1. Визначення потреб та характеристик договору
Призначення та обсяги закупівлі товарів чи послуг зазвичай залежать від потреб замовника. Після визначення потреб необхідно з’ясувати усі передумови та встановити стандарти і вимоги до виконання майбутнього договору.
На цьому етапі доцільно розглянути потреби, але не в плані характеристик потенційно потрібних товарів і послуг. Це питання має вирішуватися пізніше, на етапі техніко-економічного обґрунтування. Замість цього, з метою винайдення оптимального рішення, потрібно визначити потреби в контексті цілей, яких треба досягти: вигоди і переваги, які треба отримати, функціональні характеристики чи рівні обслуговування, які треба забезпечити, виконувані функції, потрібні знання, практичні навички або кваліфікацію.
При визначенні потреб слід також враховувати ситуацію замовника, наприклад, фінансові, технічні, економічні, соціальні та екологічні аспекти.
На початковому етапі процесу закупівлі важливо визначити усі сторони та інтереси, пов’язані з цим проектом. Насправді всі вони матимуть різні інтереси, обов’язки та відграватимуть різні ролі. Деякі з них навіть матимуть право втручатися у підготовку та реалізацію процесу.
Серед сторін, що підлягають розгляду, можуть бути:
кінцеві користувачі та (кінцеві) бенефіціари, тобто ті, хто безпосередньо скористається чи отримає вигоду від результатів проекту;
суб’єкти господарювання: постачальники, підрядники, консультанти та інші надавачі послуг, які здійснюють або можуть здійснювати діяльність на ринку або ті, які мають наміри це робити;
платники податків та державна адміністрація: часто представлені міністерствами, політиками чи спеціальними групами осіб зі спільними інтересами;
контролюючі та наглядові органи: інші наглядові органи, включаючи органи внутрішнього та зовнішнього аудиту;
установи та особи, які забезпечують фінансування;
сторони існуючого або пов’язаного договору;
треті сторони, як наприклад, власники прав, власники землі тощо.
2. Визначення вартості договору
Поєднання потреб та наявних фінансових ресурсів. Економічні аспекти – це серце державних закупівель. Співвідношення ціни і якості є істотним критерієм належного використання державних коштів, проте цей критерій вимагає ретельного аналізу всіх вигід та затрат, пов’язаних з проектом. Наскільки це можливо, треба ретельно розглянути, як прямі, так і опосередковані вигоди і затрати, а також проаналізувати кількісні показники зовнішніх аспектів.
Також дуже важливо проаналізувати переваги та загальні витрати у довгостроковій перспективі, а не лише в період реалізації проекту з придбання товарів чи надання послуг.
При цьому слід підкреслити, що переважної частини товарів та послуг, призначених для загального користування, стосуються питання доступності та взаємозалежності між ціною та попитом для визначення належної ефективності, а відповідно і коштів, які для цього вимагаються. Постачання питної води особливо красномовний приклад, хоча подібні ситуації трапляються у багатьох інших випадках.
Щодо проектів, які тривають декілька років, таких як багато видів консультаційних послуг, та проектів, що потребують подальшого фінансування їх реалізації, обслуговування тощо, необхідно забезпечити відповідне фінансування ще до початку укладання договору.
Серед економічних аспектів, які зазвичай мають вирішуватися на цьому етапі, є такі:
які рішення стосовно вигід (включаючи немонетарні) із можливих різних рішень є доцільними;
яка їх вартість (в грошовому виразі);
яка вартість (як з точки зору ринкових цін, так і інших економічних аспектів; залежно від існуючої ситуації слід враховувати коливання валютного курсу, інфляцію) різних елементів: об’єктів, товарів чи послуг; їх будівництва, постачання чи надання, а також їх використання, експлуатації, технічного обслуговування, переобладнання, утилізації тощо, залежно від обставин;
яким чином ці витрати та вигоди розподілені в часі; як їх поточна вартість змінюється залежно від різних припущень щодо відсоткових ставок, часових чинників тощо;
який рівень витрат можна вважати прийнятним: які суми населення (не лише користувачі, але й інші бенефіціари та загалом платники податків) буде готове та спроможне платити за товари, роботи чи послуги (з урахуванням різних об’ємів поставок, рівнів обслуговування тощо);
як буде змінюватися очікуваний попит, залежно від рівня цін, якості та наявної кількості тощо; як продуктивність з постачання, яка вимагається від фабрики, мережі чи центру обслуговування, і відповідні постійні та змінні витрати будуть взаємодіяти з таким попитом; яка продуктивність та які витрати та ціни забезпечуватимуть збалансованість; наскільки продумана та стабільна буде ця збалансованість;
залежно від обставин, як будуть компенсуватися витрати, як будуть встановлюватися ціни на продукцію, як буде стягуватися оплата чи платежі (наприклад у випадку перепродажу товарів, компенсації витрат на комунальні послуги тощо за рахунок збору з користувачів або оплати консультаційних послуг користувачами; субсидії; податки тощо);
чи потрібне диференційоване ставлення до різних груп користувачів чи інших бенефіціарів на підставі їх платоспроможності чи з інших міркувань; якщо так, яким чином ці витрати будуть компенсуватися;
які існують (інші) варіанти фінансування проекту (позики чи дотації з різних джерел; участь приватного сектора, включаючи державно-приватне партнерство, приватні фінансові проекти, концесії з виконання робіт чи надання послуг, або проекти за схемою «фінансуй, будуй, експлуатуй та передавай» тощо); як ці варіанти взаємодіють з вищезазначеними тезами.
