Система державних закупівель в Україні

Процедури державних закупівель в Україні визначаються законом таким чином:

Процедура відкритих торгів – основна процедура, статті 20 – 32;

Процедура двоступеневих торгів, статті 33 – 34;

Процедура запиту цінових пропозицій, статті 35 – 36;

Процедура попередньої кваліфікації , статті 37 – 38;

Процедура закупівлі в одного учасника, стаття 39.

Заголовки процедур

Послуга Закупівля в одного учасника

Згідно зі змінами, внесеними до закону про здійснення державних закупівель (набули чинності 2 жовтня 2011 р.), процедура закупівлі в одного учасника не потребує погодження з уповноваженим органом і здійснюється у формі переговорів з 1 або кількома особами (учасниками процедури закупівлі).

Процедури закупівель здійснюються українською мовою, хоча можливе застосування також інших мов. У разі проведення міжнародних торгів – оголошення публікуються українською і англійською мовами

Послуга Попередня кваліфікація учасників

Публікація не пізніш як за 30 днів, але також можлива “скорочена процедура” у разі встановлення замовником потреби у закупівлі продукції харчової промисловості, лікарських засобів і виробів медичного призначення.

Під час проведення процедури відкритих торгів пропозиції конкурсних торгів мають право подавати всі зацікавлені особи.

Можливе проведення зборів з метою роз'яснення щодо документації конкурсних торгів. Роз’яснення та протокол таких зборів мають публікуватися.

Можливе внесення змін до документації конкурсних торгів, при цьому строк подання та розкриття пропозицій конкурсних торгів подовжується не менше ніж на 7 днів. Це неможливо у разі застосування скороченої процедури.

У разі закупівлі послуг максимальний розмір забезпечення пропозиції конкурсних торгів складає 5% від очікуваної вартості закупівлі .

Максимальний розмір забезпечення виконання договору про закупівлю складає 5% вартості договору.

Кожен учасник має право подати тільки одну пропозицію конкурсних торгів.

Учасник має право внести зміни в свою пропозицію конкурсних торгів до закінчення строку подання пропозицій.

Ціна кожної пропозиції оголошується під час розкриття пропозицій конкурсних торгів.

Переговори про внесення змін до пропозицій після закінчення строку їх подання неможливі.

Замовник має право звернутися за підтвердженням інформації, наданої учасником, до різних державних органів.

Договір про закупівлю не може бути укладеним раніше ніж через 14 днів з дати публікації повідомлення про акцепт пропозиції конкурсних торгів.

Процедура двоступеневих торгів

На першому етапі ціна не зазначається.

Процедура двоступеневих торгів може застосовуватися за таких умов:

1) замовник не може визначити необхідні специфікації товарів (робіт) або визначити вид послуг та якщо для прийняття оптимального рішення про закупівлю необхідно провести попередні переговори з учасниками;

2) предметом закупівлі є здійснення наукових досліджень, експериментів або розробок, виконання дослідно-конструкторських, надання консультаційних або інших спеціальних послуг.

На першому етапі ціна не зазначається. Замовник має право ”проводити переговори з учасниками для визначення переваг та недоліків у різних пропозиціях”. Замовник не має права застосовувати дискримінаційний режим до різних учасників.

Замовник має право внести зміни до документації конкурсних торгів, опублікованої після першого етапу, щодо технічних вимог, критеріїв тощо…

Строки 2 етапів конкурсних торгів складають 30+15 днів.

+ Процедура за рамковою угодою

+ Процедура запиту цінових пропозицій

Процедура попередньої кваліфікації

+ Процедура за рамковою угодою

+ Процедура запиту цінових пропозицій (лише у разі закупівлі послуг та товарів на суму до 200 000 грн. = 19 000 євро).

Строк – 10 днів.

Критерій оцінки – лише ціна.

Поставки Процедура відкритих торгів

Аналогічно закупівлі послуг

Поставки Процедура відкритих торгів

Аналогічно закупівлі послуг . Обмежена процедура

Процедура попередньої кваліфікації

+ Процедура запиту цінових пропозицій (лише у разі закупівлі послуг та товарів на суму до 200 000 грн. = 19 000 євро), строк – 10 днів, критерій оцінки – лише ціна.

