11. Охарактеризуйте процеси документної діяльності

Документна діяльність Документ – це результат цілеспрямованої діяльності, яка протікає в межах колективної дії.Документ – результат практичної документної діяльності, яка включає:

1. документування, мета якого – створення якогось змістового повідомлення;

2. обробка, мета якої – змістова й формальна оцінка документа;

3. поширення, мета якого – доведення документа до споживача;

4. зберігання, мета якого – забезпечення тривалого фізичного збереження і захисту документів від передчасного руйнування;

5. використання, мета якого – прочитання документа споживачем, пошук необхідної інформації;

6. утилізація, мета якої – здача документа в утиль для подальшої переробки.

1. Документування має інтелектуальний і технічний характер:

Інтулектуальний бік пов’язаний із інтелектуальною працею автора, що містить документ, працею редакторів та інших фахівців, що забезпечують створення документа.

Технічна складова документування пов’язана із виготовлення документа, як матеріального об’єкту.

2. Основною метою обробки документа є інформування суспільства про факт появи документа в світ та особливості його змісту, а також забезпечення належних умов пошуку документів в фондах інформаційних установ. Виходячи з цього розрізняють: технічну та аналітико-синтетичну обробку документа.

3. Розповсюдження документів повинне передбачати заходи по збереженню тривалої збережуванності документів та можливостей надання документів в носій або тимчасове використання.

12. Розкрийте сутність поняття «документний» фонд.

Документний фонд — це не довільно зібрані документи, а підібрані на основі старанного їх відбору, у відповідності до завдань інформаційної установи і потреб її користувачів. Документний фонд створюють не самоцільно, а для широкого громадського використання. Всі ці ознаки характеризують суть документного фонду. Чим якісніший фонд, тим повніше задовольняються потреби користувачів, тим краще виконує інформаційний заклад покладені на нього суспільством функції.

13. Охарактеризуйте підсистеми документного фонду.

Документний фонд

Документний фонд (ДФ) – це сукупність документів, які через суспільну значущість охоплюють документи всіх галузей діяльності суспільства, зберігаються і використовуються в бібліотеці, архіві, музеї, інформаційному центрі і т.ін. Залежно від спеціальної установи, що займається зберіганням документів і організацією користування ними, розрізняють документний фонд бібліотеки, архіву, музею, органу НТІ та ін.

Головною підсистемою ДФ є бібліотечний фонд (БФ) – це систематизована сукупність документів, що відповідають завданням, типу, профілю бібліотеки, а також документним потребам її користувачів і призначена для використання й зберігання документів протягом всього часу, поки вони являють собою реальну або потенційну цінність для користувачів.

За змістом БФ прийняте ділити на універсальні й спеціальні. Універсальним вважається БФ, якщо в ньому представлені документи всіх галузей знань, всіх типів (офіційні, наукові, науково-популярні, учбові, довідкові і т.ін.) і видів документів (видання, кінофото-фонодокументи, документи на найновіших носіях інформації, неопубліковані документи і т.ін.). Спеціальним (спеціалізованим) є БФ, якщо в ньому переважають документи певного змісту (фонди НТБ, сільськогосподарських, медичних та ін. бібліотек), типу (фонди бібліотек для сліпих, навчальні, довідкові, виробничі) і вигляду (фонд патентних документів, фоно-, відео-, дискотека і т.ін.). Універсальними і спеціальними (спеціалізованими) фондами володіють відповідно універсальні і спеціальні бібліотеки.