1.4. Microsoft Office Excel 2007 Практическая помощь секретарю

Microsoft Office Excel 2007 предоставляет множество полезных возможностей для работы секретаря – учет всевозможных документов, базы клиентов и партнеров и т.д. Но порой бы­вает нелегко понять, как же настроить програм­му таким образом, чтобы она действительно облегчала работу, а не вызывала панический ужас обилием формул, таблиц, цифр и фами­лий. Сегодня мы разберемся с часто используе­мыми и необходимыми для работы функциями Microsoft Office Excel 2007.

Создание простых формул

Формула – это математическое выражение, которое создается для вычисления результата и зависит от содержимого других ячеек. Формула в ячейке может содержать данные, ссылки на другие ячейки, а также обозначения действий, которые необходимо выполнить. Использование ссылок на ячейки позволяет пересчитывать результат по формулам, когда происходит изменение самого содержимого ячеек.

В Excel формулы начинаются со знака «=». Знак «( )» может использоваться для определе­ния порядка математических операций.

Excel поддерживает следующие арифмети­ческие операции:

• сложение (+),

• умножение (*);

• нахождение процента (%);

• вычитание (-);

• деление (/);

• экспонента (^).

Операторы сравнения:

• равно (=);

• меньше (<);

• больше (>);

• меньше или равно (<=);

• больше или равно (>=) ;

• не равно (<>).

Операторы связи

• диапазон (:);

• объединение (;);

• оператор соединения текстов (&).

К примеру, вам надо вставить формулу -25-A1+A3.

1. Предварительно введите любые числа в ячейки А1 и A3.

2. Выберите необходимую ячейку, напри­мер, В1.

3 Начните ввод формулы со знака «=».

3. Введите число 25, затем оператор (знак «-»).

4. Щелчком мыши на нужную ячейку А1 вве­дите ссылку на первый операнд.

5. Введите следующий оператор (знак «+») .

6. Щелкните мышью в той ячейке, которая является вторым операндом в формуле.

7. Завершите ввод формулы нажатием кла­виши Enter. В ячейке В1 получится результат.

Автосуммирование

Кнопка «Автосумма» (AutoSum) (∑) может использоваться для автоматического создания формулы, которая суммирует область соседних ячеек, находящихся непосредственно слева в данной строке и непосредственно выше в дан­ном столбце.

1. Выберите ячейку, в которую надо помес­тить результат суммирования.

2. Щелкните кнопку «Автосумма» (∑) или нажмите комбинацию клавиш Аlt + «=». Excel примет решение, какую область включить в диа­пазон суммирования, и выделит ее пунктирной движущейся рамкой, называемой границей.

3. Нажмите Enter для принятие области, которую выбрала программа Excel, или выберите с помощью мыши новую область и затем нажмите Enter.

Функция «Автосумма» автоматически трансформируется в случае добавления и удаления ячеек внутри области.

Имена в формулах

В формулах легче запоминаются имена, чем адреса ячеек, поэтому вместо абсолютных ссы­лок можно использовать именованные области (одна или несколько ячеек). Необходимо соблюдать следующие правила при создании имен:

• имена могут содержать не более 255 символов;

• они должны начинаться с буквы и могут содержать любой символ кроме пробела;

• не должны быть похожи на такие ссылки, как ВЗ. С4;

• не должны использоваться такие функции Excel, как СУММ. ЕСЛИ и т. п.

В меню Вставка, Имя существуют дне различные команды создания именованных областей: Создать и Присвоить.

Команда Создать позволяет задать (ввести) требуемое имя (только одно), команда Присвоить использует метки, размещенные на рабочем листе, в качестве имен областей (раз решается создавать сразу несколько имен).

Ошибки в формулах

Если при вводе формул или данных допуще­на ошибка, то в результирующей ячейке об этом появляется сообщение. Первым символом всех значений ошибок является символ «#».

Excel может распознать далеко не все ошибки, но те, которые обнаружены, надо уметь исправить.

Ошибка # # # # появляется, когда вводимое число не умещается в ячейке. В этом случае следует увеличить ширину столбца.

Ошибка #ДЕЛ/0! появляется, когда в формуле делается попытка деления на ноль. Чаще всего это случается, когда в качестве делителя используется ссылка на ячейку, содержащую нулевое или пустое значение.

Ошибка #Н/Д! является сокращение термина «неопределенные данные» и указывает на использование в формуле ссылки на пустую ячейку.

