1)Документ - матеріальний об єкт спеціально створений для фіксування з метою збереження і подальшої передачі в часі і просторі соціальної інформації. Термін «документ» походить від індоєвропейської прамови і має спільний корінь із словами «десять», «учу», «навчаю», «вчення». Це свідчить про початкове широке значення поняття « документ». Найбільш глибоко походження терміна «документ» і подальшого розвитку його значень дослідив польський науковець Анджей Сускі. На його думку корені цього слова сягають індоєвропейської прамови і означало жест простягнутих рук, пов'язаний із передаванням або прийманням чогось. Починаючи з середніх віків до кінця ХІХ ст.., слово «документ» використовували для позначення будь-якого «писемного свідчення» У ХХ ст., термін «документ» набуває найрізноманітніших значень. Серед них і відновлене широке значення, у якому термін «документ» почали використовувати засновники «документації» як практичної діяльності, що забезпечує збереження, пошук і використання документів з метою видобування інформації, яка міститься в них. У працях П. Отле термін «документ» знов почав використовуватися в широкому значенні. Найширша дефініція «документа», яку дав Отле, така:» матеріалізована пам'ять людства, яка день за днем реєструє факти, ідеї, дії, почуття, мрії, що відбилися в свідомості людини»

2) Основними властивостями документа як системи є: атрибутивність, функціональність, структурність. При цьому під властивостями документа розуміють його внутрішні тобто якісні параметри, що забезпечують саме існування документа і тому мають місце в абсолютно в усіх документах незалежно від їхнього виду. Атрибутивність – це наявність в документі двох невід’ємних атрибутів:матеріальної та інформаційної складової. Функціональність випливає з розуміння того, що документ спеціально створюється людиною для фіксування і подальшої передачі в часі і просторі інформації, що передбачає виконання док. З пов’язаних з цих функцій.

Структурність розглядається як неможливість існування док. Без чіткої організації його елементів та підсистем. При цьому організація елементів та підсистем док. розлядається як його структура. Ознаки док. розуміються як його зовнішні прикмети прояви яких можуть бути різними у документів різних видів. Ознаки: 1) наявність семантичного (смислового) змісту. 2) стабільна речова форма 3)призначеність для використання в комунікаційних каналах 4) завершеність повідомлення.

3)Інформація документа – це комплексне поняття яким позначають всю ту інформацію, яку ми можемо отримати від документа Вона включає документну інформацію та інформацію на документі. Види інформації: документна інформація – це інформація задля фіксування якої документ створювався. Документальна інформація – може розлядатися як інформація, що є підтвердженням чогось. Інформація на документі.

4)Матеріально складова документа – це його речовинна (фізична) основа) і форма (конструкція) носія інформації. Носій інформації – це матеріальний(речовинний, субстанційний) об’єкт, використовуваний людиною для запису інформації. Речовинна ( фізична) основа документа тут складається з матеріалів, що використовуються для фіксування повідомлень.Історичний розляд документів свідчить, що спочатку для запису інформації використовували природні матеріали: деревяні дошки, кору дерев, листя дерев, спеціально оброблені шкіри тварин, кістки тварин, каміння. У Стародавньому Шумері використ. глиняні таблички. У стародавньому Єгипті винайшли папірус. Назва «папірус» була перенесена і на документи, виготовлені з папірусу. У Малій Азії використовували пергамент. Папір був винайдений у Китаї у 2 ст до н.е. Інші штучні матеріали для виготовлення документів способом запису мають переважно полімерну основу. Це плівки або пластинки, диски. Прозорі плівки – це фото-, кіноплівка, фоногамна кіноплівка. Непрозорі плівки – це магнітні стрічки, на яких записується звук або матричний запис, призначений для зчитування на ЕОМ. Пластинки – це полімерні матеріали з підвищеною щільністю, гнучкі або тверді. До них належать грамплатівки, магнітні диски, оптичні диски. Матеріальна основа документа, призначена для запису інформації, змінювалася історично залежно від умов створення документів, наявних способів виробництва, техніки для виготовлення документів, способів зчитування інформації, що міститься в документах.

Форма (конструкція) носія інформації тісно пов’язана з властивостями тієї чи іншої речовини, з якої складається матеріальна основа документа, а також способами запису інформації. Для паперових документів характерними є такі конструктивні форми: аркуш паперу, картка з цупкого паперу або картону, кодекс, або книжковий блок, тобто блок зібраних і з’єднаних між собою з одного боку аркушів паперу. Паперовий документ може також існувати у формі стрічки. Стрічка – це безперервна смуга матеріалу із записом інформації. Такі форми призначені для певних машинних способів фіксування інформації та її зчитування. Для документів на полімерній основі переважними конструктивними формами є стрічки і диски. Полімерні стрічки – це фото-, кіно- відео- магнітні стрічки, діафільми, мікрофільми, фонограми. Диск – це носій інформації у формі круга або кругла пластинка, де запис інформації здійснюється по колу.