Загальновизнано, що багато з цих питань по суті складно вирішити, або їх вирішення вимагає великих аналітичних ресурсів. Але, як би там не було, ці аспекти необхідно ретельно обміркувати в процесі планування закупівель. Хоча б коротко та дуже простою мовою, але ці міркування та припущення, на яких вони ґрунтуються, а також зроблені висновки слід задокументувати.
Планування процедур. Після визначення замовником своїх потреб, пов’язаних з фінансовими результатами, наступний крок полягає в іншій діяльності, що зрештою веде до укладання замовником договору з учасниками ланцюжка поставок. На цьому етапі замовник зазвичай здійснює дії, зазначені у схемі послідовності дій нижче, починаючи з вивчення кон'юнктури ринку.
а) Вивчення кон'юнктури ринку: це означає процес систематичного збору, реєстрації та аналізу даних про певні товари чи послуги на ринку з метою забезпечення всебічного розуміння замовником ринку, з яким пов’язаний певний проект. Ця діяльність забезпечує інформацію, необхідну для визначення даних, які буде містити документація конкурсних торгів. Зокрема потрібна інформація про ціни, матеріальні витрати та витрати на персонал, технічні специфікації, юридичні документи (як то типові договори), коди товарів, робіт та послуг для оголошення про проведення торгів (коди згідно з ДКПП), форму оголошення про проведення торгів та стандартну форму контролю за виконанням договору.
б) Аналіз цін: ця комплексна діяльність спрямована на виокремлення середніх ринкових цін на потрібні товари та послуги. Розрахункова сума договору повинна визначатися на основі аналізу ринку. У більшості країн існують довідники стандартних середніх ринкових цін на наявні на ринку товари та послуги. Складанням та оновленням таких довідників переважно займаються торгово-промислові палати або статистичні органи. Інформацію про вартість матеріалів та робочої сили можна отримати у відповідних місцевих установах (наприклад інформацію про оплату праці можна отримати у Міністерстві праці та соціальної політики). У разі відсутності даних про потрібні витрати через особливі характеристики товарів або послуг, замовник може зібрати інформацію про їх вартість безпосередньо на ринку, аналізуючи цінові пропозиції постачальників товару або надавачів послуг.
У кожному разі, маючи у своєму розпорядженні таку інформацію про вартість та досьє конкурсних торгів, замовник зможе визначити розрахункову суму договору.
Слід бути готовим до того, що збір необхідної інформації, наприклад, про специфікації інформаційної системи або великого заводу з переробки відходів може виявитися складним.
Дані можна отримати, запрошуючи учасників ринку на відкриті громадські обговорення. Замовник може зібрати цінну інформацію для документації конкурсних торгів на відкритих заходах.
Наприклад, за 6 місяців до публікації оголошення про проведення торгів замовник може запросити учасників ринку на відкриту зустріч для обговорення способів розробки технічних специфікацій.
Організація таких зустрічей забезпечує відкритість процесу. І зрештою в учасників торгів буде менше підстав скаржитися на непрозорість процесу торгів.
Наступні параграфи містять деякі рекомендації стосовно визначення потреб в умовах бюджетних обмежень. Схема послідовності дій надає пояснення стосовно ланцюжка поставок, уточнюючи визначення потреб, як відправної точки процесу закупівлі в цілому.
Схема послідовності дій стосується договорів про постачання товарів та надання послуг;
Важливо зазначити, що коли замовник вперше починає процедуру закупівлі у новій для нього області, процес підготовки закупівель завжди потребуватиме більших затрат часу, ніж тоді, коли замовник раніше вже укладав договори із зовнішніми постачальниками щодо аналогічних послуг, робіт чи поставок. У цьому випадку можна порекомендувати здійснити повний аналіз вартості.