+ Процедура за рамковою угодою

Роботи Процедура відкритих торгів

Аналогічно закупівлі послуг . Обмежена процедура

У разі закупівлі робіт максимальний розмір забезпечення пропозиції конкурсних торгів складає 1 % від очікуваної вартості закупівлі .

+ Процедура попередньої кваліфікації

У разі необхідності визначення технічних та фінансово-економічного стану та можливостей учасників.

+ Процедура за рамковою угодою

Комітет з конкурсних торгів

З організаційної точки зору, існує зобов’язання утворити комітет з конкурсних торгів згідно зі статтею 11 закону України про державні закупівлі. Замовник має утворити комітет з конкурсних торгів для проведення відкритих торгів, запиту цінових пропозицій, а також проведення двоступеневих торгів, попередньої кваліфікації учасників та закупівлі в одного учасника. Комітет з конкурсних торгів має бути постійно діючим органом. Один замовник може утворити декілька постійних комітетів (наприклад для здійснення закупівель різних груп продукції – у сфері інформаційних технологій, виконання робіт, постачання товарів тощо).

До складу комітету з конкурсних торгів входить не менше п'яти осіб. Рішення комітету з конкурсних торгів є обов’язковими, і замовник зобов’язаний виконувати такі рішення, тому що комітет представляє замовника при проведенні процедури закупівлі.

Члени комітету з конкурсних торгів не можуть бути пов’язаними будь-яким чином з учасниками чи представляти інтереси учасників чи потенційних учасників процедури закупівлі.

Закон дуже чітко визначає випадки, коли члена комітету можна вважати пов’язаним із учасником процедури закупівлі. Стаття 11 закону України про державні закупівлі.

Роль та коло повноважень комітету з конкурсних торгів детально указані в статті 11 закону України про державні закупівлі та в Типовому  положенні  про  комітет  з конкурсних торгів, затвердженому наказом №916 Міністерства економіки від 26/07/2010 р.

Члени комітету з конкурсних торгів замовника, члени органу оскарження, службові (посадові) особи Уповноваженого органу, службові (посадові) особи Державного казначейства України (обслуговуючого банку) несуть відповідальність за порушення вимог цього Закону та нормативних актів, прийнятих згідно з цим Законом.

Службові (посадові) особи замовника, які входять до складу комітету з конкурсних торгів, несуть виключну персональну відповідальність за вибір та проведення процедур закупівлі.

Принаймні 5 членів комітету в цілому, лише члени з правом голосу!

У разі якщо чисельність працівників замовника є меншою, ніж 5 осіб, кількість членів комітету з конкурсних торгів повинна дорівнювати чисельності замовника.

Рішення приймаються більшістю голосів членів комітету.

Етап 3: Документація закупівель

Дії, які слід здійснити при плануванні розробки документації конкурсних торгів:

1. Визначити відповідального за збір фактичних даних та розробку документації;

2. Скласти реалістичний план-графік, з урахуванням строків, передбачених законом.

При розробці документації конкурсних торгів потрібно виконати такі дії:

1. З’ясувати фактичні дані стосовно предмета договору;

2. Визначити вартість договору;

3. Вирішити, яку процедуру закупівлі застосовувати;

4. Розробити документацію конкурсних торгів: формальності закупівельної процедури, критерії для учасників/критерії якості, технічні специфікації та опис послуг, робіт чи товарів, критерії оцінки та проект договору;

5. Визначити процедуру контролю за виконанням договору. Якщо існують важливі аспекти, які впливають на ціну договору, їх слід зазначити в документації конкурсних торгів.

Практичні питання, що стосуються етапу планування, зазначені вище.

На етапі планування також важливо обміркувати доцільність розділення відповідних робіт, послуг чи товарів, щоб надати учасникам більші можливості для подання пропозицій, чи укладати один великий договір. Над цим особливо важливо подумати, якщо виконання договору відбувається у різних географічних регіонах, чи коли предмет договору складається з окремих елементів або функцій, які можна виконувати окремо.

Якщо в документації конкурсних торгів договір розділений, визначення переможця має здійснюватися щодо кожного лота окремо.

Спосіб у який завдання розділено та визначено має бути завжди належним чином юридично обґрунтованим. Наприклад розділ на частини не можна здійснювати з метою уникнення виконання вимог законодавства ЄС.