5) Під структурою розуміють відносно стабільний спосіб організації елементів певної системи межах цієї системи. Зовнішня структура – визначає його конструкцію і забезпечує збереженість документа як цілісного матеріального об’єкту. Склад зовнішніх елементів завжди визначається видом документа. Елементами зовнішньої структури книжкових видань є обсяг, формат, обкладинка, палітурка(оправа), суперобкладинка, книжковий блок, форзац, каптал, титульні елементи, книжкові смуги і допоміжні елементи книжкових смуг. Каптал – стрічка товщиною 1 см. Має потовщений зовн. край на зовні яким вона прикріплюється зверху і знизу корінця книжкового блоку. Манжетка – склеєна в кільце перова стрічка що надягається на закриту книгу. Футляр – картонна коробка в яку вкладаються окремі книги (подарункові, ювілейні). Книжковий блок- сукупність книжкових зошитів, що скріплені між собою в корінці, мають спільне зовнішнє покриття у вигляді оправи або обкладинки. Титульні елементи включають: титульний аркуш – одна або дві сторінки на початку книги, де розміщені найбільш важливі вихідні відомості видання. Остання сторінка книги – в даному випадку розміщення на кінцевим титульним аркушем.

6) Внутрішня структура – забезпечує ефективний пошук сприйняття і використання інформації з док. До елементів внутрішньої структури відносяться текстові док, а саме: основний текст та елементи апарату видання:передмова, вступна стаття, післямова, примітки, коментарі, додатки, допоміжні покажчики, бібліографічні списки, видавнича анотація, вихідні відомості.

Осн. текст – це авторський, літературний твір задля публікації якого ств. Док. Вступна стаття і передмова – це тексти на початку книги, де міститься інформація про автора, особливості його творчості в цілому та даного твору, читацького та цільового призначення док. Післямова - стаття, розміщена після осн тексту, яка покликана полегшити засвоєння інформації що міститься в док і може доповнювати або замінювати вступну статтю і передмову. Примітки і коментарі – це текстові матеріали призначені для роз’яснення осн тексту; розмежування приміток і коментарів є умовним. Примітки класифікують не за змістом. А за формальною ознакою тобто місцезнаходженням в осн тексті. Види приміток: внутрішньо текстові, підрядкові, поза текстові. Коментарі – це роз’яснення до осн тексту зібрані в самостійний розділ в кінці видання, які в залежності поділяються на: історико-літературні, текстологічні, реальні, словникові. Додатки – текстові матеріали, що доповнюють осн текст або винесені з осн тексту. Додатками можуть бути бібліографічні списки, хронологічні та статистичні таблиці,списки ілюстрацій. Допоміжні покажчики – виконують функції путівників по осн тексту, оскільки вказують на яких сторінках осн тексту міститься інформація щодо певних понять, осіб тощо. Доп. Покажчик – впорядкований перелік мовних одиниць із обов’язковим зазначенням сторінок осн тексту де міститься інформація, що стосується даних мовних одиниць. Види :іменний, предметний, географічний та ін.. Видавнича анотація – стисла характеристика видання, яку готують представники видавництва яка кількома реченнями характеризує зміст джерела, читацьке і цільове призначення та ін.. Видавничий реферат – розкриває особливості даного джерела на прикладах витягів вузлових положень основного тексту. Вихідні відомості – дані про документ, які є підставою для його ідентифікації. До їх складу відносяться:імя автора або авторів док, назва док, надзаголовочні дані, підзаголовочні дані, вихідні дані, випускні дані – імена осіб, які брали участь в поліграфічному виконанні видання: коректор, художник тощо; відомості про формат та обсяг видання, дати подання видання до набору та дати підпису видання до друку; відомості про гарнітуру і розміри шрифта; відомості про сорт паперу і спосіб друку док, повна поштова адреса видавництва і поліграфічного підприємства, номер замовлення на друкування даного видання поліграфічним підприємством.

7) Метод документування - це прийом або сукупність прийомів фіксування інформації на матеріальному носії за допомогою знакових систем (характер кодів мов, знакові системи й т.п.).Запис інформації в документі завжди виконується способом, винайденим людиною, і такими знаками, що відповідають тому чи іншому способу. Фіксування інформації на матеріальному носії – це і є створення документа, або документування. Знаковий метод фіксування інформації та поняття про знаки:

Документ містить соціальну інформацію, виражену в знаковій формі. Знаковість - одна з основних його ознак.

