7.3. Документальне забезпечення обліку розрахунків із персоналом

В основі трудових взаємовідносин лежить трудовий договір, який укладається в письмовій формі, що підвищує гарантію сторін у реалізації досягнутих домовленостей щодо найважливіших умов праці. Визначає порядок укладання контрактів при прийнятті (найманні) на роботу працівників на підприємства, в установи, організації незалежно від форм власності, виду діяльності та галузевої приналежності, а також до громадян Положення про порядок укладання контрактів при прийнятті на роботу працівників, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 19.03.94 р. № 170.

Застосування первинної документації з обліку праці і заробітної плати пов’язано з особливостями діяльності підприємства (організації), технологічним процесом виробництва продукції, системою організації і формою оплати праці, іншими особливостями.

Вся документація з обліку праці і заробітної плати повинна забезпечити по всіх рівнях управління підприємством одержання достовірної інформації:

- про виробіток робітників у натуральному вимірі, у тому числі за нормою, відхиленням і фактично;

• про використання робочого часу в людино-днях, людино-годинах, у тому числі за планом, відхиленням і фактично;

• про продуктивність праці робітників у гривнях або нормо-годинах, у тому числі за планом, відхиленням і фактично;

- про нараховану заробітну плату, у тому числі за планом, відхиленням і фактично.

Основою одержання всієї необхідної інформації для управління є первинний облік чисельності, відпрацьованого часу і виробітку робітників. Згідно з наказом № 253 основними формами первинної документації з обліку особового складу є:

П-1 “Наказ (розпорядження) про прийом на роботу”;

П-2 “Алфавітна картка”;

П-3 “Особова картка спеціаліста з вищою освітою, який виконує науково-дослідні, проектно-конструкторські і технологічні роботи”;

П-4 “Наказ (розпорядження) про переведення на іншу роботу”;

П-5 “Наказ (розпорядження) про надання відпустки”;

П-6 “Список № ___про надання відпустки”;

П-7 “Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту)”.

Оперативний облік надходження, переміщення і вибуття особового складу на основі перерахованих документів покладається на співробітника по кадрах.

Прийом, переміщення і звільнення робітників оформляється наказом (розпорядженням) керівника підприємства типової форми № П-1, П-5, П-7. У наказах зазначається, на яку роботу і з якого часу зараховується робітник, умови його оплати (оклад, відрядна або погодинна, розряд), табельний номер, який надалі зазначають в усіх документах з обліку особового складу, праці і заробітної плати.

У наказі про прийом на роботу (форма ЗП-1) у рядку “прізвище, ім’я, по-батькові” варто відбивати (через кому або в дужках) його ідентифікаційний номер, який слід застосовувати в усіх випадках (у формах обліку) замість реквізиту “табельний номер”.

При прийомі на сезонну або тимчасову роботу зазначається, на який термін приймається робітник.

При прийомі на роботу, переміщенні і звільненні матеріально відповідальної особи в наказі мають бути зазначені порядок і терміни передачі нею матеріальних цінностей іншій матеріально відповідальній особі. Такі накази має візувати головний бухгалтер підприємства. З прийнятим на роботу робітником укладають договір про матеріальну відповідальність.

Інструкцією № 171 передбачений порядок розрахунку середньоспискової чисельності робітників за двома показниками:

1) Середньоспискова чисельність штатних робітників облікового складу;

2) Середньоспискова чисельність усього персоналу в еквіваленті повної зайнятості.

Перший застосовується для визначення чисельності зайнятих робітників по сферах економічної діяльності, а також для спостереження за змінами мобільної робочої сили. Другий використовують для визначення середнього рівня заробітної плати (прибутку) та інших середніх розмірів у цілому по підприємству з розрахунку на одного робітника.

Розрахунок обох показників ведеться на підставі відомостей про наявність працюючих і відпрацьованого ними часу. Для встановлення точної чисельності всіх категорій робітників підприємства по кожному структурному підрозділу й у цілому по підприємству необхідно вести кількісний облік руху робітників. Такий облік доцільно вести в книзі (відомості). Відпрацьований робітниками підприємства час визначається табельним обліком.

З метою контролю за використанням робочого часу на підприємстві ведуть табельний облік.

