний час запрошених виконується за допомогою кнопки .

Інший режим перегляду розкладу і вільного часу запрошених на збори – Подробности, який відображає шкалу часу, що залежить від дат і часу, наданих у полях Начало та Окончание. Коли їх значення змінюються, шкала часу також змінюється та навпаки. Шкала відображається зеленим кольором, якщо всі запрошені в змозі прийти у зазначений день і час. Шкала відображається рожевим кольором, якщо не всі запрошені можуть прийти у зазначений день і час (рис. 8.29). Шкала відображається сірим кольором, якщо розклад запрошених користувачів недоступний. Користувачі, вільний час яких недоступний або доступ до якого обмежений, під час оцінювання можливості відвідування зборів вважаються вільними. Шкалу часу слід перетягувати за розкладом так, щоб вона набула зеленого кольору, і таким чином знайдений час задовольняв усіх запрошених користувачів. При переміщенні за шкалою часу значення в полях Начало та Окончание запрошення на збори змінюються відповідно до обраного часу. Щоб переглянути інші дні, тижні або місяці, можна натиснути кнопку зі стрілкою біля дати й обрати іншу дату, або скористатися смугою прокручування в нижній частині вікна.

У поле Описание в нижній частині форми Собрание до повідомлення-запрошення можна включити файл з підготовленими до зборів додатковими матеріалами (в тому числі текст, посилання на документи, вкладення, об’єкти і малюнки).

Для зміни параметрів доставки повідомлення, одержуваного запрошеними, можна скористатися командою Действия/Параметры доставки або натиснути кнопку Параметры доставки. Параметри доставки переважно збігаються з параметрами доставки повідомлень, тому розглянемо поля, характерні для організації зборів.

• Я не хочу получать ответы от участников – дозволяє відправити запрошення як оголошення. Це дає одержувачам можливість додати його у свої календарі без необхідності відправляти відповідь.

• Запретить встречные предложения – забороняє одержувачам пропонувати для запрошення інші дати початку або закінчення зборів.

• Запретить делегирование – забороняє одержувачам пересилати дане запрошення для відповіді іншим користувачам.

Коли всі поля у запрошенні на збори заповнені, потрібно натиснути на панелі дій кнопку Сохранить и отправить приглашение. Notes додасть збори в календар, позначить зазначений час як зайнятий у розкладі вільного часу користувача, відповідального за збори, (якщо не був установлений параметр Взять на заметку) і відправить запрошення на збори кожному запрошеному. Якщо натиснути кнопку Сохранить как черновик на панелі дій, збори зберігатимуться як чернетка, при цьому вони залишаються в календарі, але запрошення не відправляються. Час, зарезервований на збори, залишається вільним, а тип збору можна змінити на інший тип запису календаря, наприклад захід. Можна також зробити повторювані збори неповторюваними і навпаки.