Документ - це оформлене у вигляді сукупності послідовних знаків інформаційне повідомлення. Знаки можуть бути у формі літер, отворів, крапок, ліній, цифр і т.п. Від форми знаків і способів їхнього нанесення багато в чому залежать рівень подання й сприйняття інформації, ступінь використання документів, компактність їхнього зберігання.

Вивченням знаків займається семіотика. Семіотика (від греч. semeion - знак, ознака) - наука, що вивчає загальні властивості знаків, їхніх систем і ситуацій у людському суспільстві [8, C. 134].

Семіотика вивчається на трьох різних рівнях:

1) синтактика,2) семантика,3) прагматика.

Синтактика розглядає способи сполучення знаків, що ведуть у кінцевому результаті до формування текстів. Семантика аналізує поняття значення й змісту. Знак не тільки позначає який-небудь предмет або явище, але має й своє значеннєве (змістовне), і експресивне (виразне) значення. Прагматика займається відношенням «людина - знак».

Знакові системи, як уже говорилося, можуть бути природними (природні, або натуральні мови) і штучними (машинні, інформаційні мови, мови-посередники при машинному перекладі).

Семіотика тісно пов'язана з лінгвістикою. Лінгвістика - наука про мову, що дозволяє відповісти на питання - що є словом, що є пропозицією. Вона вивчає мову як систему взаємозалежних знаків.

Класиками семіотичної науки є американський учений Чарльз Сандерс Пірс (1839-1914) і швейцарський лінгвіст Ф. де Соссюр (1857-1913). У нашій країні увага до семіотики виникла в 60-70-і роки (Ю.М Лотман, A.M. Кондратов). Для документування особливий інтерес представляє класифікація знаків, запропонована А.В. Соколовим і С.Г. Кулешовим.

У широкому змісті знак - це будь-яке фізичне явище, що має загальноприйняту або суб'єктивну інтерпретацію, що звичайно залежить від навколишнього середовища.

У документуванні знак - матеріальний, почуттєво сприйманий предмет (явище або дія), що виступає як представник іншого предмета, властивості або відносини й використовуваний для фіксування, придбання, зберігання, переробки й передачі повідомлень (інформації, знань). Знак є своєрідним «атомом» соціальної інформації. Повідомлення може складатися з одного або сукупності знаків. Але повідомлення менш одного знака бути не може, тому що воно не буде мати змісту.

Знак має наступні основні властивості:

1) має матеріальне вираження;

2) має значення;

3) інформує про щось відмінне від нього;

4) використовується для передачі інформації;

5) функціонує в певній знаковій ситуації.

Знак має зовнішні й внутрішні структурні сторони. Зовнішня сторона - це матеріальна оболонка знака. Предмет, що виступає в ролі знака, обов'язково має певну форму, щоб бути сприйманим, здатним фіксувати й передавати інформацію в просторі й часі. Жест, світло світлофора, морський код прапора, звук мови не можуть служити знаками для документа. Документування зв'язано лише з фіксованими знаками, отриманими письмовим або іншим способом. Внутрішня сторона знака - і це його значення. Цим він відрізняється від інших матеріальних знаків [2, C. 56].

Між знаком і позначуваним предметом, як правило, немає подібності. Зв'язок між знаком і предметом здійснює людина. Люди в більшості випадків домовляються в застосуванні тих або інших знаків і знакових систем. Знак використовується для передачі й зберігання інформації, служить засобом комунікації. Тому значення знаків повинні бути зрозумілі всім учасникам комунікаційного процесу. Поки знаки не зрозумілі (не розшифровані) реципієнтом, повідомлення не може бути сприйнято, а виходить, документ не може виконати свою сутнісну функцію - бути джерелом інформації й засобом комунікації.

Знак існує в певній знаковій системі. Будучи витягнутим з її, він може втратити або поміняти своє значення.

8) Документ є знаковою системою, тобто матеріальний посередник, що служить обміну семантичною інформацією між двома іншими матеріальними системами.

До властивостей документа як знакової системи віднесені:

особливості форми знаків;

способи нанесення (фіксації) знаків;

способи сприйняття знаків.

Знакова система володіє певними властивостями: 1) знаки зв'язані в ній між собою певними правилами граматики; 2) нові знаки запроваджуються в систему не довільно, а на основі правил; 3) значення знаку в системі залежить не тільки від нього самого, а від його місця в системі; 4) система складається з кінцевого (хоч і не завжди постійного) числа елементів (знаків), з яких може бути складений словник; 5) здійснюється переклад (заміна) однієї знакової системи іншою; 6) знаки фіксуються одним або кількома способами.

