4. Затвердження документації конкурсних торгів

Після складання проекту документації конкурсних торгів, може виникнути потреба у його затвердженні представниками державних чи адміністративних органів. Це потрібно для підтвердження відповідності технічних специфікацій та критеріїв вибору переможця побажанням представників держави чи адміністрації.

Чи потребує така документація затвердження представниками державних чи адміністративних органів залежить від місцевих правил закупівель, участі державних структур та визначається аналізом кожного конкретного випадку.

Для узагальнення зазначених 12 кроків, нижче викладено перелік основних складників типового досьє конкурсних торгів:

Фіксований шаблон форми торгів відсутній, але нижче ми пропонуємо основні пункти, застосувавши які можна забезпечити наявність більшості елементів матеріалів, необхідних для забезпечення поставок.

Досьє конкурсних торгів можна розділити на 3 частини: 1. Умови конкурсних торгів; 2. технічні специфікації; 3. Проект договору.

Умови конкурсних торгів

• Відкриття (тип торгів, відкриті, обмежені тощо);

• Дані про замовника (контактна інформація);

• Предмет закупівлі – товари, послуги чи роботи;

• Вартість і строк дії договору;

• Графік закупівель;

• Субпостачальники – роль та відповідальність;

• Заборона на проведення переговорів – відсутність переговорів;

• Обумовлення (ціна, строки, відповідальність та договірні положення);

• Можливість учасника задавати питання – строки прийому запитань;

• Кінцевий строк подання пропозицій;

• Мова, що застосовується під час процедур закупівель;

• Можливість (неможливість) присутності під час розкриття пропозицій;

• Критерії вибору;

• Критерії визначення переможця;

• Строк дійсності пропозиції;

• Питання вартості пропозицій учасників;

• Додаткова інформація.

Технічні специфікації

• Відкриття – предмет специфікації;

• Предмет закупівлі – визначення;

• Визначення потреб;

• Вимоги, пов’язані з закупівлею – обслуговування та якість;

• План-графік процесу;

• Вимоги, умовні позначення та термінологія, пов'язана з товарами, роботами чи послугами, що закуповуються, передбачені існуючими міжнародними або національними стандартами, нормами та правилами.

Проект договору

• Вступ – роль договору;

• Основні складові частини;

  • Визначення;

  • Сторони договору;

  • Предмет договору;

  • Ціни;

  • Час постачання;

  • Страхування;

  • Гарантії;

  • Компенсація та дострокове припинення дії договору;

  • Штрафні санкції, передбачені договором;

  • Контроль за виконанням договору;

  • Відповідальність перед третіми особами;

  • Врегулювання спорів;

  • Юрисдикція та вибір правової системи;

  • Передумови та гарантії;

  • Розподіл ризиків;

  • План-графік;

  • Форс-мажорні обставини;

  • Банкрутство, неплатоспроможність та стабільність;

  • Підписи;

  • Додатки.

Якщо вищезазначені основні складники відображені в досьє конкурсних торгів, значить охоплені основні питання, необхідні для ефективної документації торгів.

Державні закупівлі в Україні

Документація конкурсних торгів повинна містити:

1) Інструкцію з підготовки пропозицій конкурсних торгів;

2) Перелік кваліфікаційних критеріїв, встановлених комітетом з конкурсних торгів, для оцінки відповідності учасників встановленим кваліфікаційним вимогам;

3) Інформацію про потребу документального підтвердження відповідності учасників встановленим кваліфікаційним вимогам;

4) Інформацію про характер та необхідні технічні та якісні характеристики предмета закупівлі, в тому числі:

• Відповідні технічні специфікації, плани, креслення, малюнки та опис предмета закупівлі;

• Технічні специфікації, плани, креслення, малюнки та опис предмета закупівлі, потрібного замовнику, мають містити: детальний опис товарів, робіт, послуг, що закуповуються, із зазначенням потрібних технічних та якісних характеристик; вимоги щодо технічних і функціональних характеристик предмета закупівлі, у разі якщо опис скласти неможливо або якщо доцільніше зазначити такі показники; посилання на стандартні характеристики, вимоги, умовні позначення та термінологію, пов'язану з товарами, роботами чи послугами, що закуповуються, передбачені існуючими міжнародними або національними стандартами, нормами та правилами. Технічна специфікація не повинна містити посилання на конкретні торговельну марку чи фірму, патент, конструкцію або тип предмета закупівлі, джерело його походження або виробника. У разі якщо таке посилання є необхідним, специфікація повинна містити вислів "або еквівалент";

• кількість товарів;

• місце, де повинні бути виконані роботи чи надані послуги;

• додаткові послуги, які мають бути надані;

• строки поставки товарів, виконання робіт чи надання послуг.