Ошибка #ИМЯ! появляется, когда имя, используемое в формуле, было удалено или не было ранее определено. Для исправления определите или исправьте имя области данных, имя функции и др.

Ошибка #ПУСТО! появляется, когда задано пересечение двух областей, которые в действительности не имеют общих ячеек. Чаще всего ошибка указывает, что допущена неточность при вводе ссыпок на диапазоны ячеек.

Ошибка #ЧИСЛО! появляется, когда в функции с числовым аргументом используется неверный формат или значение аргумента.

Ошибка #ССЫЛКА! появляется, когда в формуле используется недопустимая ссылка на ячейку, например, если ячейки были удалены или в них было помещена содержимое других ячеек.

Ошибка #ЗНАЧ! появляется, когда в формуле используется недопустимый тип аргумента или операнда, например, вместо числового или логического значения для оператора или функции введен текст.

Кроме перечисленных ошибок при вводе формул может появиться циклическая ссылка, которая возникает когда формула прямо или косвенно включает ссылки на свою собственную ячейку. Циклическая ссылка может вызывать искажения в вычислениях на рабочем листе и поэтому рассматривается как ошибка в большинстве приложений. При ее вводе появляется предупредительное сообщение.

Форматирование чисел

Данные в таблицах Excel могут быть пред­ставлены в различных числовых форматах. Все зависит от того, какие вычисления требуется произвести.

В поле Числовые форматы представлен список форматов Можно задать нужное число знаков после запятой и выбрать способ представления отрицательных чисел в соответству­ющих полях.

Существует разница между тем. что ячейка «реально» содержит, и способом показа ее содержимого. Строка Формул показывает неформатированное содержимое, в то время как ячейка показывает форматированную версию. Поле Образец показывает выбранное форматирование.

При работе с новой таблицей по умолчанию установлен цифровой формат Общий (General), который показывает числа без определен­ного форматирования (то есть 145123; 0.37, 31 и т.д.). I Ввод некоторых символов автоматически установит нужное форматирование. Так, ввод 40 р. или 5% в ячейку автоматически установит, соответственно, денжный или процентный формат введенных данных.

Форматирование может также выполняться при введении значений на рабочий лист.

Защита ячеек

В таблицах, содержащих сложные формулы и заранее заданные константы, очень полезна защита. В Excel используется двухуровневая система защиты. В рабочем листе каждая ячейка по умолчанию заблокирована, но если защита листа выключена, данные можно вводить во все ячейки.

Закладка Защита (Protection) содержит оп­ции Защищаемая ячейка (Locked) и Скрыть формулы (Hidden). Чтобы запретить измене­ние ячеек листа для сохранения формул или данных, следует разблокировать ячейки для ввода и установить защиту листа. Для этого:

1) выделите и разблокируйте все ячейки-, которые потребуется изменять после защи­ты листа, сняв опцию Защищаемая ячейка (Locked);

2) скройте все формулы, которые не должны быть видимы, установив опцию Скрыть фор­мулы (Hidden);

3) в меню Сервис выберите команду Защита (Tools, Options), а затем команду Защитить лист (Protect Sheet).

Чтобы никто другой не смог смять защиту с листа, введите пароль. Но учтите, что его утере получить доступ к защищенным элементам диста будет невозможно.

Объединение листов

Для выполнения общего форматирования ячеек таблицы, ввода заголовков и однотипных данных используется группировка или объеди­нение листов. Для объединения смежных листов:

1) выделите ярлык первого листа;

2) нажмите Shift и щелкните ярлык послед- него листа.

Ярлыки объединенных листов станут выде­ленными.

Для объединения несмежных листов:

1) выделите ярлык первого листа;

2) нажмите Ctrl и щелкайте ярлыки тех листов, которые должны быть включены.

Ярлыки объединенных листов станут выделенными.

Для отмены объединения щелкните пра­вой кнопкой ярлык любого листа из объединенных и в контекстном меню выберите Разгруппировать листы или щелкните ярлык любого листа, не принадлежащего к группе.

Добавление нового листа

Существует несколько способов добавления новых листов в рабочую книгу. Команда Вставка, Лист (Insert, Worksheet) используется для добавления нового листа в текущую рабо­чую книгу. Новый лист будет вставлен перед текущим листом.

Любые формулы, использующие ссылки на листы, будут автоматически обновляться при добавлении нового листа.