До завдань табельного обліку входять контроль за своєчасною явкою робітників та службовців на роботу і виявлення всіх, хто не з’явився чи спізнився; контроль за використанням робочого часу протягом дня (зміни); своєчасне встановлення причин неявки на роботу або запізнень; виявлення порушень трудової дисципліни І пов’язаних з ними втрат робочого часу; одержання даних про час, фактично відпрацьований робітниками підприємства.

Для первинного обліку робочого часу робітників застосовуються форми документів, затверджені наказом № 253:

Форма № П-І2 “Табель обліку використання робочого часу і розрахунку заробітної плати’;

Форма № П-13 “Табель обліку використання робочого часу і розрахунку заробітної плати”;

Форма № П-14 “Табель обліку використання робочого часу”;

Форма № П-15 “Список осіб, які працювали в понаднормовий час”;

Форма № П-16 “Листок № обліку простоїв”.

Табельний облік ведуть у цехах, на ділянках, у бригадах та інших виробничих підрозділах, у відділах управління спеціально призначені робітники (табельники, обліковці) або керівники підрозділів (бригадири, майстри, начальники ділянок), начальники відділів, секретар керівника підприємства, співробітник відділу кадрів.

Для ведення обліку використаного робочого часу кожному працюючому присвоюється табельний номер, що проходить по всіх документах з обліку праці і заробітної плати. У випадку звільнення (або переведення) робітника в інший цех (відділ) його колишній табельний номер не може бути наданий іншому, а повинен залишатися вільним не менше трьох років.

Табель являє собою іменний список робітників цеху (відділу), ділянки і ведеться окремо, по категоріях, а в межах категорії працюючих – у порядку табельних номерів або в алфавітному порядку.

Табель складається за два-три дні до початку розрахункового періоду на підставі табеля за минулий місяць. Записи в табелі здійснюються на підставі правильно оформлених документів з обліку особового складу: наказу (записки) про прийом, переведення, звільнення.

Облік в табелі використання робочого часу здійснюється методом суцільної реєстрації явок і неявок на роботу або шляхом реєстрації тільки відхилень (неявок, запізнень і т.п.).

Форма № П-12 застосовується для обліку використання робочого часу всіх категорій працюючих, для контролю за дотриманням працюючим встановленого режиму робочого часу, для одержання даних про відпрацьований час, розрахунку заробітної плати, а також для упорядкування статистичної звітності. Складається в одному примірнику уповноваженою на те особою. Після відповідного оформлення передається до бухгалтерії. Багатоцільове призначення форми № П-12 робить її складною за побудовою, вона складається з п’ятьох сторінок:

1 ст. Реквізити підприємства, структурний підрозділ (назва, код);

2 ст. Коди (буквені і цифрові) умовних позначень використання робочого часу в табелях обліку;

3 ст. 17 граф для оцінок про явки і неявки на роботу на дати місяця.

Для відображення використаного робочого часу за кожний день у табелі відведено два рядки – один для оцінок умовних позначень видів витрат робочого часу, а другий – для запису кількості годин за ними. Умовні позначення відпрацьованого часу наведені на другому аркуші форми № П-12.

Умовні позначки про відхилення роблять лише на підставі оформлених належним чином документів (листок непрацездатності тощо).

Відпрацьованим людино-днем вважається день виходу на роботу незалежно від кількості годин, відпрацьованих протягом дня. У відпрацьовані людино-дні включаються дні службових відряджень, оплата яких проводиться з розрахунку середнього заробітку за останні два місяці. Неявкою вважається цілоденна відсутність робітника з будь-яких причин.

Простій – це час, коли робітник перебуває на роботі, але не працює. Простої бувають цілоденними і 78агромаджу вальні7878 з різних причин (відсутність електроенергії, організаційні причини).

Прогулом вважається неявка на роботу протягом усього робочого дня з неповажної причини, а також поява на роботі в нетверезому стані незалежно від того, відбулося це на початку роботи, протягом робочого дня або наприкінці його.

Внутрішньо змінною перервою є тимчасове припинення виконання даної роботи у зв’язку з захворюванням, годуванням дитини (для матерів, які годують), виконання громадської роботи і т.п.

Фактично відпрацьований час у людино-годинах повинен вираховуватися щодня на кожного робітника і за видами виконаних робіт. Для визначення відпрацьованого часу в годинах фіксуються моменти початку і кінця виконання роботи і встановлюється тривалість перерв та простоїв, що не входять у відпрацьований час.

