3. Правила подготовки организационно-распорядительных документов

Когда оформляют выписки из протокола и приказа? Состав реквизитов. Требования к тексту. Какой реквизит придают юридическую силу выписке?

Какие графы должна включать таблица, если распорядительная часть приказа по основной деятельности представлена в табличной форме?

Постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 05.05.2010 № 19 в качестве предварительного государственного стандарта Республики Беларусь со сроком действия с 01.01.2011 по 01.01.2013 утвержден и введен в действие Предварительный государственный стандарт Республики Беларусь (СТБ П 2059-2010) «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (Справодстваiархiўная справа.Тэрмiныiазначэннi)» (далее – СТБ П 2059-2010).Он вводится впервые с отменой на территории Республики Беларусь ГОСТ 16487-83.

В соответствии с СТБ П 2059-2010 выписка из официального документа – это копия официального документа, воспроизводящая его часть, заверенная в установленном порядке. В практической деятельности часто приходится делать выписки из приказов, протоколов, распоряжений или для решения тех или иных вопросов производственной деятельности.

Выписка из документов оформляется общем бланке организации с обозначением наименования вида документа, из которого делается выписка, его номер и дата воспроизводятся полностью. Если выписка изготовляется не на бланке, то при ее оформлении полностью воспроизводятся реквизиты бланка подлинника.

В выписках из протоколов, приказов, распоряжений и других распорядительных документов, оформляемых на общем бланке, слово «выписка» включается в название вида документа, например: «ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА», «ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА».

Выписка отличается от других видов копий тем, что в ней воспроизводится не весь текст, а только та его часть, которая нужна для практической работы. В ней связность содержания и точный смысл каждого извлечения не должны нарушаться. В начале и в конце каждого извлечения из документа, а так же в местах пропуска отдельных слов ставится многоточие.

Отдельные слова и выражения подлинного документа, вызывающие сомнения в их достоверности, должны оговариваться словами «так в документе».

Если в подлиннике приказа, например, состоит из четырех пунктов, то в текст выписки могут быть включены один, два или три пункта. Нумерация этих пунктов будет сохраняться как в подлиннике. Констатирующая часть текста воспроизводится полностью.

Заверяется выписка проставлением отметки в заверении копии.

4. Студенческие документы

Вопрос 18. Составить заявление на имя заведующего кафедрой иностранного языка с просьбой позволить вам изучать второй язык.

Заведующему кафедрой иностранного языка

Цветочек И.А.

студентки УЭФ, 1курса, группы РЭП-1

Поповичук Е.И.

Заявление

Прошу позволить мне, Поповичук Екатерине Ивановне, изучать второй иностранный язык (французский).

10.12.2011 Подпись

5. Распорядительные документы

5.1. Приказы по основной деятельности

Вопрос 18. В целях обеспечения качественного отбора на хранение и уничтожение документов и дел, образующихся в деятельности ОАО «Реста», оформить приказ о создании экспертной комиссии и проведении экспертизы ценности документов:

1. создать экспертную комиссию в составе: председателя, членов комиссии;

2. заведующему архивом разработать положение об экспертной комиссии до 00.00.200Х;

3. экспертной комиссии провести экспертизу ценности документов организации за 200Х-200Х гг. до 00.00.200Х;

4. контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора.

Самостоятельно дополнить недостающими данными.

ОАО «Реста»

ПРИКАЗ

10.12.2011 № 21

г. Минск

О создании экспертной комиссии

В целях обеспечения качественного отбора на хранение и уничтожение документов и дел, образующихся в деятельности ОАО «Реста»

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать экспертную комиссию в составе:

Председатель – заместитель директора Н.В. Нагорная.

Члены комиссии: 1. инспектор по кадрам Ю.И. Поповичук;

2. юрисконсульт Т.А. Шакаль.

2. Заведующему архивом И.В. Петрову разработать положение об экспертной комиссии до 13.12.2011.

3. Экспертной комиссии провести экспертизу ценности документоа организации за 2010 – 2011 гг. до 15.01. 2012.

4. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора И.Н. Витко.

Директор (подпись) И.К. Свиридов