36. Охарактеризуйте основні види ділових документів.

7.3. Характеристика окремих видів ділових документів

7.3.1. Інформаційний діловий документ і документ колегіального органу

До інформаційних ділових документів належать доповідь, звіт, доповідна й пояснювальна записки, довідка, зведення, огляд, службові й листи, зокрема їх різновиди: лист-запит, лист-нагадування, прохання, інформаційний, відповідь, а також телеграма, телефонограма й радіограма.

Однією з найважливіших підсистем управлінської документації є система організаційно-розпорядчих документів.

Основними їх видами, найбільш поширеними в управлінській діяльності, є організаційні і розпорядчі .

7.3.2. Організаційний документ

Усі організації і підприємства в своїй діяльності разом з актами органів державної влади керуються положеннями, статутами, правилами, інструкціями. Ці документи називають організаційними.

7.3.3. Розпорядчий документ

Розпорядчий документ видається керівником на правах єдиноначальності в межах його компетенції: наказ, розпорядження.

8.1. Документи щодо особового складу

8.2. Довідково-інформаційні документи

8.3.Обліково-фінансові документи

8.4. Господарсько-договірні документи

8.1. Документи щодо особового складу

Автобіографія – це документ, у якому особа повідомляє основні факти своєї біографії. Реквізити: назва виду документа; текст, у якому зазначається: прізвище, ім'я, по батькові, дата народження, місце народження, відомості про освіту (повне найменування всіх навчальних закладів, у яких особа навчалася), відомості про трудову діяльність (коротко, у хронологічній послідовності назви місць роботи й посад), короткі відомості про склад сім'ї (батько, мати, чоловік, дружина, діти); дата написання; підпис.

Заява – це документ, який містить прохання особи (особиста заява) або установи (службова заява) щодо здійснення своїх прав або захисту інтересів. Реквізити: адресат (назва установи або посада та ініціали керівника, на ім'я яких подається заява); адресант (назва установи або посада, ініціали (іноді адреса й паспортні дані) особи, яка звертається із заявою); назва виду документа; текст; підстава (додаток): перелік документів, доданих до заяви на підтвердження її правомірності; дата; підпис.

Заява пишеться власноручно в одному примірнику. Різновидами заяви є заява-зобов'язання (прохання про надання позики), заява про відкриття рахунка, про притягнення до відповідальності тощо.

8.2. Довідково-інформаційні документи

Звіт – це письмове повідомлення про виконання якоїсь роботи за певний період часу. Звіти бувають статистичні (цифрові) й текстові. Статистичні звіти пишуться на спеціальних бланках, виготовлених друкарським способом; текстові – на звичайному папері за встановленим зразком.

Лист – це найпоширеніший вид документації, один із способів обміну інформацією. Службові листи належать до основних засобів установлення офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, установами, фірмами та закладами.