Дані про відпрацьований час шоферів у табель обліку використання робочого часу заносяться на підставі дорожніх листів.

Табельним обліком повинні бути охоплені усі без винятку робітники підприємства. Табель на робітника необхідно вести в одному місці – у тому підрозділі, де він включений до облікового складу.

Четверта сторінка форми №11-12 є продовженням третьої сторінки і містить графи 18-38, призначені для нарахування заробітної плати персоналу підприємства.

Нарахування основної заробітної плати за відпрацьовані дні робітнику з погодинною оплатою праці проводиться на підставі табеля (сторінка 3 форми № П-12) і його посадового окладу (тарифної ставки).

Нарахування додаткової заробітної плати проводиться на підставі відповідних документів (посвідки про відрядження, лікарняного листа й ін.) заробітку робітника відповідно до законодавства.

П’ята сторінка форми № П-12 призначена для узагальнення інформації статистичної звітності про використання робочого часу.

Форма № П-13 призначена для застосування в умовах автоматизованої системи найбільш зручна для застосування на місцях її заповнення (у бригадах, на ділянках, у цехах).

Форма П-14 призначається тільки для обліку використання робочого часу робітників із твердим місячним окладом або ставкою.

Підсумкові дані про кількість відпрацьованих людино – годи і людино – днів записують у розрахунково-платіжні відомості, особові рахунки робітників.

Форма № П-15 призначена для обліку часу понаднормових робіт, відпрацьованих робітниками підприємства з нормованим робочим днем. Списки з оцінкою майстра про кількість фактично відпрацьованого понаднормативного часу використовуються для запису в табель.

Форма № П-16 призначена для обліку часу простоїв робітниками підприємства за місяць. Листки обліку простоїв з оцінкою про час простою використовуються для запису в табель. Листок обліку простоїв виписують в одному примірнику, де зазначають тривалість простою і причини його. Простій не з вини робітника оплачується в розмірі, встановленому статтею 113 КзоТу України і залежить від причини простою.

По закінченні місяця кожний структурний підрозділ підприємства складають звіти про використання робочого часу, на підставі яких складається Зведений звіт у цілому по підприємству.

Підставою для нарахування основної заробітної плати робітникам, ІТП, іншим категоріям робітників є Табелі використання робочого часу, тарифні ставки і оклади.

Для нарахування основної заробітної плати робітникам – відрядникам застосовуються документи, форма яких залежить від прийнятої на підприємстві системи обліку виробітку й організації виконання самих робіт.

У промисловості використовуються такі системи обліку виробітку: поопераційний, по кінцевій операції й інвентарний. При поопераційній системі обліку виробітку обсяг виконаних операцій фіксується в індивідуальних або бригадних нарядах на відрядну оплату праці типової форми № П-40 і № П-4.

Система обліку виробітку по кінцевій операції передбачає виписування нарядів по прийнятих ВТК готових і зданих на склад (комору) виробах. Вона найбільше поширена при бригадній формі організації праці і колективній відповідальності за його результати.

Інвентарна система обліку виробітку передбачає визначення обсягу виконаних робіт за визначений період (декада, місяць) шляхом інвентаризації і вимірів. Застосовується в будівництві, на лісозаготівельних ділянках, при проведенні окремих видів сільськогосподарських робіт.

На окремих підприємствах, крім (замість) нарядів на відрядну оплату праці, застосовують рапорти про виробіток. При серійному характері виробництва виробіток продукції розраховують за допомогою маршрутних карт, які використовують як документи по обліку виробітку й оплати праці. Маршрутна карта (лист) виписується на відповідну партію продукції, на весь шлях технологічного процесу її виготовлення в даному цеху або підприємстві. Всі операції знаходять висвітлення в маршрутній карті.

При потоковому (масовому) виробництві робота, що виконується кожним робітником, як правило, однорідна. За робітником закріплюють визначену операцію, виконаний обсяг якої, оформлюється змінним рапортом. На окремих підприємствах облік виробітку ведеться в журналі виконаних робіт, в якому напроти прізвища кожного робітника, щодня фіксується кількість операцій (у 81аг., кг і т.д.).

Наряди містять такі реквізити: номер наряду, дату видачі, прізвище, ім’я і по-батькові, табельний номер робітника, шифр цеху, ділянки, вид оплати, операцію, деталь, виробничі витрати, кількість виробітку в натуральному вираженні, норму часу, розцінку відповідно до розряду роботи.