9) Види документів за його інформаційною складовою

За сферо рою виникнення інформації та об’єктом відображення:

1)Управлінський

2)Політичний- це ті що фіксують діяльність різних політичних та громадських обєднань, партій, рухів та ін.

3) Наукові – різні джерела наукової інформації, містять відомості про результати теоретичних та/або експериментальних досліджень, призначені перш за все для використання у сфері науки.

4) Художній – тут об’єднуються документи, що належать до художньої творчості і створюються у сфері мистецтва. Такі документи містять твори, які впливають на емоційний стан людини.

5) Релігійні – це документи,що відображають релігійну свідомість: літургійна, теологічна, релігійно-публіцистична, релігійно – популярна, релігійно – навчальна та ін.

6) Економічні – об’єднуються документи, що ств у сфері економіки:бізнесу, виробництва,торгівлі, транспорту тощо.

7)побутові – це ті, що створюються у сфері обслуговування життєдіяльності людини.

8) Розважальні(ігрові) – це ті, що призначені для проведення дозвілля в ігровій формі.Ці документи містять відомості з різних питань, що відповідають захопленням людини, у тому числі із самодіяльної творчості.

9) спортивні – ті що створюються у сфері спорту, під час змагань.

10) особові – ті що ств у сфері приватного життя людини, посвідчують особу, дають відомості про її суспільний стан, містять біографічні та/або інші відомості.

За рівнем узагальнення інформації

1. Первинний - ті, що містять вихідну інформацію

2. Вторинний - той що є результатом аналітико – синтетичної переробки одного чи кількох первинних документів.

10) Документна комунікація - це комунікація, яка опосередкована документом, побудована на обміні документами між двома або більше учасниками комунікаційного процесу. Документна комунікація є підсистемою соціальної комунікації.

Документ виник і існує в документно - комунікаційному процесі, тобто в такій комунікації, в якій від одного суб’єкта (відправник) до іншого (отримувач) передається інформація, яка зафіксована на документі.

Передача документної інформації в суспільстві називається соціальною ДК. Її відправником та отримувачем є людина або група людей, суспільство в цілому. Документна комунікація в соціумі відображає процеси або способи розповсюдження (передачі) інформації в суспільстві, що здійснюються за допомогою документів.

Найпростіша модель документної комунікації в суспільстві виглядає таким чином:

Комунікант, це відправник документного повідомлення, автор. Реципієнт, це отримувач повідомлення (читач, слухач). Між комунікантом і реципієнтом встановлюється канал комунікації, без якого зв'язок неможливий. По цьому каналу від комуніканта до реципієнта передається комунікат – документне повідомлення. Документну комунікацію можна вважати здійсненою тільки в тому випадку, коли реципієнт (отримувач) отримав закодовану інформацію та декодував її.

При цьому, кодування - це представлення ідеї, яку прагне донести до одержувача коммунікант, в кодах або символах, тобто в знаках, що перекладають ідею на мову, зрозумілу реципієнту. Процес кодування в значній мірі суб'єктивний, оскільки залежить від особи кодуючого.

Декодування повідомлення - це переклад його на мову одержувача. Воно визначається особистим сприйняттям одержувача, його здатністю розпізнавати і інтерпретувати коди, використані для передачі ідеї. Адекватність сприйняття повідомлення носить певною мірою суб'єктивний характер і може варіювати від нуля до ста відсотків. Так, незнання іноземної мови зводить можливість декодування іншомовного повідомлення до нуля. А наявність схожого професійного, життєвого досвіду у відправника і одержувача збільшує адекватність сприйняття. Приведена схема є спрощеною. Насправді від автора (комуніканта) до споживача (реципієнта) веде набагато більш складний шлях, на якому відбувається процес створення, розповсюдження, зберігання і використовування документа, доступу приймача, до документарного повідомлення тощо.

Місце документа в соціальній документній комунікації обумовлено його функцією передачі повідомлення від комуніканта до реципієнта. Будь-який документ як елемент документної комунікації можна охарактеризувати по формулі «хто, що, по якому каналу, кому, з якою ефективністю повідомляє». Цей перелік питань став відомим як «формула Ласвелла». Часто її зменшують до мінімуму: «хто, про що, кому».

Таким чином, документ є засобом (каналом) передачі інформації, якщо його розглядати як елемент комунікаційного процесу в цілому, або джерелом інформації (комуні кантом), якщо його розглядати з позиції реципієнта.

Документно – комунікаційна система обслуговує без виключення всі сфери людської діяльності. Ця система включає в себе цілий ряд спеціально створених суспільних інститутів: редакційно – видавнича справа, науково – інформаційна та бібліографічна діяльність та ін. сформульовані відповідні документні структури: бібліотеки, інформаційні центри, редакції газет і журналів, видавництва, архіви тощо.