Службові особи, відповідальні за організацію та проведення закупівлі: Чи маєте ви продумати ще якісь інші потрібні кроки перед початком процедури закупівлі?

7.2 Здійснення закупівель

Коли замовник пересвідчився в успішному здійсненні зазначених 4 кроків, можна братися за підготовку закупівлі. Стандартну закупівлю можна розділити на 6 етапів.

• Етап 1: Політичні рішення

• Етап 2: Підготовка до закупівель

• Етап 3: Документація закупівель

• Етап 4: Процес конкурсних торгів

• Етап 5: Укладання договору

• Етап 6: Строк дії договору

Підготовка до закупівель може зайняти чимало часу – особливо тоді, коли конкурсні торги проводяться щодо якоїсь послуги вперше.

Нижче ми розглянемо ці етапи докладніше.

Етап 1: Політичні рішення

Перш ніж вирішувати чи дозволяти приватним підприємствам виконувати завдання певного місцевого органу, адміністрації тощо, важливо розглянути цю потребу з урахуванням політичної стратегії.

Для цього існують різні способи. Один з них – це визначити рамки, в межах яких адміністрація матиме більшу чи меншу свободу дій. Інший спосіб – це скласти вичерпний перелік рішень та дій, які може здійснювати адміністрація.

При застосуванні першої моделі, політики визначають керівні принципи укладання договорів про послуги із зовнішніми постачальниками тощо.

В іншому випадку необхідно застосовувати всебічне регулювання, наприклад, щодо договірних умов, специфікацій, що стосуються, наприклад, стабільного середовища чи можливості доступу для осіб з обмеженими можливостями, або щодо будь-яких інших вимог, які замовник вважатиме доцільними, і які відповідають правилам закупівель, а також іншим правилам і положенням, яких замовник зобов’язаний дотримуватися.

На цьому етапі важливо врахувати два питання: залучення працівників та уникнення політичних рішень, які суперечать правилам і принципам закупівель.

Реалізація рішень всередині організації

Цей крок передбачає завдання з надання інформації та залучення відповідних працівників. Укладання договорів із зовнішніми постачальниками може мати глибокі наслідки для працівників. З метою забезпечення ефективної взаємодії з відповідними працівниками, рекомендується залучати працівників на ранніх етапах процесу укладання договорів із зовнішніми постачальниками.

Цей крок не завжди відокремлений від кроку, пов’язаного із участю працівників. До прийняття остаточного політичного рішення може виникнути необхідність у серйозному спільному обговоренні потенційних наслідків для працівників політиками та адміністрацією.

Потрібні масштаби залучення та інформування працівників залежать від місцевих правил та, напевно, вимог законодавства чи договорів, що стосуються залучення працівників. У разі передачі зобов’язань, необхідно дотримуватися відповідних вимог застосовного законодавства.

Замовник повинен завжди пересвідчуватися, що він дотримується усіх вимог законодавства чи положень договорів, що стосуються прав працівників, у випадку укладання договорів із зовнішніми постачальниками.

Етап 2: Підготовка до закупівель

Наступний крок при прийнятті рішення щодо потреби проведення конкурсних торгів для укладення договору вимагає:

1) Визначення потреб та характеристик договору;

2) Визначення вартості договору; та

3) Рішення чи проводити конкурсні торги на рівні ЄС, чи на національному рівні, а також рішення щодо закупівельних процедур.

Якщо замовник ще не розглядав ці питання, настав час ними зайнятися.