Типова форма П – 40 виписується одноразово на виконану операцію, або обсяг робіт, виконаних за зазначений період часу (декада, половина місяця).

Типова форма П – 41 – накопичувальний наряд. Показує з початку місяця всі операції (виконані роботи) за кожен день.

Наряд може бути виписаний на одного робітника – індивідуальний і на бригаду і робітників – бригадний. Закриті разові наряди (тобто по виконаних і прийнятих ВТК і роботах) зберігаються до розрахункового періоду (до 15 числа - за першу половину, місяця із ї 5 до 31 числа – за другу половину місяця) у бригадира (робітника), потім: передаються до бухгалтерії для нарахування заробітної плати. Може бути встановлений порядок щоденної здачі разових нарядів до бухгалтерії.

Використання нарядів припускає використання майстром ділянки оперативного Журналу реєстрації виданих нарядів.

У бригадному наряді (на відміну від індивідуального) на зворотньому боці знаходиться розділ для розподілу загальної суми заробітку між членами бригади. Існує два методи розподілу: пропорційно тарифним ставкам і пропорційно коефіцієнто-годинам.

Для розподілу за першим способом спочатку визначають заробіток кожного з членів бригади за фактично відпрацьований час за встановленими тарифними ставками. Потім підраховують загальну суму цього заробітку. Після цього фактичний заробіток всієї бригади за відрядними розцінками ділять на заробіток бригади за тарифними ставками і знаходять платіжний коефіцієнт. На цей коефіцієнт множать тарифний заробіток кожного члена бригади і визначають фактичний заробіток за відрядними розцінками.

Первинними документами доплат робітнику-відряднику є:

- лист на доплату — у випадках, коли з незалежних від робітника обставин виникають відхилення від встановленого технологічного процесу, що викликають допоміжні витрати робочого часу порівняно з встановленою нормою;

- лист простою (ф. № П-16) — лист на оплату простою не з вини робітника;

- акт про брак (ф. № П-46) — за умови, що частковий брак продукції стався з вини (або не з вини) робітника;

- табель — для відмітки фактичних годин нормової і понаднормової роботи кожного працівника і роботи в нічний час.

Заробітна плата спеціалістам нараховують так: при повному робочому місяці проставляється присвоєний оклад згідно з наказом по підприємству й відповідно до посади, а при неповному робочому місяці – оклад ділиться на кількість робочих днів у цьому робочому місяці й отриману денну заробітну плату множать на кількість відпрацьованих (згідно з табелем) робочих днів.

Застосування первинних документів з нарахування основної заробітної плати тісно пов’язано з обліком відпрацьованого часу, виробітком робітників і розцінок (тарифних ставок, окладів).

Усі види додаткової заробітної плати також нараховуються на підставі первинних документів (наказ на відпустку, розпорядження на матеріальну допомогу, лікарняний лист та 82аг.) і розрахунків середнього заробітку робітника.

Підставою для видання наказів про нарахування додаткової плати і заохочувальних виплат можуть бути: водійські посвідчення, що підтверджують клас водіїв, свідоцтво про народження дітей багатодітних сімей, повістки військкоматів, лікарняні листи, заяви робітників про надання матеріальної допомоги й інші.

Надання робітникам щорічної відпустки, додаткових відпусток у зв’язку з навчанням, додаткової робітникам, які мають дітей, або виплати їм компенсації за невикористані відпустки, творчої відпустки; виплати вихідної допомоги; оплата службових відряджень; інші випадки, пов’язані з нарахуванням середнього заробітку, визначається відповідно до Порядку нарахування заробітної плати, затвердженого постановою КМУ від 08.02.95 р. № 100.

Надання щорічних відпусток робітникам підприємства регулюються Законом України “Про відпустки” від 15.11.96 р. № 504/96 – ВР. Наказ (розпорядження) про надання відпустки видається за типовою формою № П – 6, затвердженою наказом Міністерством статистики України від 09.10.95 р. №253.

Форма № П – 6 містить три групи даних:

- відомості про робітника, якому надається щорічна відпустка, умови його праці, інформація для надання робітнику пільг, тривалість основної і додаткової відпустки (у днях), дати початку і закінчення відпустки;

- розрахунок середньоденної заробітної плати (виходячи з 12 місяців, що передують відпустці);

- розрахунок суми відпускних, у тому числі за періодами, якщо відпустка припадає на два і більше місяці, й утримання з нарахованих с)^м відпускних.