5) Перелік критеріїв та методику оцінки пропозицій конкурсних торгів для визначення найбільш економічно вигідної пропозиції;

6) Визначення основних умов, які будуть включені до договору про закупівлю або проект цього договору;

7) Опис окремої частини або частин предмета закупівлі, щодо яких можуть бути подані пропозиції конкурсних торгів, у разі якщо учасникам дозволяється подати пропозиції конкурсних торгів стосовно частини товарів, робіт чи послуг, що закуповуються;

8) Методику оцінки та порівняння альтернативних пропозицій конкурсних торгів;

9) Методику розрахунку ціни пропозиції конкурсних торгів із зазначенням, чи має вона містити інші елементи поряд з вартістю самих товарів, робіт чи послуг, наприклад, вартість транспортування, страхування, вантажно-розвантажувальних робіт, сплати податків та зборів (обов’язкових платежів) тощо;

10) Інформацію про валюту (валюти), в якій повинна бути розрахована і зазначена ціна пропозиції конкурсних торгів;

11) Інформацію про мову (мови), якою (якими) повинні бути складені пропозиції конкурсних торгів;

12) Вимоги замовника щодо надання забезпечення пропозицій конкурсних торгів та забезпечення виконання договору про закупівлю;

13) Умови повернення чи неповернення забезпечення;

14) Зазначення способу, місця та кінцевого строку подання пропозицій конкурсних торгів;

15) Порядок надання роз'яснень щодо документації конкурсних торгів, а також оголошення про намір замовника провести збори учасників;

16) Строк дійсності пропозицій конкурсних торгів, але не менше ніж 120 днів;

17) Місце, дату і час розкриття пропозицій конкурсних торгів;

18) Прізвище, посаду та адресу однієї чи кількох посадових осіб замовника, уповноважених здійснювати зв'язок з учасниками;

19) Інформацію про додаткові умови прийняття пропозиції конкурсних торгів.

Замовник визначить переможця процедури закупівлі з числа учасників, чиї пропозиції не були відхилені, ґрунтуючись на критеріях та методах оцінки, зазначених в документації конкурсних торгів.

Критеріями оцінки можуть, зокрема, служити:

А) Ціна (обов’язковий критерій за будь-яких обставин);

Б) Строк поставки товарів, виконання робіт чи надання послуг;

В) Якісні та функціональні характеристики, екологічність;

Г) Рівень післяпродажного обслуговування;

Д) Умови оплати;

Е) Експлуатаційні витрати;

Є) Передача технології та підготовка управлінських, наукових і виробничих кадрів, включаючи використання місцевих ресурсів, у тому числі засобів виробництва, робочої сили і матеріалів для виготовлення товарів, виконання робіт, надання послуг, що пропонуються учасником.

Якщо для визначення найбільш економічно вигідної пропозиції конкурсних торгів крім ціни застосовуються й інші критерії оцінки, у документації конкурсних торгів визначається (по можливості) їх вартісний еквівалент або питома вага цих критеріїв у загальній оцінці пропозицій конкурсних торгів. Питома вага цінового критерію не може бути нижчою 50 відсотків.

ЕТАП 4: ПРОЦЕС ПРОВЕДЕННЯ КОНКУРСНИХ ТОРГІВ

Процес торгів складається з ряду дій. З метою уникнення можливих ускладнень та полегшення процедури, варто скласти план дій. Такий план доцільно застосовувати щодо всіх процесів закупівлі.

Процес торгів досить чітко регламентується, коли справа стосується часових обмежень, опису технічних специфікацій та процедур. Тому перед публікацією оголошення про проведення конкурсних торгів або перед спілкуванням з потенційними учасниками, важливо ознайомитися з інформацією про такі часові обмеження та процедури.

Процес конкурсних торгів, у дещо спрощеному вигляді, може бути таким:

1. Публікація оголошення про проведення конкурсних торгів;

2. У разі потреби, надсилання додаткової документації та відповідей на запитання в межах встановлених строків;

3. Встановлення строків подання заявок на участь (обмежена процедура) чи пропозицій (відкрита процедура);

4. Отримання заявок чи пропозицій;

5. Ознайомлення та оцінка заявок чи пропозицій;

6. Прийняття рішення, який претендент чи яка пропозиція є найкращими;

7. У випадку обмеженої процедури, очікування на пропозиції та оцінка пропозицій;

8. Повідомлення зацікавленим постачальникам, хто з претендентів чи яка пропозиція визнані найкращими, з повідомленням причин відхилення претендента чи пропозиції.

9. Період очікування 10 днів до підписання договору;

10. Строк зберігання протоколів з відображенням етапів процедури закупівлі та інших відповідних документів тощо складає 5 років з дня визначення переможця для укладання договору.

Нижче пропонуємо вашій увазі пояснення різних етапів процедури закупівлі.