Інформація для організацій, працівників та, якщо це застосовно, громадян, які готують та починають виконання договору

Перед та на початку дії договору важливо розглянути потреби працівників та нового постачальника. Це може вимагати наявності докладної інформації щодо практичних питань.

Якщо це комплексний договір, який також передбачає надання послуг населенню, про нового постачальника слід поінформувати населення.

Наявність докладної інформації на початку дії договору часто може сприяти значному полегшенню його виконання та впровадження нового постачальника.

Підготовка до наступної закупівлі (2ої черги) та договору

З самого початку строку дії договору, розумною стратегією для замовника було б розпочати збір інформації про хід виконання договору. Це особливо важливо, якщо це перший договір про надання певної послуги зовнішніми постачальниками. У цьому випадку будь-який досвід є новим і важливим для забезпечення того, щоб наступний договір виконувався ще краще.

Як саме це завдання буде виконуватися замовником, має вирішуватися самим замовником. Можна зосередитися на тому, у якій частині організації може найкраще застосовуватися новий досвід та, що ще важливіше – хто має найбільші знання та досвід.

Також може бути корисним отримати відповідну інформацію від постачальника. Наприклад про те, які договірні положення ускладнюють йому життя (і, відповідно, роблять договір дорожчим), та які зміни було б доцільно внести на наступний договірний період.

Значні зміни вносити в існуючий договір неможливо, оскільки великі зміни означатимуть новий договір, а це призведе до необхідності проведення нової процедури закупівлі.

Контроль за виконанням, внесення змін, неналежне виконання тощо

Одним із першочергових завдань, які стосуються досьє конкурсних торгів та договору, для замовника має бути розробка переліку заходів із контролю та перевірки. Такий перелік, зокрема, має визначати:

• Хто здійснює індивідуальний контроль та перевірку виконання конкретних завдань, пов’язаних з предметом закупівлі;

• Які методи контролю та перевірки мають застосовуватися;

• Як часто має здійснюватися контроль виконання завдання;

• Які стандарти звітності мають застосовуватися.

Здійснення ефективного контролю та перевірок вимагають наявності у замовника галузевих професійних та юридичних / економічних знань. До того ж можуть виявитися необхідними консультації щодо інших галузей, надані місцевими органами влади чи незалежною консультаційною фірмою.

Збори, присвячені ходу виконання договору

Рекомендується проводити регулярні зустрічі із постачальником, присвячені ходу виконання договору, наприклад, один раз у квартал чи кожні півроку. Бажано запрошувати на такі збори представника працівників, зокрема, для з’ясування робочої обстановки та можливих соціальних питань.

На деякі такі зустрічі для замовника бажано направляти представників адміністрації різних галузей, які стосуються предмета договору. Наприклад, це може бути працівник економічного відділу з відповідним досвідом щодо предмета договору, а також професійний фахівець з відповідної профспілки.

За будь-яких обставин, замовник повинен координувати договір із постачальником так, щоб зробити його якомога простішим.

Випадок невиконання

Якщо виникають підстави підозрювати факт невиконання договору, замовник повинен розглянути можливість застосування передбачених договором санкцій. У найгіршому випадку розвитку подій, слід розглянути питання, чи є підстави для дострокового припинення дії договору.

З іншого боку, постачальник також може заявити про те, що замовник не виконує умови чи кваліфікаційні вимоги, які становлять собою основу договору. У цьому разі замовник має оцінити достовірність такого твердження і, якщо це так, визначити наслідки виправлення ситуації щодо таких кваліфікаційних вимог.