Наказ укладається у двох примірниках, один з яких залишається у відділі кадрів, а інший передається до бухгалтерії для нарахування відпускних. Обидва примірники наказу повинні підписати керівник підприємства і начальник цеху (ділянки), майстер або начальник відділу, котрому безпосередньо підпорядкований робітник, який іде у відпустку.

Відповідно до Закону України “Про відпустки” не пізніше ніж за два тижні робітник повинен бути попереджений про дату початку відпустки. З цією метою у наказі передбачений підпис робітника про ознайомлення з наказом і дата ознайомлення.

Для обліку розрахунків із працівниками використовуються такі форми типових документів:

- розрахунково-платіжна відомість (форма П-49);

- розрахункова відомість (форми П-49, П-50);

- розрахунок заробітної плати (форма П-52);

- платіжна відомість (форма П-53);

- особовий рахунок (форми П-54, П-54а);

- нагромаджу вальні картка виробітку і заробітної плати (форма П-55).

Нарахування заробітної плати працівникам здійснюється в розрахунковій відо­мості (форма П-50). У відомості за кожним працівником розраховується: нарахування заробітку і виплати за звітний місяць, утримання із заробітної плати: і заробітна плата до видачі. Визначення відрядного заробітку проводиться з використанням нагромаджу вальних карток обліку виробітку і заробітної плати (форма П-55) або в нагромаджувальних картках обліку заробітної плати (форма П-56). За нею здійсню­ється також і виплата заробітної плати. До розрахункової відомості відкривається платіжна відомість (форма П-53), за якою виплачуються суми до видачі працівни­кам. Якщо у відомості є графа «Підпис в отриманні», то така відомість називається розрахунково-платіжною (форма П-49).

Розрахункові або розрахунково-платіжні відомості складають за кожною одиницею підприємства (цехи, допоміжні та підсобні служби, відділи апарату управління) у розрізі категорій персоналу і табельних номерів працівників.

Для складання розрахункових відомостей необхідно використовувати:

- табелі використання робочого часу (для розрахунку погодинної заробітної плати та інших доплат – нічні, надурочні, простої за час непрацездатності тощо);

- нагромаджувальні картки заробітної плати (для відрядників);

- довідки-розрахунки бухгалтерії (на додаткову заробітну плату);

- розрахункові відомості за минулий місяць (для розрахунку прибуткового податку);

- виконавчі листи (на утримання за рішенням судових органів);

- заяви працівників (на утримання та перерахування частини заробітної плати;

- платіжні відомості (на видачу авансів);

- інші документи.

Виплата заробітної плати здійснюється з каси підприємства в 3-денний період (включаючи день отримання коштів з банку). Якщо не всі працівники в цей термін отримали заробітну плату, то проти них у відомості ставиться штамп або здійснюється вручну запис “Депоновано”. Невиплачені суми заносяться касиром в реєстр депонованої заробітної плати. Бухгалтер перевіряє правильність визначенні депонованих сум. На їх загальну величину складається видатковий касовий ордер. Депоновані суми повертаються на рахунок у банку і виплачуються працівникам на їх вимогу. Аналітичний облік депонованих сум ведеться в журналі обліку депонованої заробітної плати або в реєстрі, синтетичний облік – в Журналі 5 або 5-А.

Заробітна плата може перераховуватись працівникам на їх індивідуальні рахунки (наприклад рахунки пластикових карток) в установах банків. Заробітна плата має виплачуватись працівникам регулярно в терміни, визначені колективним договором, двічі на місяць. Перерва між виплатами заробітної плати не повинна перевищувати 16 днів. Якщо день виплати заробітної плати припадає на вихідний або святковий, то заробітна плата виплачується попередньо.

Підприємство зобов’язане проводити індексацію нарахованої працівникам заробітної плати у зв’язку з недодержанням строків її виплати та у зв’язку зі зростанням цін.

Застосування первинної документації в обліку праці і заробітної плати пов’язано з особливостями діяльності підприємства, технологічним процесом виробництва продукції, системою і формою оплати праці, іншими особливостями. Незалежно від цього в усіх випадках документація з обліку заробітної плати повинна забезпечити по всіх рівнях управління підприємством одержання достовірної інформації.