3. Відповіді на запитання потенційних учасників

В учасників часто виникають запитання стосовно досьє конкурсних торгів. Керуючись принципом рівного ставлення, замовник має забезпечити наявність в усіх потенційних учасників однакової інформації і, таким чином, забезпечити їм рівні умови для подання пропозиції.

Тому замовник має поставити умову, щоб усі запитання стосовно досьє конкурсних торгів подавалися у письмовій формі, а також повідомити, що замовник не зможе відповідати на запитання усно. Письмові запитання можна легко надіслати, а також можна легко надіслати на них відповіді усім потенційним учасникам, у яких виникли запитання щодо досьє конкурсних торгів. Замовнику слід скласти список всіх постачальників, які цікавилися досьє конкурсних торгів при оголошенні про проведення процедури закупівлі.

Законодавство ЄС дає потенційним постачальникам право на отримання додаткової інформації щодо правил конкурсних торгів та про досьє конкурсних торгів, якщо відповідний запит подано не пізніше ніж за шість днів до закінчення строку подання пропозицій.

Замовник зобов’язаний дати відповідь на всі отримані запитання, якщо такі запити було подано не пізніше ніж за шість днів до закінчення строку подання пропозицій. Тому неможливо встановити фіксовану дату, до якої замовник має отримати всі запитання, якщо така дата передує вищезазначеному шестиденному строку.

Інформаційні збори

Проведення зборів, присвячених загальним питанням проведення торгів, може бути корисним, як для замовника, так і для постачальників. Дата і час таких інформаційних зборів повинні бути чітко зазначені в оголошенні про проведення торгів. Запрошення зацікавлених постачальників на збори повинно достатньо передувати часу подання пропозицій.

Під час інформаційних зборів замовник може ознайомити учасників з особливостями договору, надати загальну інформацію про себе тощо. Проте, слід зазначити, що не рекомендується розглядати інформаційні збори як місце, де замовник зможе надавати додаткову інформацію, тобто детально розповідати про різні аспекти досьє конкурсних торгів. Це пояснюється ризиком випадкових змін або наданням учасникам зборів більшої інформації ніж решті претендентів.

Також слід тут наголосити, що документація конкурсних торгів повинна містити такий детальний опис закуповуваних послуг, робіт чи товарів, який би виключав потребу у додаткових поясненнях – можливі лише уточнюючі питання, наприклад, стосовно тлумачення положень договору. Під час зборів слід надати претендентам можливість висловитися щодо формулювань документації конкурсних торгів, щоб впевнитися, що вони правильно розуміють передбачені документацією вимоги.

В ході інформаційних зборів дуже важливо занотовувати усі запитання та відповіді – які стосуються конкурсних торгів та їх правил – в офіційне резюме. Таке резюме слід надіслати не лише постачальникам, які були присутні на зборах, але також усім постачальникам, які подали запит щодо досьє конкурсних торгів.

Можливість огляду

Перед поданням пропозицій в учасників може виникнути потреба оглянути будівлі, матеріали, територію тощо. Тому було б бажано зазначити у досьє конкурсних торгів дату, коли для усіх зацікавлених учасників замовник може організувати ознайомче відвідання.

Замовник також має пам’ятати про те, що всі запитання та відповіді, які пролунали під час такого огляду, повинні бути надіслані учасникам, які не були там присутні.

Тут застосовується те саме правило, що і на інформаційних зборах.