Для добавления нового листа также можно:

1) щелкнуть правой кнопкой мыши по ярлыку текущего рабочего листа для открытия контекстного меню;

2) выбрать Добавить (Insert). Появится диалоговое окно Вставка;

3) выбрать Лист (Worksheet) из диалогово­го окна и нажать ОК.

Полезное сочетание клавиш. Работа с ячейками

Использование сочетаний клавиш существенно упрощает и ускоряет работу и позволяет избавиться от рутинных операций.

Выделение ячеек и объектов:

CTRL+пробел – выделение столбца це­ликом;

SHIFT+пробел – выделение строки це­ликом;

CTRL+A – выделение листа целиком;

CTRL+SHIFT+ПРОБЕЛ – выделение всех объектов листа;

CTRL+6 – переключение режимов скрытия объектов, отображения объектов и отображения контуров объектов;

CTRL+SHIFT+* (звездочка) – выделение текущей области вокруг активной ячейки. Текущей областью называется диапазон ячеек, ограниченный пустыми столбцами и строками. В отчете сводной таблицы – выделение отчета целиком.

CTRL+SHIFT+0 (буква О) – выделение всех ячеек, содержащих примечания;

CTRL+SHIFT+{ – выделение всех ячеек, на которые прямо или косвенно ссылаются фор­мулы в выделении (влияющих ячеек);

CTRL+SHIFT+} – выделение ячеек, содержа­щих формулы, которые прямо или косвенно ссы­лаются на активную ячейку (зависимых ячеек).

Действия при вводе формул:

ALT + ENTER – начать новую строку в текущей ячейке;

CTRL+ENTER – заполнить выделенные ячей­ки текущим значением. Выделите диапазон, в который нужно ввести формулы, в активную ячейку (при выделении диапазона одна ячейка является активной – она подсвечена белым цве­том), введите формулу и нажмите CTRL+ENTER . Формула будет введена во все выделенные ячейки;

F4 или CTRI+Y – повторить последнее действие;

CTRL+K – вставить гиперссылку;

CTRL+; (точка с запятой) – ввести текущую дату;

ALT+СТРЕЛКА ВНИЗ – отобразить раскрывающийся список значений в текущем столбце диапазона;

ALT+0162 – ввести знак центра;

ALT+0128 – ввести знак евро;

SHIFT+F3 – отобразить диалоговое окно.

Мастер функций в формуле:

CTRL+А – если курсор расположен справа от имени функции в формуле, отобразить диалоговое окно Аргументы функции;

CTRL+SHIFT+А – если курсор расположен справа от имени функции в формуле, вставить в круглых скобках список аргументов;

F3 – вставить в формулу определенное имя;

ALT+= (знак равенства) – вставить формулу автосуммы с функцией СУММ;

CTRL+SHIFT+» – скопировать содержимое верхней ячейки в текущую ячейку или в строку формул;

CTRL+’(апостроф) – скопировать формулу верхней ячейки в текущую ячейку или в строку формул;

CTRL+` (знак левой кавычки) или CTRL+Ё – переключить режимы отображения значения ячейки и формулы ячейки;

F9 – вычислить все листы всех открытых книг. Если выбрана часть формулы, подсчитать выбранную часть. Для замены выбранной части формулы рассчитанным значением нажмите клавишу ENTER или CTRL+SHIFT+ ENTER (для формул массива);

SHIFT+ F9 – вычислить текущий лист;

CTRL+ ALT+ F9 – вычислить все листы всех открытых книг независимо от того, вносились ли в них изменения с момента последнего вычисления;

CTRL+ ALT+ SHIFT+ F9 – проверить зависимые формулы, а затем подсчитать ячейки, не помеченные для вычисления;

F2 – открыть активную ячейку для редактирования и поместить курсор в конец содержимого ячейки;

SHIFT+ F2 – перейти к правке примечания ячейки.

Создание простых формул

Формула – это математическое выражение, которое создается для вычисления результата и зависит от содержимого других ячеек.

В Excel формулы начинаются со знака «=». Знак «( )» может использоваться для определе­ния порядка математических операций.

Excel поддерживает следующие арифмети­ческие операции:

• сложение (+),

• умножение (*);

• нахождение процента (%);

• вычитание (-);

• деление (/);

• экспонента (^).

Операторы сравнения:

• равно (=);

• меньше (<);

• больше (>);

• меньше или равно (<=);

• больше или равно (>=)

• не равно (<>).