1. Графік підготовки закупівель

Навіть тоді, коли іноді через незаплановані обставини це здається необхідним, не слід сподіватися на те, всі питання з підготовки торгів можна буде вирішити поспіхом в останню хвилину. На етапах планування слід виробити реалістичний план-графік всієї процедури закупівлі, починаючи з політичних рішень, необхідних на етапі початкових приготувань, і закінчуючи підписанням договору.

Структура графіка та скільки часу займе робота над ним залежить від складності договору про постачання товарів, послуг чи виконання робіт, який планує укласти замовник. Якщо договір складний дуже ймовірно, що замовнику доведеться потратити чимало часу і ресурсів на опис предмета договору, а учасникам – на розробку пропозицій. Якщо пропозиції об’ємисті, їх оцінка потребуватиме більше часу, ніж у випадку нескладного і невеликого за обсягом договору. Як свідчить досвід, чим складніші і більші за обсягом пропозиції отримує замовник, тим більший ризик помилок та потреба у доповненнях чи з’ясуванні питань. А це також займає чимало часу.

Чим більший і складніший договір про послуги, товари чи роботи, тим більша потреба у ретельному плануванні процедур закупівлі.

До того ж закон про закупівлі передбачає певні мінімальні строки. Коли замовник визначить час, необхідний для опису потрібних послуг, товарів чи робіт, а також час, необхідний для політичних рішень, оцінки пропозицій та укладення договору, він повинен звірити цей час зі строками, передбаченими законом для процедури закупівлі відповідних послуг, робіт чи товарів.

При остаточній оцінці необхідного для закупівлі часу слід враховувати все в сукупності – як формальні вимоги, так і час потрібний для планування закупівлі, складання документації конкурсних торгів, оцінки пропозицій та/або учасників, а також час, потрібний для укладання договору. Також деякі договори про надання послуг чи виконання робіт потребують деякого часу на планування послуг чи робіт, перед початком їх фактичного виконання.

При оцінці часових рамок процедури закупівлі слід обмірковувати всі кроки, зазначені у цьому посібнику. Можливо, в деяких випадках вони недоцільні, наприклад, у разі стандартного договору або за відсутності потреби у політичному рішенні. Але, якщо потрібно переконатися у тому, що при складанні графіка враховані всі важливі кроки, зазначені в посібнику кроки можна використовувати як контрольний перелік необхідних дій.

Також у будь-якому випадку рекомендується скласти власний план-графік, включивши до нього, як формальні вимоги щодо строків, так і власні часові межі та крайні строки.

2. Розгляд строку дії договору Яка має бути тривалість строку дії договору і що варто врахувати, у разі повторного укладання (2ої черги) договорів із зовнішніми постачальниками.

Замовник не може абсолютно довільно приймати рішення про тривалість строку дії договору. На усі договори – і на ті, у яких сума договору вища за порогову суму, так і на ті, у яких сума договору нижча за порогову суму, передбачену законодавством про закупівлі в ЄС, поширюються правила Договору про ЄС. Це означає, що тривалість договору не може бути великою настільки, щоб перешкоджати або не допускати конкуренції.

Закон про закупівлі встановлює часові обмеження для договорів про надання послуг та державних проектів із залученням приватного капіталу. Строк дії договорів про надання послуг не може перевищувати 5 років, а договорів у рамках державно-приватного партнерства не може перевищувати 30 років.