Це означає, що замовник порушує закон, у разі поділу договору на менші договори, кожен з яких має вартість нижчу за порогову вартість, передбачену законодавством ЄС про закупівлі. Договори, які мають природний зв’язок, повинні оцінюватися разом з метою визначення договірної вартості, щоб з’ясувати чи знаходиться договір в рамках закону. Стаття 9 закону ЄС.

Функціональний поділ завдання пов’язано зі спеціалізацією завдання. Замість проведення конкурсних торгів щодо всього договору в цілому, замовник може прийняти рішення розділити його на менші завдання, щодо яких учасники будуть подавати свої пропозиції.

Проте, здійснювати занадто спеціалізований розділ не рекомендується, оскільки це може зробити договір надто вразливим. Також не рекомендується розділяти договір у разі відсутності в результаті такого розділення конкретних економічних чи практичних переваг. Вагомою причиною для розділу договору є отримувана вигода в результаті наявності більшої кількості підрядників через існування ризику неспроможності повсякденного виконання важливого завдання, наприклад, прибирання вулиць від снігу чи вивезення сміття у разі банкрутства одного великого постачальника послуг. Розділ договору на менші частини може також стимулювати діловий ринок завдяки наданню більшій кількості постачальників можливостей для зростання.

Це стосується поділу завдань з точки зору дотримання відповідних правил та принципів. Це означає, що замовник повинен розглядати поділ завдань з врахуванням трьох різних аспектів:

1) Чи здійснюється поділ з метою ухилення від дотримання правил, що є протиправним; та

2) Чи є цей поділ економічно виправданим, враховуючи вищезазначену потенційну вразливість; та

3) Чи спроможна організація працювати з більшою кількістю постачальників.

Питання полягає в тому, чи можливо здійснити поділ завдання, не порушуючи при цьому правила закупівель. Якщо існує доцільність поділу завдання на частини і укладання по кожній з них окремих договорів, це можна здійснити законним чином. Треба лише оцінити сукупну вартість усіх договорів, якщо вони мають природний зв’язок (наприклад, коли вони можуть разом становити один великий договір), при визначенні договірної вартості. А потім щодо усіх цих договорів мають проводитися конкурсні торги навіть тоді, коли сума окремого договору нижча за порогову суму.

Географічні специфікації визначають місце виконання завдання. Замовник може провести конкурсні торги для укладання всього договору з одним постачальником, або розділити його на менші частини, тобто, розділити між певними районами чи установами. Знову ж таки, слід обдумати, чи не призведе розділення до того, що договір стане більш чи менш вразливим у разі виникнення непередбачуваних ситуацій, таких як банкрутство, страйки тощо.

При розгляді доцільності розділення, слід також визначити, чи більші, чи менші договори могли б забезпечити замовнику вигідніші ціни чи кращу якість за ту ж саму ціну. Для здійснення такої оцінки якихось певних правил не існує. Це залежить від ринку: якщо є багато невеликих компаній і лише одна чи дві великих, а виконати цілий договір зможе лише велика компанія, можливо було б доцільним розділити такий договір, з метою забезпечити більшу конкуренцію, а отже, можливо, і вигідніші ціни.

Також треба врахувати, що великі договори не завжди забезпечують вигідніші ціни – це також може у значній мірі залежати від запланованих можливостей, наприклад, при наданні послуг: якщо замовник замовляє послугу таким чином, що постачальнику важко використовувати свої ресурси найефективнішим чином, договір може виявитися навіть дорожчим, у разі коли він виставляється на торги, як один великий договір. Прикладом може служити договір про перевезення дітей до школи. Це має здійснюватися приблизно в один і той же час, що майже не залишає замовнику можливостей для більш гнучкого використання шкільних автобусів – один автобус не може знаходитися одночасно в різних місцях. Тому постачальник, щоб забезпечити перевезення, має профінансувати наявність більшої кількості автобусів. Це призводить до значних простоїв транспорту в середині дня, поки не настане час забирати дітей з школи.

Справа в тому, що замовник повинен обміркувати умови виконання робіт чи надання відповідних послуг. Якщо він це зробить, він зможе отримати вигідніші ціни, а також, можливо, і менш ускладнений та менш проблемний строк виконання договору.

Місцеві органи влади також можуть поєднати ці два методи. Нижченаведена таблиця містить огляд можливостей розділення та специфікації завдання. (12 кроків)