Формальності процедури закупівлі

Ця частина має містити всю інформацію, що стосується процедури закупівлі. Зокрема це може включати (перелік неповний):

1. Мову проведення процедур закупівлі;

2. Кількість примірників, що їх мають надати учасники;

3. Кінцеву дату подання пропозицій;

4. Інформацію про те, як і коли задавати додаткові питання;

5. Інформацію про вимоги щодо структури закупівлі, якщо це доцільно;

6. Контактну інформація;

7. Інше.

Опис статусу (ходу виконання договору)

Природнім відправним пунктом для специфікації вимог є опис поточної організації робіт, тобто, опис статусу.

Особливо тоді, коли таке завдання ніколи раніше не виконувалося на основі договору із зовнішніми постачальниками (або внутрішнього договору про його виконання власними силами), типовою ситуацією є відсутність опису предмета договору, що буде укладатися із зовнішніми постачальниками. Часто інформація про те, як замовник має вирішувати це питання, відсутня. А якщо така інформація є, вона може бути розосереджена по кількох різних документах. Тому було б добре завчасно визначити вимоги до завдання, проаналізувати та описати поточну організацію виконання робіт чи надання послуг, або характер споживання товарів у так званому описі статусу.

Цей опис може включати такі елементи:

• Продукція: Основна послуга або робота, як вона структурована, виконується або надається, або основні види постачання;

• Ресурси: Економічні питання, персонал, матеріали, споруди, інвентар та зв’язок з іншими поточними завданнями замовника;

• Побажання користувачів: Потреби та побажання користувачів щодо послуг, про які йде мова;

• Контрольні точки та методи оцінки: Як буде оцінюватися зміст та рівень якості продукції;

• Інше: Можливості підвищення ефективності та визначення сфер удосконалення.

Зміст специфікації вимог

Ця специфікація являє собою, як технічний, так і політичний / адміністративний документ, який містить опис, наприклад, потрібної замовнику якості – як результатів, так і способу надання послуг, виконання робіт чи доставки товарів постачальником або підрядником.

У специфікації вимог замовник повинен вказати, що очікується від постачальника. Учасникам має бути надана чітка інформація про те, які саме послуги, роботи чи товари та якої якості хоче придбати замовник.

Вимоги можуть стосуватися різних елементів послуг, робіт чи постачання товарів. Такі вимоги також можуть стосуватися ресурсів, організації робіт у галузі виробництва, а також потрібних результатів та наслідків. Зазвичай, спочатку слід указати бажані результати. Їх потрібно описати таким чином, щоб можна було визначити чи досягнуті поставлені цілі. Потім можна зазначити вимоги щодо певних способів організації робіт, тобто, які ресурси слід використовувати. Наприклад, це може стосуватися певних типів обладнання чи персоналу.

Вимоги до способу організації робіт, надання послуг чи поставок товарів слід ставити лише у разі необхідності, тому що свобода учасника у виборі організації робіт тощо може знизити вартість і підвищити якість закупівель.

Вимоги до закуповуваних послуг, робіт та поставок

Коли виникає потреба у формулюванні вимог до послуг, робіт чи поставок, вони можуть бути визначені або як мінімальні вимоги, або як абсолютні вимоги, коли не будуть оцінюватися жодні додаткові завдання, якості чи характеристики, які, відповідно, не матимуть жодного впливу на шанси учасників на виграш. У кожному разі потрібно дуже чітко зазначити:

• Щодо яких завдань мають проводитися конкурсні торги, тобто, кількість, обсяг, час, місце, частоту постачання тощо;

• Абсолютні мінімальні вимоги (або як мінімальні, або як абсолютні вимоги) щодо технічних специфікацій, яких мають дотримуватись в ході конкурсних торгів, тобто, екологічні стандарти та специфікації;

• Потенційні мінімальні вимоги до робочого процесу, якого слід дотримуватися, тобто, особливі екологічні вимоги та вимоги до продукції, інструментів чи процедур;

• Абсолютні мінімальні вимоги до завдання, тобто, вимоги до обслуговування та рівня якості, а також гарантії на товари, що постачатимуться.

Ці мінімальні стандарти також необхідні, якщо замовник дозволяє надавати альтернативні пропозиції. Будь-яка альтернативна пропозиція має відповідати мінімальним стандартам, щоб задовольняти вимоги документації конкурсних торгів.

Крім цього, з метою отримання кращих результатів, замовник може встановлювати вимоги щодо застосування розробок та інновацій. Наприклад, це можуть бути розробки нових способів збору сміття та відходів, нових способів планування закупівель канцелярських товарів, з метою забезпечення кращого контролю замовником за витратами ресурсів тощо.

Замовник також може поставити, як одну з вимог, участь постачальника у спільних проектах з підвищення якості під час дії договору, з метою забезпечення постійної розробки способів підвищення якості послуг в період між цими торгами та наступними (потенційними) торгами (2^а , 3^я , 4^а черга). Також майбутньому підряднику чи постачальнику робіт чи послуг може знадобитися інформація про працівників, які мають бути надані згідно з договором.