Крок 3: Необхідні рішення

Для забезпечення законності процесу закупівлі, замовник повинен мати мінімальний пакет офіційних рішень, а саме:

1. Зовнішні рішення – дозвіл на використання бюджетних коштів. Таке право встановлюється бюджетним кодексом, і має таку ієрархічну структуру:

1) Закон про державний бюджет на наступний рік; – 2) Наказ Міністерства Фінансів про затвердження так званого “паспорту” відповідної бюджетної програми, що визначає хто витрачає, які суми та які витрати дозволяються тощо; – 3) рішення так званого “головного розпорядника коштів” (міністерство, інший центральний орган або орган місцевої влади), який визначає розподіл коштів між підпорядкованими відомствами.

У деяких випадках Закон про державний бюджет потребує спеціальної постанови уряду між кроком 1 та 2 – так званий “режим використання коштів”. Така постанова вимагається у випадках найважливіших бюджетних програм.

2. Внутрішні рішення – принаймні 2 рішення -- 1) наказ керівника замовника про утворення комітету з конкурсних торгів та 2) наказ про затвердження внутрішнього регламенту діяльності комітету з конкурсних торгів.

Крок 4: Щорічне планування бюджету державних закупівель

ПЛАНУВАННЯ ТА СКЛАДАННЯ БЮДЖЕТУ ЗАКУПІВЕЛЬ 

Звертаємо вашу увагу на те, що процедура конкурсних торгів досить обтяжлива. Насправді, торги є дисциплінуючим фактором в діяльності замовників. Наявність добре продуманого плану процедур закупівлі забезпечить дотримання всіх визначених законом умов. 

Можна виділити такі етапи планування державних закупівель:

1. Затвердження бюджету. 

Згідно з Бюджетним кодексом України, всі бюджети мають бути затверджені до 31 грудня. 

1. Прийняття плану бюджетних витрат.

Бюджетне планування відіграє важливу роль в плануванні конкурсних торгів; воно визначається як складання кошторису витрат розпорядників бюджетних коштів та графіка платежів. 

2. Затвердження річного плану закупівель. 

Для забезпечення відповідності державних закупівель вимогам законодавства, комітету з конкурсних торгів необхідно затвердити річний план закупівель згідно з формою, визначеною наказом № 922 Міністерства економіки України від 26.07.2010 р. 

Конкурсні торги. Закупівлі, пов’язані з постійними витратами, наприклад, із закупівлею медичних засобів, доцільно проводити один раз на рік негайно після затвердження бюджету в межах усієї суми, передбаченої бюджетними асигнуваннями на річні закупівлі. У цьому разі документація конкурсних торгів може містити лише орієнтовний графік платежів, оскільки бюджетне фінансування ще не затверджене. На час укладання договору бюджетне фінансування має бути затвердженим.

3. Закупівля й оплата

4. Планування закупівель на наступний бюджетний період.

Згідно з бюджетним процесом, необхідно зайнятися визначенням програм та розрахунком витрат для закупівельних процедур наступного бюджетного періоду. Це особливо важливо для довгострокових інвестицій, насамперед для будівництва, яке чи не найбільше потребує координації багатьох сторін. 

Планування закупівель та інші передумови здійснення процедур закупівель

1. Закупівлі повинні здійснюватися відповідно до річного плану. Річний план та зміни до нього надсилаються Державній казначейській службі України, річний план, кошторис (тимчасовий кошторис), фінансовий план (план асигнувань, план використання бюджетних (державних) коштів), зміни до них надсилаються Уповноваженому органу протягом 5 робочих днів з дня їх затвердження.

2. Замовник не має права ділити предмет закупівлі на частини з метою уникнення проведення процедури відкритих торгів або застосування Закону.